Xây dựng một đội ngũ đoàn kết và hiệu quả là một công việc khó khăn. Chúng ta thường làm mọi thứ trở nên phức tạp và tự tạo ra nhiều rào cản, thực tế giữ cho quá trình này ở trong trạng thái đơn giản mới là điều cần thiết.
Đối với đa số các tổ chức, tinh thần làm việc tập thể vẫn còn nhiều mơ hồ, họ đã vô tình vấp phải năm lỗi thường gặp nguy hiểm, 5 điểm này đã được tác giả Patrick Lencioni – Nhà sáng lập kiêm chủ tịch tập đoàn Table phân tích trong cuốn 5 điểm chết trong teamwork. Bài viết ngày hôm nay BSS cô đọng 5 điểm chết này và đưa ra phương pháp giải quyết triệt để.
- Điểm chết thứ nhất nằm ở việc thiếu Sự tin tưởng giữa các thành viên trong nhóm, đây cũng là nền tảng cho phép các điểm chết khác xuất hiện. Họ thật sự không thoải mái chia sẻ với nhau về các sai phạm hay điểm yếu của mình. Họ hay có lý do để phòng thủ và dè chừng nhau trong lúc làm việc. Họ ngại tham gia các cuộc họp, ngại yêu cầu giúp đỡ hoặc đề nghị giúp đỡ người khác.
- Việc không thể xây dựng sự tin tưởng là rất có hại vì nó dẫn đến điểm chết thứ hai là Sự xung đột. Các nhóm mà các thành viên thiếu sự tin tưởng sẽ không thể có cuộc tranh luận cởi mở và nhiệt tình. Họ thường trao đổi giả tạo và thường dè dặt trong việc phát biểu ý kiến.
- Việc thiếu đi những xung đột lành mạnh là một vấn đề bởi nó dẫn đến điểm chết thứ ba là Thiếu cam kết. Khi không thể phát biểu ý kiến một cách cởi mở và nhiệt tình, các thành viên trong nhóm hiếm khi hoặc không bao giờ cảm thấy gắn bó và tận tâm thực hiện các quyết định, mặc dù họ có thể tỏ ra đồng ý trong suốt các cuộc họp.
- Do thiếu sự cam kết thật sự, các thành viên trong nhóm có khuynh hướng né Tránh trách nhiệm, cũng chính là điểm chết thứ tư. Khi thiếu cam kết đối với một kế hoạch hành động cụ thể, ngay cả những người chú tâm và nhiệt huyết cũng thường dè dặt trong việc nhắc nhở đồng nghiệp của mình khi họ có hành động và cử chỉ có thể gây ra ảnh hưởng tiêu cực đến lợi ích nhóm.
- Việc không thể ràng buộc lẫn nhau về trách nhiệm sẽ tạo điều kiện cho điểm chết thứ năm xuất hiện đó là Sự không chú tâm vào kết quả xảy ra khi các thành viên trong nhóm đặt nhu cầu cá nhân hoặc thậm chí là nhu cầu phòng ban lên trên mục tiêu chung của tập thể.
5 điểm chết này giống như một chuỗi mắt xích, quá trình làm việc nhóm sẽ xấu đi dù chỉ có một điểm chết xuất hiện. Có nhiều yếu tố khiến cho quá trình làm việc nhóm của đội ngũ không hiệu quả, doanh nghiệp cần nhiều thời gian để giải quyết triệt để từng vấn đề, và ngay khi một vấn đề sinh ra đều làm cho các vấn đề khác hoạt động.
Chính vì vậy doanh nghiệp cần phải vận hành theo một mô hình đơn giản, loại bỏ được 5 điểm chết teamwork ở trên, tạo ra một đội ngũ gắn kết có tính trách nhiệm và kỷ luật. Khi đó, doanh nghiệp cũng không mất quá nhiều thời gian đau đầu suy nghĩ về vấn đề con người trong tổ chức.
Vận hành doanh nghiệp theo mô hình vận hành doanh nghiệp EOS giúp doanh nghiệp xây dựng được môi trường làm việc gắn kết, có tính trách nhiệm, xử lý triệt để 5 điểm chết trong teamwork. Thông qua các công cụ mô hình EOS tạo ra một môi trường xóa bỏ được các điểm chết này, và xây dựng một đội ngũ khỏe mạnh.
