Chủ Doanh nghiệp nên “đứng bên ngoài” cuộc họp

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

Nếu là chủ doanh nghiệp hoặc CEO, bạn hãy “đứng bên ngoài” cuộc họp. Thay vì quá “dấn thân” vào những cuộc họp, những người đứng đầu doanh nghiệp hãy chuyển sang chế độ quan sát và tạo sân chơi cho các “cầu thủ” của mình.

Vậy làm thế nào để tạo ra sân chơi này và hiệu quả mang lại là gì, hãy cùng theo dõi nội dung bài viết sau đây:

1. Thực trạng họp hành hiện nay

Nói về thực trạng, chắc bạn đã nghe rất nhiều về tình hình hội họp trong các doanh nghiệp hiện nay và đâu đó là ngay trong tổ chức của bạn. Có thể kể đến như: các cuộc họp kéo dài quá lâu, họp đột xuất, họp giao ban, họp tràn làn không giải quyết được vấn đề. Các cuộc họp thường là nơi mọi người bàn tán lan man ra ngoài, hoặc chỉ có mình sếp nói từ đầu tới cuối.

Các cuộc họp mệt mỏi tốn nhiều thời gian

Nhưng chúng ta vẫn rất trung thành với các cuộc họp, vẫn phải tổ chức họp thường xuyên. Vì cuộc họp chính là nhịp đập, là sự kết nối các thành viên trong tổ chức, để triển khai dự án và giải quyết các vấn đề phát sinh hàng ngày.

Là người làm chủ, bạn có đang gặp phải các thách thức này, bạn muốn thay đổi cuộc chơi hay tiếp tục thiêu đốt hàng giờ mỗi tuần chỉ để họp và la hét vật vã?

2. Mở khóa các vấn đề phát sinh từ cuộc họp

Chúng ta đơn thuần thấy mệt mỏi từ những cuộc họp nhưng lại không nghĩ đến chính những cuộc họp này đang “g.iết” sự nhiệt tình và chủ động của những nhân viên từng rất ưu tú khi bước vào tổ chức. Họ trở nên bị động và dần biến thành những zombie công sở.

“Đội ngũ bị động do cách lãnh đạo của những người đứng đầu doanh nghiệp” – điều này có thể làm tổn thương bạn, nhưng một khi chấp nhận sự tổn thương này, tôi tin rằng bạn đã bước được nữa chặng đường.

Tại sao nói đội ngũ bị động do cách lãnh đạo? Bạn có đang điều phối các cuộc họp như thế này:

  • Bạn luôn muốn nói thật nhiều tại các cuộc họp, ý kiến của bạn luôn quan trọng nhất và mọi người phải lắng nghe.
  • Phương án giải quyết vấn đề của bạn là tốt nhất, cho dù có ai nêu phương án gì đi chăng nữa, cuối cùng vẫn là phương án của bạn.
  • Không ai muốn mở miệng trao đổi hay nêu vấn đề gì, bởi vì người nào nêu vấn đề thì người đó thường sẽ là người giải quyết vấn đề đó.
  • Không có mục tiêu chung, chỉ có mục tiêu phòng ban và cá nhân, việc ai nấy làm.

Nếu bạn đang làm từ 2 trong 4 ý trên, bạn đang vô tình tạo ra sức ỳ trong đội ngũ, và điều này khiến họ rơi vào thế bị động:

  • Bạn không tạo cơ hội cho nhân viên được nói, bạn không tạo ra tiếng nói chung, sau một thời gian sẽ không còn ai muốn nói gì, mọi người đi làm vì đồng lương hàng tháng, không màng đến lợi ích lâu dài.
  • Bạn không lắng nghe và ghi nhận (cho dù phương án của bạn luôn tốt hơn), sẽ không còn ai muốn nói gì với bạn, hãy nhớ rằng ai cũng có nhu cầu được thể hiện bản thân.
  • Bạn không công tâm trong giải quyết vấn đề, thay vì tìm hiểu nguyên nhân và trao đổi cách giải quyết, bạn thường trách móc ngay lúc đó. Bạn sẽ không thấy nhân viên của mình nêu vấn đề nữa, không phải là mọi thứ vẫn ổn mà là họ không muốn nói với bạn.

