Quy trình tổ chức cuộc họp bài bản theo chuẩn L10 Meeting

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

Cuộc họp là phần rất quan trọng đối với bất kỳ tổ chức nào, nó là nơi để truyền đạt thông tin, xử lý vấn đề và review tình hình hoạt động của tổ chức. Tuy nhiên hiện nay, cuộc họp dần trở thành nơi tiêu tốn rất nhiều thời gian nhưng lại không đem đến kết quả như mong muốn, dẫn đến tâm trạng chán họp, né tránh cuộc họp hoặc nhân viên tham gia cuộc họp với tâm thế thờ ơ. Là người lãnh đạo, bạn luôn muốn tổ chức một cuộc họp thật hiệu quả, thật năng lượng và có được kết quả đầu ra mong muốn. Vậy đâu là quy trình tổ chức cuộc họp bài bản và hiệu quả, hãy tham khảo cách tổ chức cuộc họp theo chuẩn EOS ngay sau đây:

Các yếu tố tạo nên một cuộc họp hiệu quả:

  1. Cùng ngày
  2. Cùng giờ
  3. Cùng chương trình
  4. Bắt đầu đúng giờ
  5. Kết thúc đúng giờ

Việc tổ chức cùng ngày, cùng giờ sẽ tạo thành thói quen. Chương trình như nhau cho tất cả các buổi sẽ không làm mọi người phải tốn thời gian chuẩn bị. Bắt đầu đúng giờ để thời gian giải quyết vấn đề không bị cắt xén. Kết thúc đúng giờ để không làm ảnh hưởng đến lịch trình làm việc của người khác.

Quy trình tổ chức cuộc họp theo chuẩn L10 Meeting của EOS:

Quy trình họp theo chuẩn L10 Meeting của EOS được xây dựng để đáp ứng các yếu tố then chốt trên. Bao gồm 3 giai đoạn:

Trước khi họp

Hãy xác định người phụ trách cho mỗi vị trí:

  1. Người điều phối: Đây là người chủ trì, dẫn dắt toàn bộ thành viên tham dự theo chương trình đã đề ra trong khoảng thời gian đã định.
  2. Thư ký: Đây là người có trách nhiệm cập nhật Bảng đánh giá tình hình hoạt động (Scorecard) trước buổi họp và cập nhật Danh sách các vấn đề (Issues List) cũng như Danh sách các việc cần làm cho tuần này (To Do List).

Thư ký hãy tới trước mỗi buổi họp từ 5 tới 10 phút để thiết lập các đồ công nghệ phục vụ cho cuộc họp (như bật máy chiếu, mở sẵn Chương trình họp Agenda, mở sẵn bảng Scorecard, mở sẵn các tài liệu cần dùng trong phần IDS sẽ được giới thiệu ở dưới đây …).

Thư ký cũng nhắc các thành viên tham dự in sẵn các tài liệu cần dùng trong buổi họp.

Trong khi họp

Gồm có 7 phần:

  1. Tin tốt (Good News): 5 phút

Chia sẻ về tin tốt lành trong tuần sẽ tạo nên không khí thoải mái và năng lượng cho cuộc họp: mỗi nhân viên chia sẻ 1 tin tốt cá nhân và 1 tin tốt về công việc.

  1. Đánh giá Scorecard (Scorecard Review): 5 phút

Đánh giá các chỉ số quan trọng theo dõi tình hình hoạt động của công ty (hoặc phòng ban – tùy theo cấp độ của cuộc họp). Đối với các chỉ số không đạt, người điều phối sẽ xem xét tạo một vấn đề để đưa xuống phần Danh sách vấn đề.

  1. Đánh giá Rocks (Rocks Review): 5 phút

Đánh giá tiến độ của Rocks (Danh sách các mục tiêu ưu tiên của quý). Nếu bị chậm tiến độ thì tạo vấn đề và đưa xuống phần Danh sách các vấn đề.

  1. Tình hình Khách hàng/Nhân viên (People Headlines): 5 phút

Chia sẻ tin ngắn gọn (cả tốt và không tốt) về tình hình/phản hồi của khách hàng và nhân viên trong tuần. Vấn đề nào quan ngại thì đưa xuống phần Danh sách các vấn đề.

  1. Đánh giá To Do List (Danh sách các việc cần làm trong tuần): 5 phút

Xem xét nhanh Danh sách các việc cần làm từ cuộc họp tuần trước xem đã hoàn thành chưa. Nếu 90% xong thì vẫn là chưa xong. Việc nào xong thì gạch bỏ. Nếu việc chưa thực hiện xong thì vẫn giữ lại trong danh sách và đưa xuống Danh sách các vấn đề.

Việc liệt kê và theo dõi các công việc cần làm của từng nhân viên hàng tuần sẽ giúp hình thành tính cam kết và trách nhiệm giải trình cho mỗi nhân viên trong tổ chức.