- Khung cuộc họp Level 10 meeting xử lý điểm chết đầu tiên “thiếu sự tin tưởng”, tạo nền tảng giải quyết vấn đề thứ 2 “Sợ xung đột” trong doanh nghiệp
Bắt đầu cuộc họp với việc chia sẻ một tin tốt hàng ngày, giúp mọi thành viên gia tăng sự tin tưởng qua việc trao đổi tin tốt trong vòng 5p.
Mọi người thường bỏ qua những trao đổi nhỏ nhặt hàng ngày, khi không có yếu tố nào để gợi mở thì đội nhóm cũng không duy trì các trao đổi thường xuyên. Khung cuộc họp tuần Level 10 meeting với phần đầu tiên cho phép mọi người chia sẻ thông tin hoặc các trải nghiệm “cá nhân” trong vòng 5 phút, giúp các thành viên trong nhóm bắt đầu hình thành sự gắn kết cá nhân với nhau nhiều hơn và làm quen với nhau từ những câu chuyện đời và trải nghiệm thú vị. Điều này là tăng sự cảm thông và hiểu biết lẫn nhau. Một lượng nhỏ thông tin có thể bắt đầu xóa bỏ khoảng cách giữa mọi người.
Bước đầu thực hành cuộc họp Level 10 meeting giúp mọi người dần tạo sự tin tưởng, cởi mở hơn.
- Xây dựng xung đột lành mạnh trong tổ chức
Thông thường khi mọi người trong nhóm thiếu sự tin tưởng cho nên họ cũng lo ngại sự xung đột xảy ra. Tuy nhiên, một tổ chức hoạt động mạnh mẽ luôn ủng hộ sự xung đột lành mạnh diễn ra trong đội nhóm, điều này cho phép mọi người đều nêu được ý kiến của bản thân và tháo gỡ các vấn đề.
Cuộc họp Level 10 meeting giúp mọi người cởi mở hơn trong quá trình họp hành, khi mọi người đã bắt đầu hình thành sự tin tưởng ở phần đầu tiên, đây là yếu tố chủ chốt để đội nhóm có được những xung đột tích cực.
Thực tế mỗi cá nhân đều có suy nghĩ riêng của mình, nhưng đôi khi họ lại phòng thủ trước các xung đột trong môi trường làm việc. Cuộc họp Level 10 Meeting bên cạnh giải quyết điểm chết thứ nhất, cũng sẽ giải quyết điểm chết này tại phần giải quyết vấn đề theo nguyên tắc IDS. Khi giải quyết vấn đề theo nguyên tắc IDS sẽ dẫn dắt mọi người cùng nhau thảo luận đưa ra ý kiến cá nhân, ai cũng có cơ hội trình bày quan điểm của mình dựa trên lợi ích chung và các thành viên đều nhận thấy rằng ý kiến của mình được ghi nhận mặc dù nó có chính xác hay không.
- Tự chủ cam kết với mục tiêu của doanh nghiệp
Tinh thần thiếu sự cam kết ở một đội nhóm xuất hiện khi các thành viên mơ hồ về định hướng và những ưu tiên trong việc.
Các doanh nghiệp vận hành theo mô hình EOS cung cấp cho mọi người định hướng rõ ràng trong bức tranh chung của doanh nghiệp. Khi vận hành theo mô hình EOS đội nhóm sẽ đảm bảo sự cam kết bằng cách đặt ra thời hạn cho các mốc mục tiêu cụ thể (thể hiện rõ ràng qua Rocks – công việc ưu quý), và công khai các mục tiêu, điều này giúp các thành viên làm rõ các mục tiêu mà đội nhóm cần đạt được và nắm được công việc của nhau. Việc ấn định thời hạn rõ ràng cho các mục tiêu khiến đội ngũ trách nhiệm hơn về vai trò của mình, và cam kết thực hiện chúng.
