Xây dựng KPI: Đơn giản và nâng cấp theo thời gian

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

KPI là thước đo hiệu quả năng lực làm việc của cá nhân và tổ chức, đồng thời cũng là cơ sở để ban lãnh đạo ra các quyết định kinh doanh. Do đó, việc xây dựng KPI là điều mà hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đều đang thực hiện.

1. Tầm quan trọng của quản trị mục tiêu KPI:

Trên thực tế hiện nay, quản trị mục tiêu nói chung hay KPI nói riêng tại Việt Nam còn khá yếu kém, các doanh nghiệp chủ yếu giao việc bằng lời hoặc thể hiện trên hệ thống excel đơn giản, không theo dõi được tiến độ công việc.

Theo một báo cáo của Gallup, 95% nhân viên khi đến công ty không biết mục tiêu của mình là gì, con số này ở Việt Nam có thể cao hơn hoặc chỉ kém hơn chút ít. Thực tế cho thấy, nhân viên đi làm đa phần chỉ tập trung vào các công việc thường nhật của mình, mà không biết rõ công việc của mình đang phục vụ cho mục tiêu nào của công ty và tại sao phải làm việc này. Từ đó, nhân viên sẽ dần trở nên ù lì, không còn động lực phấn đấu, nhà lãnh đạo thiếu đi những ý kiến đóng góp xây dựng từ phía nhân viên cho những mục tiêu lớn của tổ chức. Công việc đều đặn, không có được sự cống hiến và công nhận, những nhân sự giỏi sẽ dần rời đi khỏi tổ chức.

Như vậy, quản trị mục tiêu đóng vai trò rất quan trọng trong mỗi tổ chức. Giờ đây nó không đơn thuần là việc quản lý doanh số của team sale, quản lý thu chi của bộ phận tài chính kế toán hoặc tiến độ hoàn thành dự án mà nó còn đi đôi với hệ thống đánh giá đo lường và hiệu suất làm việc của cả doanh nghiệp.

Biết được tầm quan trọng này, có doanh nghiệp thì đầu tư bài bản, có doanh nghiệp thì vẫn đang đuối sức trên con đường xây dựng KPI cho riêng mình

2. Xây dựng KPI – đơn giản và nâng cấp theo thời gian

Với mỗi loại hình kinh doanh, mỗi lĩnh vực và mỗi quy mô doanh nghiệp lại đòi hỏi có hệ thống KPI riêng biệt. Dó đó chúng ta không thể download trên mạng hoặc sao chép từ các công ty khác, vì điều này rất dễ dẫn đến sự mâu thuẫn, rối rắm. Đó là chưa tính đến vấn đề về văn hóa tổ chức và phong cách lãnh đạo. Việc tìm kiếm, áp dụng và thử nghiệm nhiều mẫu KPI khác nhau, nhưng hiệu quả thì không như mong muốn dẫn đến lãng phí khá nhiều nhân lực và thời gian của tổ chức.

Trên thực tế, với số lượng công việc và các áp lực cao từ cuộc sống như hiện nay, điều mà bất kỳ một người lãnh đạo nào cũng cần đó chính là sự đơn giản. Đơn giản trong quy trình, trong quản lý, trong việc ra quyết định để có thời gian tập trung vào các mục tiêu lớn hơn của tổ chức và chớp lấy các cơ hội kinh doanh. Như vậy, xây dựng KPI như thế nào là đơn giản nhưng vẫn hoạt động tốt?

Xay-dung-kpi-don-gian

Nên xây dựng KPI đơn giản trong thời gian đầu và nâng cấp dần theo thời gian

Bước đầu tiên để xây dựng KPI là dựa trên tình hình thực tế doanh nghiệp của mình (số lượng nhân sự, phòng ban; các chỉ tiêu cần đạt được theo quý, 1 năm, 3 năm, 10 năm là gì; mục tiêu cho mỗi bộ phận là gì). Từ những thông tin ban đầu, chúng ta lập nên các chỉ số KPI hiện tại, và sau đó nâng cấp dần theo sự phát triển của tổ chức. Việc mặc một chiếc áo quá rộng hoặc quá chật đều tạo ra sự khó khăn trong kiểm soát và kìm hãm sự phát triển.

