Doanh nghiệp của bạn đang triển khai mô hình vận hành Doanh nghiệp EOS?
THẬT TUYỆT VỜI.
Bạn đang thấy Doanh nghiệp có những tiến triển nhất định: Mọi người chú tâm hơn vào công việc, các vấn đề được nêu lên và giải quyết kịp thời, công việc dần đi vào trật tự.
NHƯNG:
Các cuộc họp vẫn kéo dài lê thê và mức độ hoàn thành công việc vẫn chưa được như mong muốn.
Đừng lo, việc tổ chức cuộc họp theo chuẩn L10 Meeting của EOS cần thời gian để làm quen (thông thường là từ 4 tới 6 tuần) và cũng có nhiều sai sót dễ mắc phải.
Xem lại trình tự tổ chức cuộc họp L10 Meeting tại đây.
Bài viết này sẽ phân tích các sai sót dễ mắc phải khi tổ chức cuộc họp tuần theo chuẩn L10 Meeting của EOS và hướng giải quyết chúng:
Nội dung bài viết
1. Không cố định thời gian tổ chức cuộc họp:
Đây là vấn đề hàng đầu mà Doanh nghiệp hay gặp khi triển khai cuộc họp theo chuẩn L10 Meeting, đặc biệt là phòng Kinh doanh. Làm sao có thể để khách hàng tiềm năng chờ đợi được, lỡ mất khách thì sao? Hãy lùi lại thời gian một chút là được?
Hãy cố định thời gian bắt đầu và kết thúc. Việc cố định thời gian sẽ giúp cho nhân viên chủ động được thời gian biểu của mình và sắp xếp các công việc khác phù hợp.
2. Mọi người tới muộn:
Cuộc họp tổ chức lúc 8 giờ 30 phút sáng thứ 6 hàng tuần. Nhưng 9 giờ mới thấy lác đác vài người, thậm chí họ còn chưa ăn sáng xong.
Hãy chấn chỉnh bằng cách nhắc nhở mục đích của cuộc họp tuần này là để mọi người có cơ hội cập nhật tình hình và nêu lên quan điểm cá nhân, từ đó xác định rõ ràng công việc của từng người trong tuần tới. Khi quyền lợi cá nhân được đề cập và nâng cao, nhân viên sẽ thuận lòng nghe theo hơn là áp dụng hình phạt.
Bên cạnh đó hãy tạo thói quen đúng giờ bằng cách bắt đầu cuộc họp như thời gian đã định, dù cho vài người vẫn chưa đến. Khi tham dự cuộc họp muộn ngoài việc bỏ lỡ các thông tin quan trọng, người đến trễ sẽ cảm thấy ngại trước đám đông. Sau một thời gian họ buộc phải làm quen với việc tham dự đúng giờ.
3. Sa đà bàn luận khi chưa đúng lúc:
Cuộc họp theo chuẩn L10 có 3 phần chỉ dùng để báo cáo kết quả, đó là: Scorecard (Bảng đánh giá tình hình hoạt động của Doanh nghiệp/Phòng ban), Rocks (Công việc ưu tiên quý), People Headlines (Tình hình Khách hàng/Nhân viên). Nếu có vấn đề phát sinh ở những phần này, hãy bổ sung vào Danh sách vấn đề cho phần IDS.
Nếu không, chúng ta sẽ bị sa đà vào những vấn đề không quan trọng, thậm chí là những điều không phải là vấn đề.
4. Người điều phối cũng là thư ký cuộc họp:
Mỗi người một việc. Nếu bạn đồng thời làm cả hai chức vụ này, bạn sẽ không thể hoàn thành tốt. Cụ thể, người điều phối cần dẫn dắt, mở các phần bàn luận và ngắt các phần bàn luận khi lố giờ. Còn thư ký cần tập trung ghi chú các thông tin bàn luận một cách cô đọng chứ không phải toàn bộ lời của mọi người.
5. Quên gửi biên bản họp tới các thành viên tham dự:
Sau khi họp xong, biên bản họp cần được gửi tới mọi người. Nếu Doanh nghiệp không sử dụng phần mềm hỗ trợ cho việc triển khai mô hình EOS (như Simplamo.com), thư ký cần gửi thủ công biên bản cuộc họp tới từng thành viên tham dự. Thư ký hãy cài sẵn chế độ nhắc qua các ứng dụng làm việc như Microsoft To Do để không quên việc này.
Trên đây là 5 lỗi thường gặp khi điều phối cuộc họp tuần theo chuẩn L10 Meeting của EOS. Hãy làm theo các hướng dẫn đã được nêu, bạn sẽ thấy cuộc họp tuần sẽ hiệu quả dần, nhân viên vui vẻ hơn và kết quả khả quan hơn.
Theo BSS Việt Nam