Khi vắng mặt, tổ chức của Bạn sẽ trông như thế nào?

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

Mark O’Donnell hiện là Visionary của tổ chức EOS Worldwide, nhưng trước đó ông từng là nhà khởi nghiệp và phát triển thành công nhiều công ty với quy mô lớn.

Trong suốt khoảng thời gian tự điều hành kinh doanh của mình, ông đã nhận ra nhiều điều quý giá. Đối với ông, xây dựng một tổ chức thành công đúng nghĩa là làm cho nó có thể TỰ VẬN HÀNH trơn tru mà không cần có mặt mình ở đó. Chỉ như vậy, ông mới có nhiều thời gian cho bản thân và gia đình.

Một tổ chức tự vận hành còn rất có giá trị vì nó sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho người tiếp quản sau này. Hoặc trong những trường hợp không may khi bạn không thể đến công ty trong một khoảng thời gian thì tổ chức vẫn tiếp tục hoạt động và mang lại lợi nhuận.

Tổ chức của bạn sẽ trông như thế nào khi bạn vắng mặt?

Nhưng để làm được điều đó không phải là việc dễ dàng. Năm 2015, ông quyết định lùi một bước khỏi công việc kinh doanh và thực hiện chuyến đi du lịch RV kéo dài 6 tuần. Ông đã rất đắn đo về quyết định này, nhưng ông nghĩ mình cần phải ngắt kết nối với tổ chức một thời gian và xem mọi việc diễn biến như thế nào. Trước khi đi, ông viết ra một số hướng dẫn chiến lược và để lại cho đội ngũ.

“Khi trở lại, tôi nhận ra một điều quan trọng: Tôi đã gây quá nhiều áp lực cho đội ngũ của mình. Mặt khác, khi tôi rời đi, tôi đã cho họ thời gian và không gian mà họ cần để đưa những ý tưởng và chiến lược mới vào công việc. Thay vì liên tục trả lời những hối thúc của tôi, giờ đây họ có thời gian để thiết lập các hệ thống và tìm ra cách làm việc hiệu quả nhất”  – Mark O’Donnell.

Gây áp lực quá lớn lên nhân viên không chỉ khiến họ suy sụp nhanh chóng mà còn có thể khiến họ phụ thuộc quá nhiều vào người lãnh đạo. Nếu đã đến lúc cho nhân viên của bạn một khoảng không gian và kiểm tra xem họ kiên cường đến mức nào, bạn cần tạm thời lùi lại một bước. Ngắt kết nối trong một hoặc hai tháng để xem bạn đã thiết lập doanh nghiệp của mình tốt như thế nào khi không có bạn.

Dưới đây là các chiến lược mà Mark O’Donnell gợi ý dựa trên kinh nghiệm thực tế của ông để chủ doanh nghiệp xem xét trước khi rời đi và mang về kết quả tốt nhất:

1. Chuẩn bị trước cho các kịch bản có thể xảy ra:

Suy nghĩ kỹ về những gì có thể xảy ra khi bạn vắng mặt và chuẩn bị cho nhân viên cách đối phó với những tình huống như vậy. Điều này mang đến cho họ sự hướng dẫn và sự tự tin cần thiết để thành công khi không có bạn.

Củng cố quy trình cốt lõi thông qua các công cụ vận hành tự động hóa để đảm bảo nhân viên có đủ thời gian và năng lực tập trung vào các công việc quan trọng hơn.

2. Huấn luyện đội ngũ cách suy nghĩ độc lập

Ông đã từng thường xuyên có mặt trong tất cả các đội nhóm và đưa ra câu trả lời cho mọi câu hỏi hoặc vấn đề mà họ đặt ra. Tuy nhiên, sau một thời gian ông nhận ra rằng việc này sẽ khiến cho họ trở nên lười biếng về mặt trí tuệ và dần làm suy yếu doanh nghiệp. Và điều đó cũng có nghĩa là sự vắng mặt kéo dài của ông có thể là một thách thức thực sự đối với công việc kinh doanh.

Vì vậy, ông đã thay đổi tư duy của mình và nhận ra rằng bằng cách khuyến khích nhân viên tự tìm ra giải pháp, ông đã giúp họ nhiều hơn trong dài hạn. Khi ai đó đến gặp ông với một câu hỏi hoặc vấn đề, thay vì đưa ra câu trả lời và chỉ thị, ông sẽ đặt câu hỏi “Anh/Chị nghĩ như thế nào?” hoặc “Chúng ta hãy cũng suy nghĩ về vấn đề này”.

3. Cung cấp cho tổ chức một Tầm nhìn và Kế hoạch hành động rõ ràng

Một báo cáo từ Indeed cho thấy sự rõ ràng trong kinh doanh có thể dẫn đến sự tự tin hơn ở người lao động, điều này giúp hầu hết người lao động làm việc hết khả năng của họ. Một tầm nhìn và mục đích rõ ràng có thể đóng vai trò như ngọn hải đăng hướng dẫn người lao động biết phải làm gì nếu người lãnh đạo doanh nghiệp vắng mặt.

