Các Bước Xác Định Ưu Tiên Hằng Quý Cho Tổ Chức

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

Hầu hết các công ty hiện nay đều có các mục tiêu ngắn hạn cho tổ chức, ví dụ như mục tiêu trong 6 tháng tới, mục tiêu đến cuối năm nay hoặc xa hơn là 3 năm nữa. Tuy nhiên khi triển khai, các mục tiêu này thường khó đạt được, sau một thời gian nhân viên cũng không còn để tâm thậm chí không nhớ rõ. Các nhà lãnh đạo thất bại trong việc tổ chức và quản lý mục tiêu. Trong đó, nguyên nhân chủ yếu là do:

– Các mục tiêu đặt ra không rõ ràng, không có hành động cụ thể.

– Các mục tiêu quá dài hạn và không được nhắc nhớ thường xuyên.

uu-tien-hang-quy-rocks

Trên thực tế, dù đội ngũ nhân sự của công ty đã cam kết với các mục tiêu rõ ràng và hừng hực chiến đấu thì sau mỗi 90 ngày, đội ngũ bắt đầu đi chệch hướng, mọi thứ bắt đầu hỗn loạn và mọi người không biết phải làm gì. Đây là tình trạng rất phổ biến, vì mọi người chỉ giữ được sự tập trung trong tối đa 90 ngày. Như vậy, để có thể duy trì nhịp độ công việc như mong muốn, thay vì tạo các mục tiêu quá dài hạn, hãy chia nhỏ nó ra cho mỗi quý, tức là mỗi 90 ngày.

Tìm hiểu bài viết về Thế giới 90 ngày tại đây.

Rocks là từ mà Gino Wickman – người sáng lập ra Mô hình EOS, dùng để diễn tả cho các công việc ưu tiên hàng quý.

Dưới đây là cách giúp bạn xác định các ưu tiên hằng quý cho công ty (Rocks) theo Mô hình vận hành doanh nghiệp EOS Wordwide, Hoa Kỳ.

Cứ mỗi 90 ngày, đội ngũ của bạn sẽ ngồi lại với nhau nguyên một ngày. Tất cả cùng xem lại tầm nhìn của công ty và sau đó xác định Rocks cho tổ chức trong khoảng thời gian 90 ngày tiếp theo để giúp công ty luôn đi đúng hướng với tầm nhìn đã đặt ra.

CÁC BƯỚC ĐỂ XÁC ĐỊNH ROCKS:

Bước 1: Liệt kê ra tất cả Rocks

Đó là những việc cần hoàn thành trong 90 ngày, có khoảng 10-20 việc muốn hoàn thành là phù hợp nhất.

Bước 2: Thảo luận và xác định các ưu tiên

Với danh sách từ 10-20 mục tiêu, hãy thảo luận và xác định những ưu tiên quan trọng nhất của công ty trong 90 ngày tới. Bạn nên xem xét lần lượt từng vấn đề cho tới khi rút gọn còn 3-7 ưu tiên.

Bước 3: Xác định rõ ràng, cụ thể từng Rock

Bây giờ xác định rõ từng Rock, đảm bảo chúng có các mục tiêu rõ ràng và thời hạn cụ thể bằng cách áp dụng phương pháp SMART cho từng cái một. Có như vậy thì khi đến cuối quý sẽ không xảy ra tình trạng mơ hồ, không rõ Rock này đã được thực hiện hay chưa.

Phương pháp SMART:

S: Specific: cụ thể

M: Measurable: có thể đo lường được

A: Achievable: có thể đạt được

R: Relevant: liên quan tới mục tiêu

T: Time bound: giới hạn về thời gian

Bước 4: Chỉ định người chịu trách nhiệm

Mỗi Rock phải chỉ rõ một người chịu trách nhiệm. Khi có nhiều người chịu trách nhiệm về một Rock thì sẽ không có ai thực sự thực hiện trách nhiệm giải trình. Đây là người đốc thúc việc hoàn thành Rock trong quý bằng cách đề ra khung thời gian, tổ chức các cuộc họp và đốc thúc mọi người làm việc.

Bước 5: Mỗi cá nhân trong đội ngũ lãnh đạo xác định Rocks của mình

Sau khi đã thiết lập Rocks của doanh nghiệp, mỗi thành viên của đội ngũ lãnh đạo sẽ xác định Rocks của riêng mình. Đầu tiên, họ sẽ đưa Rocks của doanh nghiệp mà họ chịu trách nhiệm vào danh sách Rocks cá nhân của họ và tiếp tục đề ra 3-7 ưu tiên quan trọng nhất.

Bất kì Rock nào còn sót lại trong danh sách nhưng không có ai tiếp nhận thì được chuyển sang quý tiếp theo .

