“Mỗi phòng ban là một lô cốt tách biệt, không có sự kết nối, mọi thứ rất rời rạc. Các mục tiêu không được theo sát và hoàn thành, ai cũng làm việc bận rộn nhưng lại không hiệu quả….”
Doanh nghiệp của bạn có đang gặp phải các vấn đề giống như doanh nghiệp trên?
Nếu có, bạn hãy xem xét lại, đội ngũ nhân sự của mình có thực sự gắn kết và là một thể thống nhất vì mục tiêu chung của tổ chức hay mọi người đang làm việc một cách rời rạc:
- Phòng sale không bán được sản phẩm thì trách phòng Marketing không truyền thông tốt.
- Phòng mua hàng chạy chỉ tiêu mua hàng rất tốt nhưng không quan tâm tình hình bán hàng của phòng sale dẫn đến hàng tồn rất nhiều, công ty bị kẹt dòng tiền.
- Phòng nhân sự tuyển dụng nhiều theo yêu cầu của phòng sale nhưng cả hai đều không hiểu rõ vấn đề thực sự của công ty là gì dẫn đến việc tuyển dụng nhân viên kinh doanh nhiều nhưng doanh thu vẫn không đạt.
Các phòng ban làm việc một cách rời rạc, chỉ tập trung vào mục tiêu cá nhân hoặc phòng ban của mình. Điều này dẫn đến việc mục tiêu công ty không hoàn thành nhưng vẫn phải tốn kém cho chi thưởng cuối năm. Các vấn đề phát sinh không được giải quyết dựa trên lợi ích của công ty mà chỉ mang tính tạm thời vì lợi ích của từng bộ phận. Các vấn đề bị lặp lại nhiều lần, làm tốn nhiều thời gian và chi phí của công ty. Hàng loạt các mục tiêu đặt ra đều nữa vời, không có sự cam kết thực hiện, không có sự hợp tác cùng nỗ lực, công ty không có sự tăng trưởng trong nhiều năm.
Như vậy chúng ta có thể thấy, nếu như tổ chức thiếu đi sự gắn kết sẽ gây ra rất nhiều ảnh hưởng đến sự phát triển lâu dài. Do đó, chúng ta cần phải tìm cách gây dựng sự kết nối cho tổ chức ngay từ hôm nay.
Với hy vọng bạn có thể dễ dàng thực hiện và mang đến sự thay đổi tích cực cho tổ chức của mình. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ tập trung giới thiệu cho bạn các bước gắn kết đội ngũ cùng với công cụ thực hành cho mỗi bước.
Dưới đây là 4 Bước gắn kết đội ngũ vì mục tiêu chung của tổ chức:
Nội dung bài viết
BƯỚC 1: XÂY DỰNG VÀ CHIA SẺ TẦM NHÌN
Một Tầm nhìn được xây dựng rõ ràng và truyền thông đến từng nhân viên sẽ giúp gia tăng tình yêu với công việc và sự gắn bó với tổ chức, vì nhân viên cảm nhận được giá trị công việc mà họ đang làm cũng như tầm quan trọng của họ đối với sự phát triển của doanh nghiệp.
Chúng ta đều đinh ninh mình đã có Tầm nhìn, nhưng liệu Tầm nhìn đó có sát với tổ chức hay chưa, có sống trong lòng doanh nghiệp và tạo ra sự kết nối đến với mỗi phòng ban mỗi nhân viên hay không? Nếu không, bảng Tầm nhìn đó chẳng khác nào một trang giấy và nó sẽ rất khó trở thành hiện thực.
Như vậy, bước đầu tiên, là chủ doanh nghiệp, bạn hãy cùng đội ngũ lãnh đạo của mình, những con người có chung hệ giá trị và cùng bạn lèo lái con thuyền kinh doanh. Hãy ngồi xuống cùng với họ, vạch ra bức tranh kinh doanh cho 10 năm, 3 năm tới. Các mục tiêu đặt ra trong bảng Tầm nhìn phải rõ ràng, sát với thực tế và được cam kết thực hiện bởi các thành viên trong đội ngũ. Đây sẽ là bước đầu tiên để gắn kết họ với tổ chức.