Để làm được điều này, theo ông cần phải thông qua hai bước.

Bước 1: Viết ra tầm nhìn công ty và một kế hoạch để đạt được tầm nhìn đó, và nên thể hiện súc tích trong khoảng 2 trang giấy để người xem dễ dàng nắm hết bức tranh.

Bước 2: Vẽ sơ đồ tổ chức thể hiện các chức năng chính và người chịu trách nhiệm chính ở mỗi chức năng đó. Cần liệt kê vai trò cho từng vị trí để đảm bảo không có nhiệm vụ nào được bỏ sót. Điều này sẽ giúp nhân viên nắm rõ các công việc và nhiệm vụ của mình, từ đó họ có thể đưa ra các quyết định một cách tự tin hơn khi vắng mặt bạn.

Với ba chiến lược trên đây, chủ doanh nghiệp có thể tự tin khi rời khỏi tổ chức một thời gian, việc kinh doanh vẫn diễn ra và thậm chí bạn sẽ phải bất ngờ vì khả năng sáng tạo và sự kiên cường của nhân viên khi không có sự thúc ép và chỉ đạo của bạn ở bên cạnh.

Với Hệ điều hành doanh nghiệp EOS, chúng tôi có các công cụ vận hành có thể giúp bạn áp dụng tốt 3 chiến lược của Mark O’Donnell:

  1. Bảng xây dựng Tầm nhìn doanh nghiệp V/TO: Bằng cách trả lời 8 câu hỏi trong bảng này, bạn đã có trong tay bức tranh công ty rõ ràng và một bảng kế hoạch chi tiết để hiện thực Tầm nhìn đó.
  2. Sơ đồ giải trình trách nhiệm Accountability Chart: Thể hiện các chức năng chính của một tổ chức và người chịu trách nhiệm chính của mỗi chức năng, đồng thời liệt kê vai trò của mỗi vị trí trong sơ đồ. Điều này giúp tất cả nhân viên hiểu rõ về vai trò – quyền hạn của mình và của người khác.
  3. Công cụ giải quyết vấn đề IDS: được sử dụng tốt nhất trong các cuộc họp, khi nhân viên nêu lên các vấn đề cản trở việc hoàn thành mục tiêu của họ, IDS tập cho nhân viên cách phân tích và thảo luận phương án giải quyết thay bạn.

BSS Việt Nam cung cấp dịch vụ tư vấn doanh nghiệp vận hành theo Hệ điều hành doanh nghiệp EOS.

EOS cung cấp nền tảng quản trị doanh nghiệp toàn diện thông qua 6 cốt lõi trong một tổ chức (Tầm nhìn, Con người, Dữ liệu, Vấn đề, Quy trình, Lực đẩy) và bộ 20 công cụ quản lý dễ sử dụng (Bảng xây dựng tầm nhìn V/TO, Sơ đồ giải trình trách nhiệm, Thẻ điểm Scorecard, Quy trình tổ chức cuộc họp Level10 Meeting,…)

Tìm hiểu và download bộ công cụ miễn phí tại đây.

Đừng bỏ lỡ

BSS Việt Nam tổng kết hạng Focus Day cho Tập đoàn Lê Vỹ

Ngày 01.12.2021 vừa qua, BSS Việt Nam đã có buổi tổng kết hạng mục Focus Day trong dự án triển khai Hệ điều hành Doanh nghiệp EOS với tập đoàn Lê Vỹ.  Buổi làm việc diễn ra trong không khí nồng ấm, mọi thành viên chia sẻ sôi nổi. Theo Ông Lê Đức Hùng –

Chủ tịch Alpha Books nói gì về Hệ điều hành Doanh nghiệp EOS?

Nhận lời mời của chủ tịch Alpha Books, Chuyên gia EOS Mrs.Nguyễn Thị Nghĩa đã tham dự chương trình New Ideas in Business World với vai trò diễn giả trong một đề tài đang được rất nhiều chủ doanh nghiệp quan tâm: EOS – Hệ điều hành Doanh nghiệp hiệu quả. EOS – Hệ điều

5 điều khác biệt tạo nên một đội ngũ xuất sắc

Có 3 yếu tố để xây dựng nên công ty phi thường và đội ngũ xuất sắc là sự tự tin, năng lực và sự kết nối. Nhiều thập kỷ nghiên cứu chứng minh rằng khi con người cảm thấy thỏa mãn về mặt tâm lý, họ có xu hướng khỏe mạnh hơn, hạnh phúc hơn và làm việc hiệu quả

Đăng ký nhận bản tin

Chỉ có 5% nhà lãnh đạo được sinh ra với tài năng thiên bẩm, phần còn lại đều do quá trình học hỏi và tích lũy của bản thân. Hãy để chúng tôi giúp một bạn một tay bằng việc gửi các bài viết chuyên sâu về vận hành doanh nghiệp, về Hệ điều hành doanh nghiệp EOS và cập nhật lịch tổ chức sự kiện EOS TALK, Workshop hàng tháng.