Cuộc họp Level 10 meeting có tên gọi như vậy vì được các thành viên đánh giá theo thang điểm từ một đến mười sau khi kết thúc cuộc họp. Việc đánh giá này với mục đích để xem xét cuộc họp có đang diễn ra một cách hiệu quả hay không, điều gì còn thiếu sót và cần cải thiện.
Đến thời điểm hiện tại bạn đã dành bao nhiêu thời gian cho các cuộc họp tại tổ chức, và có chắc rằng nó mang lại hiệu quả. Có một sự thật là, hầu hết các thành viên đều cho rằng họ bị mắc kẹt trong cuộc họp và tham gia như một quy trình bắt buộc.
Vậy, cuộc họp Level 10 Meeting có gì đặc biệt khiến hơn 142,200 doanh nghiệp trên thế giới lựa chọn chương trình họp này. Hãy cùng BSS Việt Nam tìm hiểu 5 sự thật ít ai biết về cuộc họp Level 10 Meeting:
Nội dung bài viết
1. Khung cuộc họp được thiết kế có chủ đích riêng, không đơn thuần là sắp xếp vào cho đủ
Khung cuộc họp Level 10 Meeting được thiết kế dựa trên nghiên cứu khoa học về tâm lý con người và các nguyên tắc quản trị hiện đại, nhằm mục đích review, thúc đẩy công việc, gắn kết đội ngũ và giải quyết vấn đề hiệu quả.
Cuộc họp kéo dài trong vòng 90 phút. Thông qua các nghiên cứu và khảo sát, 90 phút là khoảng thời gian con người duy trì được sự tập trung và năng lượng tốt nhất. Họp nhiều hơn khoảng thời gian đó, mọi người sẽ mất dần năng lượng cũng như khả năng giải quyết tốt vấn đề.
Level 10 meeting bắt đầu từ phần Chia sẻ tin tốt (Good News). Các thành viên lần lượt chia sẻ về một tin tốt trong cuộc sống và trong công việc. Điều này tạo nên tâm lý thoải mái, tạo nền tảng để mọi thành viên có thể giải quyết vấn đề, đưa ra các phương pháp tối ưu ở phần sau.
Phần review các chỉ số kinh doanh (Scorecard), review Công việc ưu tiên (Rocks) sẽ hướng mọi người tập trung vào kết quả công việc, luôn bám sát những gì mình đang làm và kịp thời phát hiện vấn đề cản trở để giải quyết trong phần sau.
Phần Phản hồi của khách hàng và nội bộ (Headline) giúp nhà quản lý nắm bắt được tình hình khách hàng vừa qua trong tuần và từ hoạt động nội bộ để kịp thời điều chỉnh các chiến lược, các chính sách nhanh nhất có thể.
2. Là công cụ quản lý thời gian hiệu quả, nâng cao tính kỷ luật của người tham dự
Cuộc họp Level 10 Meeting giúp nhân viên theo dõi các chỉ số phải hoàn thành hàng tuần đồng thời luôn tập trung vào các công việc ưu tiên hàng quý. Điều đó giúp nâng cao tính chủ động trong công việc, mọi thành viên đều tự quản lý thời gian của mình để tập trung làm những việc quan trọng thay vì suốt ngày làm các công việc không liên quan.
Hay nói cách khác Level 10 Meeting là một công cụ để nhắc nhở nhân viên và mang đến tính trách nhiệm, thực thi công việc.
Hầu hết mọi người đều thừa nhận tầm quan trọng của tính kỷ luật thế nhưng ít ai ép được mình vào khuôn khổ. Level 10 meeting sẽ giúp bạn xây dựng và hình thành tính kỷ luật thông qua việc:
- Cuộc họp bắt đầu và kết thúc đúng giờ: bắt đầu đúng giờ để chúng ta chủ động sắp xếp công việc và không phải chờ đợi nhau làm mất thời gian của mọi người. Kết thúc đúng giờ, buộc chúng ta phải tập trung vào xử lý vấn đề, không nói lang man dài dòng ảnh hưởng đến năng lượng làm việc của người khác.
- Review Scorecard, Rock hàng tuần để chúng ta luôn duy trì thực hiện hàng tuần chứ không đợi đến nước tới chân mới nhảy như cách đo lường hàng tháng hàng quý.
Cuộc họp của bạn có duy trì vào cùng ngày, cùng giờ, bắt đầu và kết thúc đúng hay chưa?
3. Có thể giúp doanh nghiệp giải quyết hàng loạt vấn đề bằng cách khai thác tối đa năng lực suy nghĩ của đội ngũ
Cuộc họp Level 10 Meeting tập trung vào quá trình giải quyết vấn đề theo nguyên tắc IDS (Xác định – Thảo Luận – Giải quyết). Ở các cuộc họp thông thường, các thành viên cùng nhau tranh luận nhưng cuối cùng không chốt được phương pháp khả thi nhất.
