Những Vấn Đề Cần Tránh Để Xây Dựng Kỹ Năng Tổ Chức Cuộc Họp Hiệu Quả

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Cuộc họp là một trong những công cụ để tạo nên sự gắn kết của tổ chức, thế nhưng hầu hết các cuộc họp luôn mang đến cho nhân viên không khí nặng nề áp lực, hình thành nên cảm giác thờ ơ, né tránh. Những cuộc họp được lên lịch hàng tuần tuy nhiên làm thế nào để phát huy được sức mạnh của cuộc họp thì số ít làm được.
Vậy làm thế nào để tổ chức cuộc họp hiệu quả? Làm thể nào để hình thành kỹ năng tổ chức cuộc họp hiệu quả? Cùng BSS Việt Nam điểm qua những vấn đề sau đây để có thể cải thiện nhiều hơn trong việc tổ chức cuộc họp hiệu quả nhé!

Không xây dựng chương trình cuộc họp 

Các cuộc họp hầu như được diễn ra không có khuôn khổ, không tuân thủ theo chương trình họp được thiết lập trước. Chính vì không tuân theo cấu trúc đã quy định mà hầu hết các cuộc họp diễn ra lan man, tạo cơ hội cho cuộc họp đi lạc đề, tốn thời gian.

Khi không có chương trình họp rõ ràng các thành viên rất dễ đi chệch hướng và không tập trung vào các vấn đề cần giải quyết. Một thành viên đi chệch hướng và điều này kéo theo các thành viên khác cũng không tập trung vào vấn đề hiện tại.

Thiếu quản lý thời gian

Một trong những kỹ năng tổ chức cuộc họp hiệu quả đó chính là việc kiểm soát được thời gian của cuộc họp tránh việc mọi người đi lan man. Nhiều ý kiến nói rằng các cuộc họp hàng tuần được cho là “Kẻ giết thời gian trong tổ chức”. Đây là một vấn đề quan trọng khi nhiều cuộc họp được diễn ra không kiểm soát được thời gian. Mọi người dễ bị đi sâu vào các vấn đề không liên quan, và tranh luận những vấn đề chưa cần ưu tiên giải quyết.

Mặt khác thiếu quản lý về mặt thời gian là một trong những nguyên do khiến cho các vấn đề được giải quyết một cách vội vàng và không hiệu quả ở phút cuối. Bên cạnh đó các thành viên bỏ qua cuộc họp vì cho rằng đó là một sự lãng phí thời gian.

Hiện tại cuộc họp tại công ty của bạn có bắt đầu đúng giờ và kết thúc đúng giờ hay không?

kỹ năng tổ chức cuộc họp hiệu quả
                                                                                           Các vấn đề cần tránh để xây dựng kỹ năng tổ chức cuộc họp hiệu quả

Nhân viên sợ bị đánh giá trong cuộc họp.

Trong cuộc họp nhân viên của bạn có thường “góp lời” trong cuộc họp hay chỉ “góp mặt”. Có nhiều lý do khiến tâm lý của nhân viên cảm thấy không an toàn trong việc nêu ra các ý kiến cá nhân trong cuộc họp như: lo lắng bị đánh giá, ngại chia sẻ những gì đang nghĩ, cảm thấy không được ghi nhận…. Những điều này vô hình khiến cho cuộc họp không đạt được hiệu quả trong việc tìm cách giải quyết các vấn đề, cuộc họp thiếu đi sự góp ý, chia sẻ.

Cuộc họp là công cụ tốt để nhà lãnh đạo xây dựng sự tin tưởng, tinh thần làm việc giữa các thành viên. Tuy nhiên phần nhiều các thành viên đều có nỗi sợ về cuộc họp và có xu hướng tránh né chúng.  

Không phải bất kỳ ai cùng có kỹ năng tổ chức cuộc họp hiệu quả, dẫn dắt đội ngũ luôn tập trung với tinh thần thoải mái. Vậy làm thế nào để tạo tâm lý thoải mái trong cuộc họp, thúc đẩy năng lượng, nâng cao hiệu suất của nhân viên thay vì khiến cho nhân viên cảm thấy không an toàn trong môi trường của tổ chức?

Không duy trì sự tập trung vào vấn đề

Một trong những kỹ năng tổ chức cuộc họp hiệu quả chính là khai thác các vấn đề, dẫn dắt mọi thành viên đưa ra ý kiến giải quyết chúng.

