Cuộc họp là phần rất quan trọng đối với bất kỳ tổ chức nào, nó là nơi để truyền đạt thông tin, xử lý vấn đề và review tình hình hoạt động của tổ chức. Tuy nhiên hiện nay, cuộc họp dần trở thành nơi tiêu tốn rất nhiều thời gian nhưng lại không đem đến kết quả như mong muốn, dẫn đến tâm trạng chán họp, né tránh cuộc họp hoặc nhân viên tham gia cuộc họp với tâm thế thờ ơ. Là người lãnh đạo, bạn luôn muốn tổ chức một cuộc họp thật hiệu quả, thật năng lượng và có được kết quả đầu ra mong muốn. Vậy đâu là quy trình tổ chức cuộc họp bài bản và hiệu quả, hãy tham khảo cách tổ chức cuộc họp theo chuẩn EOS ngay sau đây:
Nội dung bài viết
Các yếu tố tạo nên một cuộc họp hiệu quả:
- Cùng ngày
- Cùng giờ
- Cùng chương trình
- Bắt đầu đúng giờ
- Kết thúc đúng giờ
Việc tổ chức cùng ngày, cùng giờ sẽ tạo thành thói quen. Chương trình như nhau cho tất cả các buổi sẽ không làm mọi người phải tốn thời gian chuẩn bị. Bắt đầu đúng giờ để thời gian giải quyết vấn đề không bị cắt xén. Kết thúc đúng giờ để không làm ảnh hưởng đến lịch trình làm việc của người khác.
Quy trình tổ chức cuộc họp theo chuẩn L10 Meeting của EOS:
Quy trình họp theo chuẩn L10 Meeting của EOS được xây dựng để đáp ứng các yếu tố then chốt trên. Bao gồm 3 giai đoạn:
Trước khi họp
Hãy xác định người phụ trách cho mỗi vị trí:
- Người điều phối: Đây là người chủ trì, dẫn dắt toàn bộ thành viên tham dự theo chương trình đã đề ra trong khoảng thời gian đã định.
- Thư ký: Đây là người có trách nhiệm cập nhật Bảng đánh giá tình hình hoạt động (Scorecard) trước buổi họp và cập nhật Danh sách các vấn đề (Issues List) cũng như Danh sách các việc cần làm cho tuần này (To Do List).
Thư ký hãy tới trước mỗi buổi họp từ 5 tới 10 phút để thiết lập các đồ công nghệ phục vụ cho cuộc họp (như bật máy chiếu, mở sẵn Chương trình họp Agenda, mở sẵn bảng Scorecard, mở sẵn các tài liệu cần dùng trong phần IDS sẽ được giới thiệu ở dưới đây …).
Thư ký cũng nhắc các thành viên tham dự in sẵn các tài liệu cần dùng trong buổi họp.
Trong khi họp
Gồm có 7 phần:
1. Tin tốt (Good News): 5 phút
Chia sẻ về tin tốt lành trong tuần sẽ tạo nên không khí thoải mái và năng lượng cho cuộc họp: mỗi nhân viên chia sẻ 1 tin tốt cá nhân và 1 tin tốt về công việc.
2. Đánh giá Scorecard (Scorecard Review): 5 phút
Đánh giá các chỉ số quan trọng theo dõi tình hình hoạt động của công ty (hoặc phòng ban – tùy theo cấp độ của cuộc họp). Đối với các chỉ số không đạt, người điều phối sẽ xem xét tạo một vấn đề để đưa xuống phần Danh sách vấn đề.
3. Đánh giá Rocks (Rocks Review): 5 phút
Đánh giá tiến độ của Rocks (Danh sách các mục tiêu ưu tiên của quý). Nếu bị chậm tiến độ thì tạo vấn đề và đưa xuống phần Danh sách các vấn đề.
4. Tình hình Khách hàng/Nhân viên (People Headlines): 5 phút
Chia sẻ tin ngắn gọn (cả tốt và không tốt) về tình hình/phản hồi của khách hàng và nhân viên trong tuần. Vấn đề nào quan ngại thì đưa xuống phần Danh sách các vấn đề.
