Quy trình tổ chức cuộc họp bài bản theo chuẩn

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

Cuộc họp là phần rất quan trọng đối với bất kỳ tổ chức nào, nó là nơi để truyền đạt thông tin, xử lý vấn đề và review tình hình hoạt động của tổ chức. Tuy nhiên hiện nay, cuộc họp dần trở thành nơi tiêu tốn rất nhiều thời gian nhưng lại không đem đến kết quả như mong muốn, dẫn đến tâm trạng chán họp, né tránh cuộc họp hoặc nhân viên tham gia cuộc họp với tâm thế thờ ơ. Là người lãnh đạo, bạn luôn muốn tổ chức một cuộc họp thật hiệu quả, thật năng lượng và có được kết quả đầu ra mong muốn. Vậy đâu là quy trình tổ chức cuộc họp bài bản và hiệu quả, hãy tham khảo cách tổ chức cuộc họp theo chuẩn EOS ngay sau đây:

Các yếu tố tạo nên một cuộc họp hiệu quả:

  1. Cùng ngày
  2. Cùng giờ
  3. Cùng chương trình
  4. Bắt đầu đúng giờ
  5. Kết thúc đúng giờ

Việc tổ chức cùng ngày, cùng giờ sẽ tạo thành thói quen. Chương trình như nhau cho tất cả các buổi sẽ không làm mọi người phải tốn thời gian chuẩn bị. Bắt đầu đúng giờ để thời gian giải quyết vấn đề không bị cắt xén. Kết thúc đúng giờ để các buổi họp khác không bị ảnh hưởng.

Quy trình tổ chức cuộc họp theo chuẩn L10 Meeting của EOS:

Quy trình họp theo chuẩn L10 Meeting của EOS được xây dựng để đáp ứng các yếu tố then chốt trên. Bao gồm 3 giai đoạn:

Trước khi họp

Hãy xác định tên cho mỗi vị trí:

  1. Người điều phối: Đây là người chủ trì, dẫn dắt toàn bộ thành viên tham dự theo chương trình đã đề ra trong khoảng thời gian đã định.
  2. Thư ký: Đây là người có trách nhiệm cập nhật Bảng đánh giá tình hình hoạt động (Scorecard) trước buổi họp và cập nhật Danh sách các vấn đề (Issues List) cũng như Danh sách các việc cần làm cho tuần này (To Do List).

Thư ký hãy tới trước mỗi buổi họp từ 5 tới 10 phút để thiết lập các đồ công nghệ phục vụ cho cuộc họp (như bật máy chiếu, mở sẵn Chương trình họp Agenda, mở sẵn bảng Scorecard, mở sẵn các tài liệu cần dùng trong phần IDS sẽ được giới thiệu ở dưới đây …).

Thư ký cũng nhắc các thành viên tham dự in sẵn các tài liệu cần dùng trong buổi họp.

Trong khi họp

Gồm có 7 phần:

  1. Tin tốt (Good News): 5 phút

Câu chuyện dẫn nhập trước khi họp: Hãy để mỗi người chia sẻ 1 tin tốt cá nhân và 1 tin tốt về công việc.

  1. Đánh giá Scorecard (Scorecard Review): 5 phút

Đánh giá các chỉ số quan trọng (5- 15 chỉ số) theo dõi tình hình hoạt động Doanh nghiệp (hoặc Phòng ban – tùy theo cấp độ của cuộc họp). Con số không đạt mục tiêu thì đưa xuống phần Danh sách các vấn đề (Issues List) cho phần IDS.

  1. Đánh giá Rocks (Rocks Review): 5 phút

Đánh giá tiến độ của Rocks (Danh sách các mục tiêu ưu tiên của quý). Nếu bị chậm tiến độ thì đưa xuống phần Danh sách các vấn đề (Issues List) cho phần IDS.

  1. Tình hình Khách hàng/Nhân viên (People Headlines): 5 phút

Chia sẻ tin ngắn gọn (cả tốt hay không tốt) về sự kiện nhân viên trong tuần và sự kiện liên quan khách hàng. Vấn đề nào quan ngại thì đưa xuống phần Danh sách các vấn đề (Issues List) cho phần IDS.

  1. Đánh giá To Do List (Danh sách các việc cần làm trong tuần): 5 phút

Xem xét nhanh Danh sách các việc cần làm từ cuộc họp trước xem đã hoàn thành chưa. Nếu 90% xong thì vẫn là chưa xong. Việc nào xong thì gạch bỏ. Nếu việc chưa thực hiện thì tiếp tục giữ lại trong danh sách và tạo ra vấn đề vào Danh sách các vấn đề (Issues List) cho phần IDS.