     6. Tiếp cận vấn đề (IDS): 60 phút

Đến đây, bạn có một Danh sách các vấn đề (Issues List) gồm: Các vấn đề còn sót lại của buổi họp tuần trước, các vấn đề mới bổ sung từ các phần trên. Hãy hỏi mọi người lần cuối là họ có muốn bổ sung thêm vấn đề gì cần bàn bạc hay không?

Sau đó, người điều phối đề xuất nhanh trong 30 giây thứ tự 3 vấn đề quan trọng nhất cần giải quyết trước và chỉnh sửa theo nhận xét của mọi người.

Bây giờ, hãy tập trung xử lý từng vấn đề theo nguyên tắc Xác định-Thảo luận-Giải quyết (IDS) như sau:

+ Xác định: Xác định thực chất vấn đề, tìm ra nguyên nhân thực sự.

+ Thảo luận: Thảo luận để ra giải pháp trên tinh thần đạt lợi ích lớn cho tổ chức. Không nhằm đến cá nhân hay phòng ban nào. Thảo luận chệch hướng thường xuất hiện nhiều nhất tại phần này, trao đổi lan mang không ra được giải pháp gì cụ thể.

+ Giải quyết: Đưa giải pháp gắn liền hành động cụ thể do một người chịu trách nhiệm hoàn thành vào Danh sách các việc cần làm của tuần (To Do List).

Nếu đã hết thời gian, hãy để lại các vấn đề còn dang dở cho tuần sau. Nếu còn thời gian mà đã giải quyết hết 3 vấn đề quan trọng ban đầu, hãy xác định 3 vấn đề quan trọng tiếp theo và tuần tự giải quyết như các bước trên.

  1. Kết luận (Conclude): 5 phút

Gồm 3 phần nhỏ:

+ Tóm tắt Danh sách các việc cần làm trong tuần sau (Recap To-Do List): Hãy rà soát để chắc chắn mọi người đã nắm rõ nhiệm vụ của mình.

+ Thông điệp truyền thông (Cascading Messages): Thảo luận cần phải truyền thông thông điệp gì đến các nhân viên không tham gia cuộc họp này? (Email/Video/Gặp mặt trực tiếp …).

+ Đánh giá chất lượng cuộc họp (Rating 1-10): Từng thành viên đánh giá mức độ hiệu quả cuộc họp từ 1 – 10.

Cuối cùng, sau buổi họp, Thư ký hãy gửi biên bản cuộc họp tới tất cả các thành viên tham dự. Hãy áp dụng ngay quy trình này và bạn sẽ bất ngờ về tính hiệu nghiệm của nó.

BƯỚC TIẾP THE0

Để nắm rõ hơn về cách tổ chức cuộc họp theo chuẩn L10 Meeting của EOS, hãy xem video hướng dẫn tại đây 

Nếu gặp khó khăn trong cách kiểm soát tài liệu, cập nhật thông tin các phần trong cuộc họp, sắp xếp thứ tự ưu tiên tự động các vấn đề, gửi biên bản họp tự động, có email nhắc nhở nhân viên làm To Do, hãy tham khảo sử dụng phần mềm TractionWork.

Liên hệ BSS Việt Nam để được tư vấn hướng dẫn tổ chức cuộc họp L10 Meeting và cách vận hành doanh nghiệp trật tự bài bản theo mô hình EOS

Đừng bỏ lỡ

Cách xây dựng một doanh nghiệp trường tồn

Tập đoàn Professional Image Pakaging là nhà sản xuất bao bì cao cấp cho các loại mỹ phẩm, thực phẩm và rượu vang hàng đầu, có trụ sở tại Tulsa, Oklahoma (Hoa Kỳ). “EOS có lẽ là một trong những điều tuyệt vời nhất từng xảy đến ở công ty chúng tôi!”, Cynthia Calvert-Copeland, chủ

Nắm bắt 4 mốc thời gian vàng nhờ công cụ EOS

Nói không ngoa khi các nhà lãnh đạo tài ba thường có một công thức chung trong việc quản trị tổ chức của mình, đó là “Tề gia trị quốc bình thiên hạ”. Bộ máy vận hành của tổ chức cần phải ổn định trước rồi mới tập trung xử lý các vấn đề lớn

Bốn mốc thời gian vàng phát triển doanh nghiệp

Bài viết được thực hiện dựa trên phần chia sẻ của Thầy Trần Kim Thành – Chủ tịch Tập đoàn Kido trong chương trình “Những cú hích phát triển doanh nghiệp” do MSC tổ chức vào ngày 11.09.2021. Là một nhân vật nổi bật trong giới kinh doanh, chương trình đã thu hút hơn 600

Đăng ký nhận bản tin

Chỉ có 5% nhà lãnh đạo được sinh ra với tài năng thiên bẩm, phần còn lại đều do quá trình học hỏi và tích lũy của bản thân. Hãy để chúng tôi giúp một bạn một tay bằng việc gửi các bài viết chuyên sâu về vận hành doanh nghiệp, về Hệ điều hành doanh nghiệp EOS và cập nhật lịch tổ chức sự kiện EOS TALK, Workshop hàng tháng.