Nếu bạn vẫn chưa biết thể hiện một Bảng Tầm nhìn như thế nào, hãy tham khảo Bảng Tầm nhìn V/TO của EOS. Bảng V/TO là phần trả lời của 8 câu hỏi sau đây:
| 1. Các giá trị cốt lõi của bạn là gì? | 5. Bức tranh doanh nghiệp 3 năm tới trông như thế nào? |
| 2. Trọng tâm cốt lõi của bạn là gì? | 6. Kế hoạch 1 năm của bạn là gì? |
| 3. Mục tiêu 10 năm của bạn là gì? | 7. Các mục tiêu quý của bạn là gì? |
| 4. Chiến lược Marketing của bạn là gì? | 8. Các vấn đề hiện tại của tổ chức là gì? |
Sau khi Bảng Tầm nhìn được hoàn thành dựa trên sự đồng thuận của đội ngũ lãnh đạo, việc tiếp theo là hãy truyền thông nó trong nội bộ, để cho mọi nhân viên đều hiểu rõ và đi cùng một hướng với chủ doanh nghiệp, như vậy Tầm nhìn sẽ sống trong lòng của tổ chức.
Minh họa Bảng Tầm nhìn V/TO trên phần mềm Simplamo
Minh họa Bảng Tầm nhìn V/TO trên phần mềm Simplamo
Tìm hiểu phần mềm Simplamo tại đây
BƯỚC 2: GẮN KẾT ĐỘI NGŨ VỚI MỤC TIÊU
Mục tiêu gắn kết là mục tiêu đi liền với công việc hằng ngày, với nhiệm vụ và vai trò của từng cá nhân. Có một cách đơn giản để làm được điều đó, là chia nhỏ mục tiêu năm của bạn thành từng quý, gọi là các công việc ưu tiên hàng quý.
Gọi là công việc ưu tiên hàng quý, tức là bạn phải có ưu tiên. Với các mục tiêu lớn của năm như doanh thu, lợi nhuận, số dự án,… chắc hẳn bạn sẽ có rất nhiều các công việc được chia nhỏ ra để hoàn thành trong mỗi quý. Nhưng hãy nhớ, nếu như tất cả đều quan trọng thì sẽ không có gì quan trọng cả, và khi không có gì quan trọng thì tất cả đều được thực hiện một cách nữa vời. Vậy nên, bạn hãy biết đâu là công việc ưu tiên cần phải hoàn thành trong quý này, để cả đội ngũ có đủ thời gian và nguồn lực tập trung vào nó.
Một lần nữa, bạn hãy làm điều này trong cuộc họp quý, với đội ngũ lãnh đạo của mình, thống nhất các công việc ưu tiên và chọn ra người chịu trách nhiệm chính cho mỗi công việc ưu tiên đó. Như vậy, mỗi nhân viên đều nắm rõ các ưu tiên của công ty trong quý này, nắm rõ công việc của nhau và của bản thân. Điều này sẽ gia tăng sự gắn kết và tính chịu trách nhiệm của họ trước đồng nghiệp và ban lãnh đạo.
Minh họa công việc ưu tiên hàng quý (Rocks) trên Simplamo với người chịu trách nhiệm chính
BƯỚC 3: XÂY DỰNG TINH THẦN TRÁCH NHIỆM
Mục tiêu đã gắn kết, nhưng để mục tiêu được hoàn thành cần phải đo lường thông qua các chỉ số, có như vậy mới gia tăng tính chịu trách nhiệm và thúc đẩy nhân viên hoàn thành công việc.
Một bảng dashboard tổng hợp các chỉ số của các phòng ban sẽ giúp cho chủ doanh nghiệp và ban lãnh đạo có cái nhìn tổng quát về tình hình hoạt động của toàn công ty. Thông qua đó, với mỗi một chỉ số không hoàn thành, chúng ta sẽ thấy sự tác động của nó đến các chỉ số khác như thế nào, để cùng đưa ra phương án giải quyết vì lợi ích chung của công ty.