3. Đã đến lúc “đứng bên ngoài” cuộc họp

cuoc-hop-eos

Hãy tạo sân chơi cho các cầu thủ của chúng ta chuyền bóng và sút vào khung thành. Đứng ngoài ở đây không có nghĩa là bạn không tham gia cuộc họp, mà bạn hãy nhường sân khấu từ từ lại cho đội ngũ, bắt đầu bằng việc chỉ tham gia điều phối, đặt câu hỏi, lắng nghe và quan sát những gì đang diễn ra.

Bằng việc “đứng bên ngoài” cuộc họp, bạn sẽ nhận thấy rất nhiều điều mà trước đây mình không nhận ra:

  • Bạn hiểu được nhiều thứ về doanh nghiệp của mình, chuyện gì đang thật sự diễn ra, được thể hiện bởi chính những người trong cuộc.
  • Bạn thấy rõ năng lực của từng người trong đội ngũ của mình, cách họ đối mặt với vấn đề, giải quyết nó.
  • Bạn thấy sự kết nối của các thành viên trong cuộc họp, họ có đang “thật” với nhau hay không?

Khi là người trong cuộc, trực tiếp tranh luận các vấn đề, chúng ta sẽ bị nội dung của cuộc họp lấn át, không còn nhìn nhận một cách khách quan.

Bằng cách chuyển dịch vị trí của mình ra bên ngoài một chút, bạn sẽ thấy được bức tranh toàn cảnh công ty, bạn sẽ tạo cơ hội cho nhân viên của mình “được” chủ động và tỏa sáng trong công việc. Bạn cũng sẽ có được sự đóng góp, sự hỗ trợ nhiệt tình từ chính những người mà bạn cho là phải “thúc ép” hằng ngày trước đây.

Vậy làm như thế nào để “đứng bên ngoài” cuộc họp?

4. Bí quyết “đứng bên ngoài” cuộc họp hiệu quả

Để đứng bên ngoài cuộc họp, chúng ta cần tạo ra luật chơi cho các cầu thủ trước, tức là cần có khung cuộc họp và các thành viên phải tuân thủ theo luật này.

Như một trận đấu, cuộc họp cũng có nguyên tắc riêng của nó, đó là:

  • Bắt đầu và kết thúc đúng giờ
  • Được tổ chức vào một khung giờ cố định trong tuần (tạo thành nề nếp)
  • Cần có một người điều phối và một thư ký ghi chép lại nội dung cuộc họp
  • Luật chơi là khung cuộc họp và điểm chiến thắng chính là giải quyết vấn đề phải ra được To-do (hành động để giải quyết vấn đề)

Để thực hành khung cuộc họp này, bạn hãy đọc bài viết sau và tuân thủ theo đúng 7 phần trong đó: Khung cuộc họp Level 10 Meeting của EOS

Một số lưu ý cho cuộc họp này:

  • Nhìn thì thấy có vẻ đơn giản, nhưng thường chúng ta sẽ phạm sai lầm và không tuân thủ đúng, đặc biệt là những lúc tâm trạng (cảm xúc) đang lên, giống như việc các cầu thủ đã biết luật nhưng vẫn phạm sai lầm. Do đó, vai trò của người điều phối là vô cùng quan trọng, để kéo cuộc họp đi đủ 7 phần và giải quyết được vấn đề (ghi bàn thắng).
  • Thực hành liên tục và đều đặn hàng tuần, ngay cả chủ doanh nghiệp hay CEO. Nên nhớ rằng thói quen được hình thành nên từ kỷ luật. Nếu không tuân thủ áp dụng đều đặn, cuộc họp của bạn sẽ trở về như cũ.
  • Tập trình bày một cách ngắn gọn. Khi thực hành cuộc họp này bạn sẽ quen với việc nêu vấn đề trong một câu, đưa ra phương án ngắn gọn và có hành động cụ thể. Chắc bạn cũng biết, nói dong dài thì dễ nhưng để tóm gọn lại trong một câu mới khó, nhưng thông qua cuộc họp này bạn sẽ tập được điều đó, vừa giúp tiết kiệm thời gian chung vừa đảm bảo mọi người nắm được những điều bạn nói và thư ký có thể ghi chú lại kịp thời.
  • Cách đặt câu hỏi. Khung cuộc họp này đã cung cấp những câu hỏi mẫu để người điều phối đặt ra, hãy thực hành đầy đủ và bằng một cách khéo léo. Mục đích của việc đặt câu hỏi là để khơi gợi vấn đề, tạo cơ hội cho mọi người giao tiếp. Đừng đặt những câu hỏi mỉa mai hay đi vào ngõ cục.

