6 Nguyên Tắc Tổ Chức Cuộc Họp Hiệu Quả

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

Những cuộc họp là một phần không thể thiếu trong công ty, đó là lúc mọi người tập hợp lại để phân chia công việc, đánh giá thành quả hay là giải quyết vấn đề. Nhưng hiện nay các cuộc họp luôn kéo dài mà không hiệu quả khiến các thành viên cảm thấy mệt mỏi, chán ghét.

Dưới đây là 6 nguyên tắc tổ chức cuộc họp hiệu quả:

1. Xác định mục đích và mục tiêu của cuộc họp:

Tại sao lại tổ chức họp, cuộc họp đó có cần thiết hay không? Xác định mục đích và đặt ra mục tiêu cuộc họp là gì giúp bạn biết cần làm gì, từ đó có thể xác định các việc cần làm và phân công công việc hợp lý để cuộc họp luôn đi đúng hướng và thành công.

nguyen-tac-to-chuc-cuoc-hop-hieu-qua

2. Lên kế hoạch và chuẩn bị chi tiết cho cuộc họp:

Để cuộc họp được suôn sẻ và thành công thì các yêu tố bên ngoài cũng đóng vai trò quan trọng. Cần xác định rõ thời gian, địa điểm phù hợp, chuẩn bị nội dung cuộc họp và các cơ sở vật chất khác phục vụ cho cuộc họp.

3. Xác định đúng đối tượng cuộc họp và gửi bản kế hoạch cho họ:

Đúng đối tượng giúp tránh lãng phí thời gian, nguồn nhân lực và sắp xếp đúng người vào đúng chỗ khi phân công công việc. Việc gửi bản kế hoạch giúp người tham dự có thể hình dung các vấn đề được thảo luận và có sự chuẩn bị tốt trước khi tham gia cuộc họp.

4. Luôn bắt đầu và kết thúc cuộc họp đúng giờ:

Hãy đặt ra quy định đúng giờ để rèn luyện nhân viên thói quen đúng giờ và quý trọng thời gian của người khác. Đừng vì chờ đợi bất kỳ ai, hay lý do cá nhân mà bắt đầu trễ cuộc họp. Ngoài ra, hãy biết kiểm soát, điều phối thời gian trong lúc họp để cuộc họp kết thúc đúng giờ.

5. Chọn thư ký cuộc họp:

Thư ký là người sẽ ghi lại nội dung diễn ra trong trong cuộc họp, điều này giúp người chủ trì cuộc họp hay các thành viên thậm chí là các thành viên vắng mặt có thể nắm rõ nội dung chi tiết của cuộc họp. Ngoài ra thư ký còn là người giám sát tốc độ hoàn thành công việc được phân trong cuộc họp của các thành viên .

6. Tổng hợp và chốt lại các vấn đề chính trong cuộc họp:

Điều này giúp các thành viên một lần nữa thống nhất lại các vấn đề đã được thảo luận. Sẽ thật vô nghĩa và lãng phí thời gian khi một cuộc họp không đưa ra được quyết định cuối cùng và tổng kết được những việc cần làm sắp tới.

Các cuộc họp là thứ không thể tránh khỏi với mỗi công ty, tổ chức. Vì vậy việc tổ chức các cuộc họp có vai trò rất quan trọng, làm thế nào để tiết kiệm thời gian, chi phí và đưa các cuộc họp đạt hiệu quả cao nhất. Trên đây là một số nguyên tắc tổ chức cuộc họp hiệu quả.

BƯỚC TIẾP THEO

Để có thể áp dụng các nguyên tắc này vào cuộc họp của mình, hãy tổ chức cuộc họp theo quy trình sau đây của EOS. Quy trình họp này đã được thử nghiệm và áp dụng bởi 100,000 công ty trên toàn thế giới, phù hợp cho cả cuộc họp online và offline, họp cấp ban lãnh đạo hoặc cấp phòng ban.

Quy trình cuộc họp L10 Meeting:

1. Mỗi thành viên lần lượt chia sẻ tin tốt trong tuần (5 phút)
2. Review lại các chỉ số kinh doanh trong tuần vừa qua (5 phút)
3. Review lại các công việc ưu tiên quý của công ty (5 phút)
4. Chia sẻ ngắn gọn về phản hồi của khách hàng và nhân viên trong tuần (5 phút)
5. Review To do List tuần vừa rồi, xem đã hoàn thành hay chưa? (5 phút)
6. Xử lý vấn đề (các vấn đề quan trọng cần thảo luận) (60 phút)
7. Kết thúc: tóm tắt các ý chính và đánh giá chất lượng cuộc họp (5 phút)

Đọc hướng dẫn chi tiết Quy trình cuộc họp L10 Meeting tại đây.

Tải bộ công cụ vận hành doanh nghiệp EOS

Liên hệ BSS Việt Nam để được chuyên gia tư vấn giải đáp cách tổ chức cuộc họp hiệu quả.

Đừng bỏ lỡ

Cách xây dựng một doanh nghiệp trường tồn

Tập đoàn Professional Image Pakaging là nhà sản xuất bao bì cao cấp cho các loại mỹ phẩm, thực phẩm và rượu vang hàng đầu, có trụ sở tại Tulsa, Oklahoma (Hoa Kỳ). “EOS có lẽ là một trong những điều tuyệt vời nhất từng xảy đến ở công ty chúng tôi!”, Cynthia Calvert-Copeland, chủ

Nắm bắt 4 mốc thời gian vàng nhờ công cụ EOS

Nói không ngoa khi các nhà lãnh đạo tài ba thường có một công thức chung trong việc quản trị tổ chức của mình, đó là “Tề gia trị quốc bình thiên hạ”. Bộ máy vận hành của tổ chức cần phải ổn định trước rồi mới tập trung xử lý các vấn đề lớn

Bốn mốc thời gian vàng phát triển doanh nghiệp

Bài viết được thực hiện dựa trên phần chia sẻ của Thầy Trần Kim Thành – Chủ tịch Tập đoàn Kido trong chương trình “Những cú hích phát triển doanh nghiệp” do MSC tổ chức vào ngày 11.09.2021. Là một nhân vật nổi bật trong giới kinh doanh, chương trình đã thu hút hơn 600

Đăng ký nhận bản tin

Chỉ có 5% nhà lãnh đạo được sinh ra với tài năng thiên bẩm, phần còn lại đều do quá trình học hỏi và tích lũy của bản thân. Hãy để chúng tôi giúp một bạn một tay bằng việc gửi các bài viết chuyên sâu về vận hành doanh nghiệp, về Hệ điều hành doanh nghiệp EOS và cập nhật lịch tổ chức sự kiện EOS TALK, Workshop hàng tháng.