Trên vai trò chủ doanh nghiệp, bạn cần có cấu trúc và nguồn lực phù hợp để đảm bảo thực hiện theo đúng quy trình EOS và sử dụng tối ưu các công cụ. Một trong những điều đầu tiên mà một công ty sẽ làm khi họ bắt đầu áp dụng EOS là lập một Sơ đồ giải trình trách nhiệm. Nhiều người sẽ nói: “Quá đơn giản! Chúng tôi đã có một sơ đồ tổ chức”.
Nhưng điều đó không đúng. Bởi vì cái chúng ta cần là tạo ra một Sơ đồ giải trình trách nhiệm chứ không phải sử dụng lại sơ đồ tổ chức hiện có.
Nội dung bài viết
SỰ KHÁC BIỆT GIỮA HAI SƠ ĐỒ
Hầu hết các công ty có hơn một loại sơ đồ tổ chức. Sơ đồ tổ chức về cơ bản chỉ cho bạn biết cấu trúc để báo cáo. Phần lớn các sơ đồ này chỉ có tên và chức danh và thường thì những nội dung này không cụ thể cho lắm.
Ví dụ, tôi không biết chính xác“Phó chủ tịch phụ trách chiến lược và dự án đặc biệt” làm gì. Tôi cho rằng họ phải giữ một vai trò đặc biệt, vì chức danh của họ đã nói lên điều đó. Nhưnghọ phải chịu trách nhiệm cho những việc gì thì trên sơ đồ tổ chức lại không cho thấy.
Mặt khác, Sơ đồ giải trình trách nhiệm lại thể hiện nhiều thông tin hơn. Ở sơ đồ này, chúng ta sẽ liệt kê tên và chức danh, đồng thời cũng ghi rõ người này phụ trách chức năng chính nào của công ty. Cấu trúc cơ bản nhất thường có là Người tầm nhìn, Người tích hợp và sau đó là người đứng đầu ba chức năng chính: Tài chính, Vận hành, Sale & Marketing. Mỗi người nắm giữ các chức năng chính đều có các vai trò cụ thể riêng gắn liền với tên của mình. Tại sao? Bởi vì khi mọi người đều có trách nhiệm với một việc gì đó, thì không ai thực sự có trách nhiệm với việc đó cả.
TẠI SAO SƠ ĐỒ GIẢI TRÌNH TRÁCH NHIỆM LẠI HIỆU QUẢ
Đã bao giờ bạn bước ra khỏi phòng họp với không khí vừa kết thúc một trận đấu chưa (mọi người tham gia họp trong tâm thế “chuyền banh” cho nhau). Nếu không có trách nhiệm giải trình rõ ràng, sẽ không ai nhận trách nhiệm cho một dự án hay một vấn đề đang xảy ra cả. Và cuối cùng, không có việc gì được xử lý đến nơi đến chốn. Bạn không thể đổ lỗi cho ai đó khi không biết ai là người chịu trách nhiệm. Bạn có thể nghe thấy “Tôi đang suy nghĩ về việc đó” hoặc “Đó không phải là công việc của tôi” rất nhiều trong các cuộc họp.
Một khi bạn nắm trong tay Sơ đồ giải trình trách nhiệm, đội ngũ lãnh đạo của bạn sẽ biết chính xác những gì bạn mong đợi ở bản thân họ và đội nhóm của họ. Họ không thể thoát khỏi một nhiệm vụ vì mọi người đều có thể thấy trên sơ đồ rằng công việc đó thuộc về họ.
NGỒI ĐÚNG CHỖ
Mặc dù đã có Sơ đồ giải trình trách nhiệm, nhưng sau một thời gian hoạt động, các lỗ hỏng và sự chồng chéo bắt đầu xuất hiện. Đây là vấn đề có thể xảy ra ở bất kỳ tổ chức nào, nhưng nó đồng thời cũng là cơ hội để chúng ta nhìn nhận và sắp xếp những con người phù hợp cho tổ chức.
Hãy bắt đầu xem xét lại Sơ đồ giải trình trách nhiệm. Liệu mọi người đã ngồi đúng chỗ để phục vụ cho các mục tiêu kinh doanh hay chưa? Nếu chưa, chúng ta sẽ làm gì để điều chỉnh?
Bên cạnh đó hãy suy xét lại mỗi vị trí và các vai trò chính của nó xem có thực sự cần thiết hay không, nếu có hãy tiếp tục giữ lại, nếu không hãy mạnh dạn bỏ đi hoặc thay thế bằng một vị trí khác.
Công cụ Phân tích con người (People Analyzer™) và GWC sẽ giúp bạn trong việc xác định và sắp xếp người ngồi đúng chỗ.
Theo Dan Zawacki
BƯỚC TIẾP THEO
Tìm hiểu công cụ Sơ đồ giải trình trách nhiệm.
Tải bộ công cụ EOS và bắt đầu thực hành việc xây dựng.
Liên hệ BSS Việt Nam để được hướng dẫn giải đáp.