Dưới đây là các bước tham khảo quy trình xây dựng KPI bài bản:

  1. Phân tích thực trạng doanh nghiệp
  2. Đánh giá, phân tích và xây dựng tầm nhìn, giá trị cốt lõi, bức tranh 10 năm, 5 năm mà doanh nghiệp muốn đạt được. (Tham khảo Bảng xây dựng tầm nhìn doanh nghiệp V/TO)
  3. Xác định lại sơ đồ tổ chức, chức năng phòng ban; vai trò, trách nhiệm của mỗi phòng ban và mỗi cá nhân trong tổ chức. (Tham khảo Sơ đồ giải trình trách nhiệm)
  4. Phân rã mục tiêu, KPI của tổ chức xuống cho từng phòng ban và từ phòng ban phân xuống cho từng cá nhân dựa trên vai trò và trách nhiệm của họ đã được xác định trước đó.
  5. Xây dựng chính sách đánh giá, khen thưởng.
  6. Phân nhỏ chỉ tiêu công việc và báo cáo theo tuần để theo dõi và có phương án xử lý kịp thời.

Quá trình xây dựng KPI cho mỗi tổ chức thông thường mất từ 3-6 tháng để đo lường và điều chỉnh các chỉ tiêu cho phù hợp. Doanh nghiệp càng nhỏ, càng dễ xây dựng vì các chỉ tiêu đo lường lúc này khá ít, chủ doanh nghiệp có cơ hội thử nghiệm và điều chỉnh.

Nhiều doanh nghiệp trên thế giới hiện nay đang sử dụng công cụ Scorecard vì tính đơn giản, nhưng hiệu quả vì nhà lãnh đạo có thể theo dõi tất cả chỉ số của công ty chỉ trên một bảng số liệu, mỗi chỉ số có một người chịu trách nhiệm chính. Scorecard được update theo tuần, nhà lãnh đạo dễ dàng kiểm soát được các thông tin và đưa ra phương án xử lý kịp thời.

Để xây dựng KPI, cần rất nhiều sự nổ lực và kiên trì của cả một tập thể, đây cũng được coi là mục tiêu lớn của khá nhiều doanh nghiệp hiện nay. Mỗi lần thay đổi hay chỉnh sửa KPI, nhân viên đều cảm thấy khó chịu, hoặc thậm chí là chống đối. Do đó để nhận được sự đồng thuận của nhân viên, nhà lãnh đạo nên chia sẻ những nguyên nhân, khó khăn, lý do thực sự phía sau là gì để nhân viên hiểu và đồng cảm. Từ đó họ sẽ cố gắng và đóng góp những ý kiến để cùng công ty hoàn thành mục tiêu lớn này.

Tham khảo bài viết 5 Lý do Doanh nghiệp Việt triển khai KPI thất bại.

Theo BSS Việt Nam

Đừng bỏ lỡ

Tối ưu vận hành doanh nghiệp bằng chuyển đổi số

Đẩy nhanh chuyển đổi số hậu Covid-19 Với tác động của đại dịch Covid-19, các doanh nghiệp hiện nay phải tuân thủ mọi quy định giãn cách xã hội. Mọi hoạt động kinh doanh đều đình trệ khiến doanh nghiệp đứng trước bờ vực nguy hiểm. Tuy đây là thời điểm khó khăn song cũng

EOS TALK 6: Why running your business on EOS?

Chương trình EOS TALK số đặc biệt đã diễn ra rất sôi nổi vào sáng thứ bảy ngày 09.10.2021. Nhằm trả lời thắc mắc của rất nhiều chủ Doanh nghiệp về Hệ điều hành doanh nghiệp EOS, BSS Việt Nam tổ chức chương trình EOS TALK 6 với sự tham gia của Tổng GD điều

Các giai đoạn tiến hóa và cách mạng của tổ chức

Bài báo này được đăng lần đầu vào kỳ tháng 7 – tháng 8 năm 1972 trên tạp chí HBR. Sau khi tái bản, tác giả đã loại bỏ nhiều tư liệu lỗi thời khỏi các phần mở đầu. Các nhà điều hành chủ chốt của một chuỗi cửa hàng bán lẻ cố gắng giữ

Đăng ký nhận bản tin

Chỉ có 5% nhà lãnh đạo được sinh ra với tài năng thiên bẩm, phần còn lại đều do quá trình học hỏi và tích lũy của bản thân. Hãy để chúng tôi giúp một bạn một tay bằng việc gửi các bài viết chuyên sâu về vận hành doanh nghiệp, về Hệ điều hành doanh nghiệp EOS và cập nhật lịch tổ chức sự kiện EOS TALK, Workshop hàng tháng.