6 Nguyên Tắc Tổ Chức Cuộc Họp Hiệu Quả

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

Những cuộc họp là một phần không thể thiếu trong công ty, đó là lúc mọi người tập hợp lại để phân chia công việc, đánh giá thành quả hay là giải quyết vấn đề. Nhưng hiện nay các cuộc họp luôn kéo dài mà không hiệu quả khiến các thành viên cảm thấy mệt mỏi, chán ghét. Dưới đây các nguyên tắc tổ chức cuộc họp hiệu quả:

1. Xác định mục đích và mục tiêu của cuộc họp:

Tại sao lại tổ chức họp, cuộc họp đó có cần thiết hay không? Xác định mục đích và đặt ra mục tiêu cuộc họp là gì giúp bạn biết cần làm gì, từ đó có thể xác định các việc cần làm và phân công công việc hợp lí để cuộc họp luôn đi đúng hướng và thành công.

nguyen-tac-to-chuc-cuoc-hop-hieu-qua

2. Lên kế hoạch và chuẩn bị chi tiết cho cuộc họp:

Để cuộc họp được suôn sẽ và thành công thì các yêu tố bên ngoài củng đóng vai trò quan trọng. Cần xác định rõ thời gian, địa điểm phù hợp, chuẩn bị nội dung cuộc họp và các cơ sở vật chất khác phục vụ cho cuộc họp.

3. Xác định đúng đối tượng cuộc họp và gửi bản kế hoạch cho họ:

Đúng đối tượng giúp tránh lãng phí thời gian, nguồn nhân lực và đặt đúng người vào đúng chỗ khi phân công công việc. Việc gửi bản kế hoạch giúp người tham dự có thể hình dung các vấn đề được thảo luận và có sự chuẩn bị tốt trước khi tham gia cuộc họp.

4. Luôn bắt đầu và kết thúc cuộc họp đúng giờ:

Hãy đặt ra quy định đúng giờ để rèn luyện nhân viên thói quen đúng giờ và quý trọng thời gian của người khác. Đừng vì chờ đợi bất kì ai, hay lí do cá nhân mà bắt đầu trễ cuộc họp. Ngoài ra, hãy biết kiểm soát, điều phối thời gian trong lúc họp để cuộc họp kết thúc đúng giờ.

5. Chọn thư ký cuộc họp:

Thư ký là người sẽ ghi lại nội dung diễn ra trong trong cuộc họp, điều này giúp người chủ trì cuộc họp hay các thành viên thậm chí là các thành viên vắng mặt có thể nắm rõ nội dung chi tiết của cuộc họp. Ngoài ra thư kí còn là người giám sát tốc độ hoàn thành công việc được phân trong cuộc họp của các thành viên .

6. Tổng hợp và chốt lại các vấn đề chính trong cuộc họp:

Điều này giúp  các thành viên một lần nữa thống nhất lại các vấn đề đã được thảo luận. Sẽ thật vô nghĩa và lãng phí thời gian khi một cuộc họp không đưa ra được quyết định cuối cùng và tổng kết được những việc cần làm sắp tới.

Các cuộc họp là thứ không thể tránh khỏi với mỗi công ty, tổ chức. Vì vậy việc tổ chức các cuộc họp có vai trò rất quan trọng, làm thế nào để tiết kiệm thời gian, chi phí và đưa các cuộc họp đạt hiệu quả cao nhất . Trên đây là một số nguyên tắc tổ chức cuộc họp hiệu quả

BƯỚC TIẾP THEO

Ngoài ra, bạn có thể tìm hiểu sâu hơn cách tổ chức đối với mỗi loại cuộc họp như họp tuần, họp quý trong mô hình EOS bằng cách:

Đọc sách Siêu Tăng Trưởng của tác giả Gino Wickman

Liên hệ BSS Việt Nam để được chuyên gia tư vấn giải đáp cách tổ chức cuộc họp hiệu quả.

Đừng bỏ lỡ

Công cụ giải quyết vấn đề hiệu quả cho chủ doanh nghiệp

Doanh nghiệp duy nhất không có vấn đề là doanh nghiệp đã ngừng kinh doanh. Vấn đề sẽ luôn xuất hiện trong quá trình vận hành Doanh nghiệp. Nó có thể đến từ nội bộ như khả năng quản lý đội nhóm của các cấp quản lý, việc telesales hay việc thanh toán hợp đồng

Sức mạnh của Danh sách vấn đề

Hai công nhân trong Bộ phận Giao hàng của một công ty làm việc vào một buổi tối thứ Sáu để giao các đơn hàng muộn. Một người nhìn thấy một vấn đề sắp xảy ra và nói với người kia rằng: “Chúng ta không thể gửi gói hàng này đi, đơn này không đúng”.

Mô hình EOS giúp chủ doanh nghiệp thay đổi tổ chức như thế nào?

Khi bạn khao khát một điều gì đó, cả vũ trụ sẽ hợp lực giúp bạn đạt được điều đó (Paulo Coelho – Nhà giả kim). Có lẽ đây là châm ngôn sống của rất nhiều người trong chúng ta, đặc biệt là những anh chị làm chủ doanh nghiệp – những người có đầy