Khi cuộc họp bắt đầu bước vào quá trình giải quyết vấn đề ngay sau đó lại không thể duy trì sự tập trung vào chúng, cuối cùng không xác định được các công việc cần làm. Cuộc họp là nơi luôn nhận về nhiều ý kiến từ phía các thành viên, tuy nhiên nhiều cuộc tranh luận hay bác bỏ ý kiến của các thành viên cũng bắt đầu từ đây. Trong quá trình thảo luận về vấn đề không chắc chắn rằng mọi góp ý của thành viên sẽ được ghi nhận và điều này khiến nhân viên cảm thấy ý kiến của mình không được tôn trọng. 

Sự mâu thuẫn giữa các thành viên bắt đầu xuất hiện, thời gian cuộc họp kéo dài nhưng cuối cùng vấn đề lại không được giải quyết triệt để. Một số trường hợp khác các thành viên xác định được phương pháp khả thi nhất nhưng cuối cùng không tạo ra được công việc cần làm và mọi thứ lại quay trở về trạng thái ban đầu.

Hãy thành thật nhìn lại, cuộc họp tuần của bạn có đang lãng phí thời gian hay không? Các vấn đề được kéo dài từ các tuần trước mà vẫn không được giải quyết? Bạn đang trăn trở làm thế nào để biến cuộc họp trở thành buổi thúc đẩy năng lượng nhân viên thay vì trở thành nơi căng thẳng? Làm thế nào để biết cách điều hành cuộc họp hiệu quả và kiểm soát tốt mọi hoạt động kinh doanh trong doanh nghiệp?

BSS Việt Nam gửi đến bạn quy trình tổ chức cuộc họp bài bản Level 10 Meeting. Quy trình cuộc họp Level 10 Meeting sẽ giúp thúc đẩy năng lượng đội ngũ hiệu quả, nuôi dưỡng môi trường làm việc cởi mở, trung thực, giúp bạn kiểm soát tốt cuộc họp của mình. 

Bên cạnh đó quy trình cuộc họp Level 10 tập trung vào quá trình giải quyết các vấn đề quan trọng, đi sâu và loại bỏ chúng. Chính vì vậy mà các vấn đề được theo dõi và giải quyết kịp thời, ra được công việc cần làm. 

Level 10 Meeting cung cấp cách thức điều hành một cuộc họp hiệu quả qua khung chuẩn để dẫn dắt đội ngũ trong quá trình họp, hy vọng qua bài viết ngày hôm nay sẽ giúp bạn nắm rõ những vấn đề cần tránh để thiết lập được kỹ năng tổ chức cuộc họp hiệu quả.

Kỹ năng tổ chức cuộc họp hiệu quả giúp doanh nghiệp sử dụng thời gian một cách hợp lý. Vậy cuộc họp Level 10 meeting thúc đẩy năng lượng đội ngũ, theo dõi và giải quyết vấn đề như thế nào hãy cùng mình đọc qua bài viết 5 Sự Thật Tìm Ẩn Ít Biết Về Cuộc Họp Level 10 Meeting.

>>>> Xem chi tiết bài viết tại đây.

Xem cách điều hành cuộc họp hiệu quả Level 10 Meeting tại đây

Gọi đến hotline của chúng tôi sau đây để đặt lịch hẹn gặp chuyên gia tư vấn về cuộc họp: 0901 866 922 

Để tải bộ công cụ EOS bao gồm cả công cụ Level 10 Meeting bạn có thể nhấn vào link sau:

https://bssvietnam.com/bo-cong-cu-eos/

Bạn đang lên Kế hoạch Kinh doanh 2022?

Bạn không biết xây dựng các mục tiêu như thế nào cho hiệu quả, không biết liệu các mục tiêu có được thực thi bởi đội ngũ hay không?

Nhấn vào hình bên cạnh để xem video record: NGUYÊN TẮC LẬP VÀ THỰC THI KẾ HOẠCH KINH DOANH HIỆU QUẢ bởi chuyên gia nhiều kinh nghiệm.

Đừng bỏ lỡ

5 NĂNG LỰC LÃNH ĐẠO GIÚP DOANH NGHIỆP TỰ VẬN HÀNH

Trong các cuộc gặp gỡ với các nhà lãnh đạo gần đây, tôi luôn đặt câu hỏi với họ rằng “Bạn có kỳ vọng gì ở doanh nghiệp của mình? Tầm nhìn lớn của bạn là gì?”. Ngay sau đó tôi đã nghe các câu trả lời tương đồng từ ba chủ doanh nghiệp tại

Đăng ký nhận bản tin

Chỉ có 5% nhà lãnh đạo được sinh ra với tài năng thiên bẩm, phần còn lại đều do quá trình học hỏi và tích lũy của bản thân. Hãy để chúng tôi giúp một bạn một tay bằng việc gửi các bài viết chuyên sâu về vận hành doanh nghiệp, về Hệ điều hành doanh nghiệp EOS và cập nhật lịch tổ chức sự kiện EOS TALK, Workshop hàng tháng.