Với cuộc họp Level 10 Meeting sẽ dẫn dắt các thành viên đi từ việc Xác định vấn đề (1), mọi người cùng nhau thảo luận (2), và đưa ra phương án khả thi (3). Đảm bảo rằng mọi ý kiến của thành viên được ghi nhận, không đi lạc hướng, trên hết là đảm bảo lợi ích của tổ chức.
Các vấn đề quan trọng được ưu tiên giải quyết trước, đi sâu và tìm ra nguyên nhân gốc rễ để giải quyết tận gốc. Khác với các cuộc họp khác, việc giải quyết các vấn đề theo nguyên tắc IDS sẽ giúp bạn chốt được phương án giải quyết. Bên cạnh đó ý kiến của các thành viên sẽ được ghi nhận ở phần thảo luận, mọi người đều có thể nêu ra ý kiến của mình, không phụ thuộc vào sếp.
Tinh thần của cuộc họp Level 10 Meeting là tạo một môi trường cởi mở, trung thực, xác định và tìm kiếm phương án giải quyết vấn đề, mọi thứ được sự góp ý từ các thành viên.
4. Có khả năng nâng cao năng lực điều phối cuộc họp cho các thành viên tham gia họp
Khung cuộc họp với nguyên tắc điều phối xoay vòng, các thành viên luân phiên đóng vai trò là người điều phối sẽ hình thành thói quen, sự chủ động, thông qua đó là nâng cao kỹ năng của mình. Nhiệm vụ của người điều phối là dẫn dắt luồng trò chuyện vào đúng trọng tâm và chốt được các công việc cần làm cho mỗi vấn đề.
Điều phối cuộc họp đi đúng hướng chính là sử dụng thời gian một cách hiệu quả và trên hết tạo cơ hội cho mọi người tương tác với nhau, giúp các thành viên tăng khả năng giao tiếp và trình bày.
Khi thực hành kỹ năng điều phối cuộc họp tốt, các thành viên sẽ tự tin hơn trong các cuộc họp của công ty, cuộc họp với đối tác và quan trọng hơn hết là khả năng dẫn dắt để đạt được mục đích cuối cùng của mỗi cuộc họp.
5. Hiệu quả xuất hiện sau ít nhất 4 lần thực hành đúng nguyên tắc
Nếu tuân thủ đúng các nguyên tắc tổ chức cuộc họp, sự thay đổi sẽ xuất hiện sau ít nhất 4 lần tổ chức. Đây là kết quả ghi nhận dựa trên kinh nghiệm triển khai EOS tại Việt Nam của BSS.
Qua đến cuộc họp thứ 4, các thành viên đã quen thuộc với các chỉ số scorecard, các công việc ưu tiên rocks của bản thân và có được sự tập trung vào giải quyết vấn đề. Sự cởi mở và trách nhiệm trong công việc cũng được nâng cao qua mỗi lần tổ chức. Người điều phối cũng quen với cách tổ chức và dẫn dắt mạch trao đổi ra được giải pháp cho mỗi vấn đề.
Chỉ thông qua khung cuộc họp này, mà doanh nghiệp có thể tiết kiệm được rất nhiều thời gian (rút ngắn thời gian họp trung bình từ 4-5 giờ/tuần xuống còn 1giờ30/tuần), phát hiện và giải quyết kịp thời nhiều vấn đề, đội ngũ luôn theo sát công việc thì doanh nghiệp nên áp dụng sớm nhất có thể.
…………..
Một trong những lý do mà các doanh nghiệp không hoàn thành được các mục tiêu đề ra, hay sự thất bại ở các dự án chính là họ không dành thời gian để theo dõi, bám sát hàng tuần. Vì vậy các vấn đề không được giải quyết nhanh chóng và cũng không tự động biến mất, chúng được kéo dài cho đến khi mọi người nhận ra chúng… Lúc này có phải quá trễ để chúng ta giải quyết vấn đề?
Việc sử dụng chương trình cuộc họp hàng tuần Level 10 đã được minh chứng bởi hơn 142,200 công ty trên toàn thế giới. Qua quá trình review các chỉ số kinh doanh (Scorecard), và review công việc ưu tiên hàng quý (Rocks) giúp các thành viên nhận diện được các vấn đề đang gặp phải một cách kịp thời. Đồng thời giúp theo dõi tiến độ công việc, đạt được những bước tiến quan trọng và hoàn thành mục tiêu.
Để bắt đầu trải nghiệm cuộc họp Level10Meeting, bạn hãy tham khảo bài viết hướng dẫn và xem video của chúng tôi dưới đây.
– Quy trình tổ chức cuộc họp bài bản theo chuẩn L10 Meeting
– Hướng dẫn tổ chức cuộc họp L10 Meeting
Nếu gặp khó khăn trong quá trình xây dựng Scorecard, Rocks cho công ty, hãy liên hệ với BSS Việt Nam để được hỗ trợ tư vấn: 0901 866 922
Để tải bộ công cụ EOS bao gồm cả công cụ Level 10 Meeting bạn có thể nhấn vào link sau:
https://bssvietnam.com/bo-cong-cu-eos/
Theo BSS Việt Nam