Cuối cùng, khi mọi người đã tuân thủ luật chơi và biết cách “ghi bàn thắng”, áp lực của bạn cũng giảm dần. Là CEO hoặc chủ doanh nghiệp, bạn sẽ là người điều phối khi bắt đầu áp dụng cuộc họp này cho đến khi mọi người quen với nhịp của nó. Bạn cùng xử lý vấn đề của đội ngũ, bạn nêu vấn đề và đội ngũ chủ động đưa phương án giải quyết cho bạn. Bạn sẽ lui dần về quan sát các thành viên trong sân đấu, biết được tình hình “thật” của doanh nghiệp, năng lực của từng người và tạo điều kiện cho họ tỏa sáng.

Vai trò của thư ký là ghi chú lại những vấn đề phát sinh, các phản hồi trong tuần, cách giải quyết vấn đề và cuối cùng là chốt lại phương án cho mỗi vấn đề. Nếu không thể tham gia cuộc họp, bằng cách đọc lại biên bản này, bạn sẽ nắm được chuyện gì đang xảy ra trong tuần qua và đội ngũ của bạn đang làm gì để xử lý chúng.

5. Họp hành đã tốt, nhưng chưa đủ

Cuộc họp là một phần không thể thiếu và nó sẽ phát huy hết nội lực của mình khi tổ chức của bạn đã có một khung vận hành ổn. Nếu phần khung này chưa ổn, cuộc họp này sẽ làm chúng lộ diện và đây chính là lúc bạn nhận ra các vấn đề ẩn sâu trong tổ chức.

Các vấn đề trong khung vận hành có thể lộ diện khi áp dụng cuộc họp EOS:

  • Chưa xây dựng được sơ đồ giải trình trách nhiệm rõ ràng và minh bạch. Giống như vai trò của các cầu thủ trên sân, nếu bạn không làm rõ vai trò của từng người và công khai cho những người khác cùng biết. Vậy ai sẽ là người sút banh, ai sẽ là người bắt bóng? Giống như khi một vấn đề được nêu ra, đây là vấn đề của phòng ban nào, ai sẽ xử lý nó, phối hợp cùng với ai? Nếu không trả lời được, tức là bạn cần xem lại sơ đồ này và làm nó trở nên quen thuộc đến độ mỗi nhân viên của bạn khi nhìn vào từng vấn đề đều biết ai là người phụ trách. Xem hướng dẫn xây dựng Sơ đồ giải trình trách nhiệm tại đây
  • Chưa xây dựng kế hoạch kinh doanh, mục tiêu cụ thể. Nếu chưa xây dựng hoặc xây nhưng chỉ có mình bạn biết, bạn sẽ nhận ra đội ngũ của mình đang mang những vấn đề sự vụ không trọng tâm vào cuộc họp của bạn, bạn sẽ nhận thấy mỗi người đưa phương án giải quyết một kiểu và không phục vụ cho mục tiêu chung của công ty. Điều này gây hao tổn nguồn nhân lực và thời gian quý giá. Đội ngũ không biết chúng ta đang nỗ lực cho mục tiêu chung nào và sự đóng góp của họ hiện diện ra sao trong tổ chức này. Cuối cùng, như đã nói, họ là những người làm việc vì đồng lương cuối tháng. Xem hướng dẫn xây dựng mục tiêu ưu tiên hàng quý
  • Các chỉ số đo lường rời rạc, quá nhiều hoặc không quan trọng: Bạn đang đo lường hoạt động tổ chức của bạn bằng những chỉ số nào? Bạn sẽ có một danh sách khá dài trong thời gian đầu, nhưng sau một thời gian, bạn sẽ nhận ra là mình chỉ tập trung vào vài chỉ số. Vậy thì đừng nên gây thêm sự rối loạn cho tổ chức, hãy chọn những chỉ số quan trọng nhất, ai là người chịu trách nhiệm cho chỉ số đó là quy về hàng tuần để đội ngũ của bạn kịp thời nhận diện và giải quyết các vấn đề. Xem hướng dẫn xây dựng Bảng chỉ số đo lường hàng tuần

Làm tốt những điều trên đây, bạn đã có một khung vận hành bài bản theo Mô hình vận hành EOS – Mô hình vận hành chuẩn đang được áp dụng phổ biến trên thế giới dành cho doanh nghiệp SME.