Bước 6: Tổng hợp

Viết danh sách Rocks trên giấy khổ lớn, phía trên cùng là Rocks của doanh nghiệp và bên dưới là Rocks của riêng mỗi thành viên trong đội ngũ lãnh đạo. Danh sách này sẽ được mang đến các cuộc họp hằng tuần để xem xét các ưu tiên. Nó giúp tạo ra trách nhiệm giải trình rõ ràng và tập trung vào những ưu tiên cao nhất của tổ chức.

Khi có bất kì một ý tưởng hay một Rock mới nảy sinh trong quý thì không thể thêm vào danh sách này mà được đưa vào danh sách các vấn đề cho quý tới.

Bước 7: Chia sẻ Rocks tới tất cả cá nhân trong tổ chức

Hãy chia sẻ Rocks doanh nghiệp với toàn bộ tổ chức. Mỗi quý bạn nên gặp gỡ nhân viên toàn bộ tổ chức trong cuộc họp toàn công ty và công bố Rocks của doanh nghiệp trong quý này.

Bước 8: Các cá nhân xác định Rock của mình

Yêu cầu mỗi bộ phận cùng làm việc nhóm để xác định ra Rocks của nhóm. Mỗi nhóm của các bộ phận cũng làm theo tương tự quy trình xác định Rocks của đội ngũ lãnh đạo để xác định Rocks của mình. Sau cùng, mỗi nhân viên sẽ đảm nhiệm Rocks của riêng mình trong quý.

Số lượng Rocks của doanh nghiệp và các thành viên đội ngũ lãnh đạo nên từ 3-7, còn các nhân viên trong doanh nghiệp nên từ 1-3 Rocks.

4 LƯU Ý KHI THIẾT LẬP VÀ THỰC HIỆN ROCKS

1. Đầu vào là rác thì đầu ra cũng là rác

Nếu bạn xác định Rock sai, bạn sẽ mất cả quý đi sai hướng. Vì vậy hãy dành thời gian để thiết lập những ưu tiên đúng, đừng quá vội vàng đẩy nhanh quá trình.

2. Phải mất 2 quý để làm chủ Rocks

Bạn cần phải học hỏi trong hai quý đầu tiên với đội ngũ lãnh đạo của mình để thiết lập Rocks trước khi yêu cầu nhân viên cũng có Rocks của riêng họ. Hãy kiên nhẫn, bởi sự thành thạo thực sự đến từ sự trải nghiệm.

3. Cam kết thực hiện

Hãy chắc chắc rằng khi giới thiệu Rocks, bạn cam kết thực hiện việc này mỗi quý.

Nhiều người thường hăng hái khi bắt đầu thực hiện Rock nhưng sau một thời gian họ không thực hiện cam kết này. Khi đến thời hạn, nhiều Rocks vẫn chưa được hoàn thành, việc này dần trở thành thói quen trong tổ chức. Như vậy, nhân viên của bạn cũng sẽ không đánh giá cao việc hoàn thành Rocks này nữa và mọi nổ lực ban đầu của bạn đều đổ sông đổ biển.

4. Đặt ra quá nhiều Rocks

Nhiều tổ chức đặt ra một số lượng lớn các ưu tiên vào đầu quý nhưng hoàn thành được rất ít vào cuối quý. Hãy đặt ra ít hơn nhưng hoàn thành được nhiều hơn.

BƯỚC TIẾP THEO

Tải công cụ Rocks tại đây và bắt tay vào xây dựng Rocks cho công ty trong quý tới

Liên hệ BSS Việt Nam để được hướng dẫn cách xây dựng Rocks.

Đừng bỏ lỡ

Công cụ giải quyết vấn đề hiệu quả cho chủ doanh nghiệp

Doanh nghiệp duy nhất không có vấn đề là doanh nghiệp đã ngừng kinh doanh. Vấn đề sẽ luôn xuất hiện trong quá trình vận hành Doanh nghiệp. Nó có thể đến từ nội bộ như khả năng quản lý đội nhóm của các cấp quản lý, việc telesales hay việc thanh toán hợp đồng

Sức mạnh của Danh sách vấn đề

Hai công nhân trong Bộ phận Giao hàng của một công ty làm việc vào một buổi tối thứ Sáu để giao các đơn hàng muộn. Một người nhìn thấy một vấn đề sắp xảy ra và nói với người kia rằng: “Chúng ta không thể gửi gói hàng này đi, đơn này không đúng”.

Mô hình EOS giúp chủ doanh nghiệp thay đổi tổ chức như thế nào?

Khi bạn khao khát một điều gì đó, cả vũ trụ sẽ hợp lực giúp bạn đạt được điều đó (Paulo Coelho – Nhà giả kim). Có lẽ đây là châm ngôn sống của rất nhiều người trong chúng ta, đặc biệt là những anh chị làm chủ doanh nghiệp – những người có đầy