- Xây dựng thần trách nhiệm liên tục
Khi thiếu sự cam kết các thành viên cũng không xây dựng được tinh thần trách nhiệm trong công việc. Để giải quyết điểm chết này mô hình EOS cung cấp công cụ sơ đồ giải trình trách nhiệm giúp doanh nghiệp làm rõ nét vai trò, chức năng cần phải đảm nhận của mỗi thành viên.
Song song đó, các mục tiêu đã được xây dựng trong quý (Rocks) cũng được review hàng tuần, cho phép đội nhóm thường xuyên cập nhật về tiến độ trong công việc, thường xuyên trao đổi với nhau về mục tiêu đã được đề ra, mọi người cảm thấy được mình và đội nhóm đang làm việc như thế nào để hoàn thành mục tiêu và không né tránh trách nhiệm.
- Hướng đội ngũ đến đến kết quả chung
Một đội nhóm hoạt động thiếu tin tưởng lẫn nhau, sợ xung đột, thiếu cam kết, trốn tránh trách nhiệm và làm mọi người không quan tâm đến kết quả chung, đây là điểm chết cuối cùng trong teamwork.
Cách xử lý điểm chết thứ 3 và 4 đã giúp doanh nghiệp đưa ra những mục tiêu cần đạt được và tuyên bố theo đuổi kết quả cụ thể giúp mọi người làm việc với tinh thần quyết tâm. Để giải quyết triệt để điểm chết thứ 5, các doanh nghiệp vận hành theo mô hình EOS, không ngừng truyền thông Tầm nhìn rõ ràng với toàn bộ đội ngũ chỉ trên 2 trang giấy, cho mọi người thấy được tầm quan trọng của bạn thân đến bức tranh lớn của doanh nghiệp. Và khi đội ngũ nhìn thấy rõ sự đóng góp của mình, điều này mang lại cho các thành viên có được cảm giác thuộc về tổ chức. Mọi người thấy được họ đang ở trong một đội nhóm làm việc hết mình và tin tưởng lẫn nhau để chiến thắng mục tiêu.
Khi vận hành theo EOS các doanh nghiệp sẽ dần xóa bỏ được lần lược 4 điểm chết đầu tiên và gỡ bỏ điểm chết cuối cùng, tạo ra một đội ngũ gắn kết:
- Tổ chức cuộc họp sôi nổi và thú vị giúp xây dựng sự tin tưởng
- Cuộc họp ghi nhận và khai thác ý kiến của tất cả các thành viên, tập trung giải quyết vấn đề giúp tạo ra xung đột lành mạnh
- Tuyên bố mục tiêu rõ ràng, thời hạn hoàn thành các cột mốc của mục tiêu cụ thểgiúp xây dựng cam kết
- Sơ đồ giải trình trách nhiệm – xây dựng tinh thần trách nhiệm, cùng với quá trình review mục tiêu hàng tuần giúp liên tục duy trì tinh thần trách nhiệm của đội ngũ
- Hướng toàn bộ đội ngũ vào tầm nhìn chung, mục tiêu chung của doanh nghiệp.
Đề tìm hiểu về mô hình vận hành doanh nghiệp EOS, mời bạn nhấn vào link sau đây và bắt đầu xây dựng một đội ngũ làm việc khỏe mạnh.
Simplamo – phần mềm số hóa công cụ EOS, giúp chủ doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc triển khai mô hình EOS trong doanh nghiệp, rút ngắn thời gian xây dựng một đội ngũ khỏe mạnh.
BSS Việt Nam hân hạnh đồng hành cùng doanh nghiệp Việt trong hành trình phát triển bền vững.
BSS Việt Nam là công ty đầu tiên tại Việt Nam tư vấn doanh nghiệp vận hành theo Mô hình EOS, được nhượng quyền bởi tổ chức EOS Worldwide Hoa Kỳ, dưới sự dẫn dắt của chuyên gia EOS Worldwide đầu tiên tại Việt Nam Mrs. Nguyễn Thị Nghĩa.
Các khách hàng của BSS Việt Nam: Lê Vỹ Group, Việt An Group, VNFlour, Cải Tiến Xanh, Đặng Gia Trang, Gỗ Phương Đông, Platerra, Bệnh viện Răng Hàm Mặt SG,…