5. Đánh giá To Do List (Danh sách các việc cần làm trong tuần): 5 phút
Xem xét nhanh Danh sách các việc cần làm từ cuộc họp tuần trước xem đã hoàn thành chưa. Nếu 90% xong thì vẫn là chưa xong. Việc nào xong thì gạch bỏ. Nếu việc chưa thực hiện xong thì vẫn giữ lại trong danh sách và đưa xuống Danh sách các vấn đề.
Việc liệt kê và theo dõi các công việc cần làm của từng nhân viên hàng tuần sẽ giúp hình thành tính cam kết và trách nhiệm giải trình cho mỗi nhân viên trong tổ chức.
6. Tiếp cận vấn đề (IDS): 60 phút
Đến đây, bạn có một Danh sách các vấn đề (Issues List) gồm: Các vấn đề còn sót lại của buổi họp tuần trước, các vấn đề mới bổ sung từ các phần trên. Hãy hỏi mọi người lần cuối là họ có muốn bổ sung thêm vấn đề gì cần bàn bạc hay không?
Sau đó, người điều phối đề xuất nhanh trong 30 giây thứ tự 3 vấn đề quan trọng nhất cần giải quyết trước và chỉnh sửa theo nhận xét của mọi người.
Bây giờ, hãy tập trung xử lý từng vấn đề theo nguyên tắc Xác định-Thảo luận-Giải quyết (IDS) như sau:
+ Xác định: Xác định thực chất vấn đề, tìm ra nguyên nhân thực sự.
+ Thảo luận: Thảo luận để ra giải pháp trên tinh thần đạt lợi ích lớn cho tổ chức. Không nhằm đến cá nhân hay phòng ban nào. Thảo luận chệch hướng thường xuất hiện nhiều nhất tại phần này, trao đổi lan mang không ra được giải pháp gì cụ thể.
+ Giải quyết: Đưa giải pháp gắn liền hành động cụ thể do một người chịu trách nhiệm hoàn thành vào Danh sách các việc cần làm của tuần (To Do List).
Nếu đã hết thời gian, hãy để lại các vấn đề còn dang dở cho tuần sau. Nếu còn thời gian mà đã giải quyết hết 3 vấn đề quan trọng ban đầu, hãy xác định 3 vấn đề quan trọng tiếp theo và tuần tự giải quyết như các bước trên.
7. Kết luận (Conclude): 5 phút
Gồm 3 phần nhỏ:
+ Tóm tắt Danh sách các việc cần làm trong tuần sau (Recap To-Do List): Hãy rà soát để chắc chắn mọi người đã nắm rõ nhiệm vụ của mình.
+ Thông điệp truyền thông (Cascading Messages): Thảo luận cần phải truyền thông thông điệp gì đến các nhân viên không tham gia cuộc họp này? (Email/Video/Gặp mặt trực tiếp …).
+ Đánh giá chất lượng cuộc họp (Rating 1-10): Từng thành viên đánh giá mức độ hiệu quả cuộc họp từ 1 – 10.
Cuối cùng, sau buổi họp, Thư ký hãy gửi biên bản cuộc họp tới tất cả các thành viên tham dự. Hãy áp dụng ngay quy trình này và bạn sẽ bất ngờ về tính hiệu nghiệm của nó.
Video hướng dẫn tổ chức cuộc họp L10 Meeting
BƯỚC TIẾP THE0
Nếu gặp khó khăn trong cách kiểm soát tài liệu, cập nhật thông tin các phần trong cuộc họp, sắp xếp thứ tự ưu tiên tự động các vấn đề, gửi biên bản họp tự động, có email nhắc nhở nhân viên làm To Do, hãy tham khảo sử dụng phần mềm Simplamo.
Tham khảo cách tổ chức Buổi lập Kế hoạch kinh doanh năm thành công.
Đăng ký tham dự chương trình EOS TALK được tổ chức thường xuyên để nghe Chuyên gia giới thiệu về Hệ điều hành doanh nghiệp EOS và Bộ công cụ EOS.
Liên hệ BSS Việt Nam để được tư vấn hướng dẫn tổ chức cuộc họp L10 Meeting và cách vận hành doanh nghiệp trật tự bài bản theo EOS.