Một khung vận hành chuẩn sẽ giúp đội ngũ có cùng chung tiếng nói, biết phải làm gì và tại sao lại làm như vậy, một bộ máy làm việc năng suất, tự động, biết nhận diện vấn đề và tự điều chỉnh sao cho phù hợp. Bạn có muốn một bộ máy tự vận hành như vậy trong tổ chức? Bạn có muốn “đứng bên ngoài” cuộc họp và nhìn đứa con tinh thần của mình ngày một lớn lên?

Hãy bắt đầu ngay hôm nay với việc tổ chức cuộc họp theo khung chuẩn của EOS. Bạn có thể đọc bài viết hướng dẫn hoặc liên hệ với BSS Việt Nam để được tư vấn thực hiện.

——

BSS Việt Nam hân hạnh đồng hành cùng doanh nghiệp Việt trong hành trình phát triển bền vững.

BSS Việt Nam là công ty đầu tiên tại Việt Nam tư vấn doanh nghiệp vận hành theo Mô hình EOS, được nhượng quyền bởi tổ chức EOS Worldwide Hoa Kỳ, dưới sự dẫn dắt của chuyên gia EOS Worldwide đầu tiên tại Việt Nam Mrs. Nguyễn Thị Nghĩa.

Các khách hàng của BSS Việt Nam: Lê Vỹ Group, Việt An Group, VNFlour, Cải Tiến Xanh, Đặng Gia Trang, Gỗ Phương Đông, Platerra, Bệnh viện Răng Hàm Mặt SG,…

6. Thông tin liên hệ

Công ty Cổ phần Tư vấn Quản trị BSS Việt Nam

Tầng 4, Tòa nhà WNW, 236/43/2 Điện Biên Phủ, P.17, Q. Bình Thạnh

SDT: 0901 866 922 – info@bssvietnam.com

Bạn đang lên Kế hoạch Kinh doanh 2022?

Bạn không biết xây dựng các mục tiêu như thế nào cho hiệu quả, không biết liệu các mục tiêu có được thực thi bởi đội ngũ hay không?

Nhấn vào hình bên cạnh để xem video record: NGUYÊN TẮC LẬP VÀ THỰC THI KẾ HOẠCH KINH DOANH HIỆU QUẢ bởi chuyên gia nhiều kinh nghiệm.

SIMPLAMO
PHẦN MỀM SỐ HÓA CÔNG CỤ EOS

QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP TOÀN DIỆN
CHỈ TRONG MỘT NỀN TẢNG DUY NHẤT

Nền tảng thông dụng cho các nhà quản lý, CEO phát triển, theo dõi, trao quyền cho nhân sự, chinh phục các mô hình nổi tiếng: EOS/OGSM/BSC/OKR

Đơn giản - Dễ sử dụng - Tập trung vào yếu tố con người

Đừng bỏ lỡ

Masscom triển khai Mô hình vận hành doanh nghiệp EOS

Masscom triển khai Mô hình vận hành doanh nghiệp EOS, xây dựng lộ trình thực thi, hiện thực hóa tầm nhìn

1. Tổng  quan về Masscom Masscom Việt Nam được thành lập vào năm 2010, là doanh nghiệp chuyên về sản phẩm công nghệ. Qua quá trình phát triển và lớn mạnh, doanh nghiệp đã cho ra các dòng điện thoại, tablet, smartphone, laptop và các thiết bị kết nối thông minh (không dây) nhằm phục

Những yếu tố cốt lõi giúp doanh nghiệp vượt bão kinh tế khó khăn

Theo số liệu mới nhất từ Tổng cụ thống kê (GSO) cho thấy tốc độ phục hồi kinh tế của Việt Nam còn gập ghềnh, gây áp lực trong việc đạt được các mục tiêu kinh tế. Trước nền kinh tế đầy biến động và không chắc chắn, chìa khóa để các doanh nghiệp sống

Đăng ký nhận bản tin

Chỉ có 5% nhà lãnh đạo được sinh ra với tài năng thiên bẩm, phần còn lại đều do quá trình học hỏi và tích lũy của bản thân. Hãy để chúng tôi giúp một bạn một tay bằng việc gửi các bài viết chuyên sâu về vận hành doanh nghiệp, về Hệ điều hành doanh nghiệp EOS và cập nhật lịch tổ chức sự kiện EOS TALK, Workshop hàng tháng.