Trách nhiệm giải trình của từng thành viên sẽ hình thành khi các cam kết hằng tuần được ghi ra trong Danh sách các việc cần làm và mức độ hoàn thành công việc được đánh giá trong tuần kế tiếp.

     6. Tiếp cận vấn đề (IDS): 60 phút

Đến đây, bạn có một Danh sách các vấn đề (Issues List) gồm: Các vấn đề còn sót lại của buổi họp tuần trước, các vấn đề mới bổ sung từ các phần trên. Hãy hỏi mọi người lần cuối là họ có muốn bổ sung thêm vấn đề gì cần bàn bạc hay không?

Sau đó, người điều phối đề xuất nhanh trong 30 giây thứ tự 3 vấn đề quan trọng nhất và chỉnh sửa theo nhận xét của mọi người.

Bây giờ, hãy tập trung xử lý từng vấn đề theo nguyên tắc Xác định-Thảo luận-Giải quyết (IDS) như sau:

+ Xác định: Xác định thực chất vấn đề, tìm ra nguyên nhân thực sự.

+ Thảo luận: Thảo luận để ra giải pháp trên tinh thần đạt lợi ích lớn cho tổ chức. Không nhằm đến cá nhân hay phòng ban nào. Thảo luận chệch hướng thường xuất hiện nhiều nhất tại phần này, trao đổi lan mang không ra được giải pháp gì cụ thể.

+ Giải quyết: Đưa giải pháp gắn liền hành động cụ thể do một người chịu trách nhiệm hoàn thành vào Danh sách các việc cần làm của tuần (To Do List).

Nếu đã hết thời gian, hãy để lại các vấn đề còn dang dở cho tuần sau. Nếu còn thời gian mà đã giải quyết hết 3 vấn đề quan trọng ban đầu, hãy xác định 3 vấn đề quan trọng tiếp theo và tuần tự giải quyết như các bước trên.

  1. Kết luận (Conclude): 5 phút

Gồm 3 phần nhỏ:

+ Tóm tắt Danh sách các việc làm mới trong tuần (Recap To-Do List): Hãy rà soát để chắc chắn mọi người đã nắm rõ nhiệm vụ của mình.

+ Thông điệp truyền thông (Cascading Messages): Thảo luận cần phải truyền thông thông điệp gì đến các nhân viên khác trong Doanh nghiệp mà không ở trong cuộc họp này? (Email/Video/Gặp mặt trực tiếp …).

+ Đánh giá chất lượng cuộc họp (Rating 1-10): Từng thành viên đánh giá mức độ hiệu quả cuộc họp từ 1 – 10.

Cuối cùng, sau buổi họp, Thư ký hãy gửi biên bản cuộc họp tới tất cả các thành viên tham dự. Hãy áp dụng ngay quy trình này và bạn sẽ bất ngờ về tính hiệu nghiệm của nó.

BƯỚC TIẾP THE0

Để nắm rõ hơn về cách tổ chức cuộc họp theo chuẩn L10 Meeting của EOS, hãy xem tại đây 

Nếu gặp khó khăn trong cách kiểm soát tài liệu, cập nhật thông tin các phần trong cuộc họp, sắp xếp thứ tự ưu tiên tự động các vấn đề, gửi biên bản họp tự động, có email nhắc nhở nhân viên làm To Do, hãy tham khảo sử dụng Traction Tools.

Liên hệ BSS Việt Nam để được tư vấn hướng dẫn tổ chức cuộc họp L10 Meeting và cách vận hành doanh nghiệp trật tự bài bản theo mô hình EOS

Đừng bỏ lỡ

Công cụ giải quyết vấn đề hiệu quả cho chủ doanh nghiệp

Doanh nghiệp duy nhất không có vấn đề là doanh nghiệp đã ngừng kinh doanh. Vấn đề sẽ luôn xuất hiện trong quá trình vận hành Doanh nghiệp. Nó có thể đến từ nội bộ như khả năng quản lý đội nhóm của các cấp quản lý, việc telesales hay việc thanh toán hợp đồng

Sức mạnh của Danh sách vấn đề

Hai công nhân trong Bộ phận Giao hàng của một công ty làm việc vào một buổi tối thứ Sáu để giao các đơn hàng muộn. Một người nhìn thấy một vấn đề sắp xảy ra và nói với người kia rằng: “Chúng ta không thể gửi gói hàng này đi, đơn này không đúng”.

Mô hình EOS giúp chủ doanh nghiệp thay đổi tổ chức như thế nào?

Khi bạn khao khát một điều gì đó, cả vũ trụ sẽ hợp lực giúp bạn đạt được điều đó (Paulo Coelho – Nhà giả kim). Có lẽ đây là châm ngôn sống của rất nhiều người trong chúng ta, đặc biệt là những anh chị làm chủ doanh nghiệp – những người có đầy