Hãy lưu ý, các chỉ số nên được đo lường hàng tuần và mỗi nhân viên trong tổ chức đều có ít nhất một chỉ số để hoàn thành. Theo đó, chúng ta sẽ cùng đội ngũ gặp nhau mỗi tuần và cùng review các chỉ số này. Với mỗi chỉ số đạt, sẽ là một niềm vui để tạo động lực hoàn thành công việc ưu tiên của quý. Với các chỉ số không đạt, nó sẽ là thách thức và chúng ta cùng ngồi lại với nhau bàn xem vấn đề đang gặp phải ở đây là gì? Cùng nhau làm việc, cùng nhau giải quyết sẽ gia tăng tính kết nối và tinh thần trách nhiệm của mỗi cá nhân trong tổ chức.
Minh họa các chỉ số theo tuần trên phần mềm Simplamo
BƯỚC 4: GẶP GỠ KẾT NỐI HÀNG TUẦN
Cuộc họp là bước cuối cùng và cũng là bước quan trọng nhất để gia tăng sự kết nối trong tổ chức.
Có thể ai nấy trong chúng ta đều từng mệt mỏi với các cuộc họp dài lê thê, toàn những lời than trách mà vấn đề mãi không được giải quyết. Nhưng bạn hãy tưởng tượng, nếu như một cuộc họp được bắt đầu và kết thúc đúng giờ, ở đó công việc được review và thảo luận một cách cởi mở, vấn đề được giải quyết một cách đồng thuận, mọi người biết việc phải làm sau mỗi cuộc họp, thì sẽ như thế nào? Nó sẽ là một công cụ tuyệt vời tạo bàn đạp cho cả đội ngũ hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức.
Với lịch trình cuộc họp hiệu quả sau đây, bạn hãy kiên trì làm theo liên tục trong 1-2 tháng, lúc đó bạn sẽ bất ngờ với hiệu quả mà nó mang lại:
- Mỗi thành viên lần lượt chia sẻ tin tốt trong tuần (5 phút)
- Review lại các chỉ số kinh doanh trong tuần vừa qua (5 phút)
- Review lại các công việc ưu tiên quý của công ty (5 phút)
- Chia sẻ ngắn gọn về phản hồi của khách hàng và nhân viên trong tuần (5 phút)
- Review To do List tuần vừa rồi, xem đã hoàn thành hay chưa? (5 phút)
- Xử lý vấn đề (các vấn đề quan trọng cần thảo luận) (60 phút)
- Kết thúc: tóm tắt các ý chính và đánh giá chất lượng cuộc họp (5 phút)
Minh họa cuộc họp hiệu quả trên phần mềm Simplamo
Điểm đặc biệt trong cuộc họp này, đó là phần xử lý vấn đề. Thông qua các phần 2,3,4 chúng ta sẽ thấy có nhiều vấn đề phát sinh được nêu lên bởi chính nhân viên. Chúng ta tập hợp lại và cùng nhau giải quyết ở phần 6. Ở đây, có một công cụ gọi là IDS giúp cho chúng biết cách giải quyết vấn đề một cách tuần tự. Trong cuộc họp BOD, các team leader ở mỗi phòng ban sẽ đưa ra phương án cho vấn đề cần giải quyết. Sau khi thảo luận, chúng ta có được phương án cuối cùng được đồng thuận bởi các trưởng phòng và nó sẽ là phương án vì lợi ích chung của công ty chứ không còn mang tính cá nhân nữa.
Như vậy để gắn kết đội ngũ với mục tiêu chung của tổ chức không hề khó, bạn chỉ cần thực hiện tuần tự và kiên trì theo các bước, sau một thời gian bạn sẽ cảm thấy các nhân viên của mình dần dần gắn kết, hiểu rõ công việc của nhau hơn và cùng nhau hoàn thành mục tiêu chung của công ty.
————————–
BSS Việt Nam cung cấp dịch vụ tư vấn doanh nghiệp vận hành theo Mô hình EOS
EOS cung cấp nền tảng quản trị doanh nghiệp toàn diện thông qua 6 cốt lõi trong một tổ chức (Tầm nhìn, Con người, Dữ liệu, Vấn đề, Quy trình, Lực đẩy) và bộ 20 công cụ quản lý dễ sử dụng (Bảng xây dựng tầm nhìn V/TO, Sơ đồ giải trình trách nhiệm, Thẻ điểm Scorecard, Quy trình tổ chức cuộc họp Level10 Meeting,…)
Tìm hiểu và download bộ công cụ miễn phí tại đây.
Tìm hiểu phần mềm Simplamo
Theo BSS Việt Nam