Là chủ Doanh nghiệp, Bạn đã có các Báo cáo tài chính trong tay. Nhưng khi phát hiện ra các vấn đề trong các Báo cáo này (ví dụ như Doanh thu sụt giảm, Chi phí lương tăng cao hay Tiền khách hàng nhiều) thì mọi thứ đã xảy ra rồi và đã muộn để giảm thiểu thiệt hại. Vậy làm thế nào để có thể nhận diện được vấn đề ngay khi nó xảy ra, từ đó giúp xử lý vấn đề đồng bộ trên toàn Doanh nghiệp?
Câu trả lời đó là: Mỗi nhân viên cần có 1 chỉ số!
Thật vậy, việc mỗi nhân viên có 1 chỉ số sẽ giúp Doanh nghiệp có 8 lợi thế:
Nội dung bài viết
Lợi thế 1: Giúp mỗi người nêu rõ kì vọng với nhân viên và đánh giá được kịp thời năng lực của nhân viên
Hãy mường tượng một cuộc trao đổi giữa một Sales Manager với nhân viên sale của mình: “Tuần vừa rồi kết quả tốt chứ em?” và nhân viên trả lời: “Mọi việc tốt ạ”, nhưng sau đó phát hiện ra là nhân viên của mình không đi gặp khách hàng tiềm năng để có cơ hội chốt sales. Thay vào đó, nếu được định lượng mục tiêu bằng số liệu như “Có được 3 trên 5 Khách hàng trong tuần qua” thì Sales Manager sẽ biết nhân viên đó cần phải có 7 Khách hàng trong tuần tới để đạt được chỉ tiêu toàn tháng.
Lợi thế 2: Giúp nhân viên hiểu rõ kì vọng của cấp trên và tạo sự chịu trách nhiệm trong Doanh nghiệp
Ví dụ, nếu kì vọng cho phòng Marketing là “Tăng độ nhận diện thương hiệu” thì khó hiểu. Tuy nhiên, nếu có số liệu rõ ràng “Tăng số lượng Khách hàng viếng thăm trên website 20%” thì nhân viên sẽ nắm rất rõ mục tiêu của họ và phải tìm cách phù hợp để đạt được mục tiêu đó.
Lợi thế 3: Ghi nhận các nhân viên có trách nhiệm với công việc
Nhân viên mà phù hợp với văn hóa Doanh nghiệp và ngồi đúng vị trí thường rất thích việc đo lường với các con số. Bởi lẽ đó là minh chứng hùng hồn nhất cho sự tận tâm và nỗ lực trong công việc của họ. Trái lại, những nhân viên mà không phù hợp với văn hóa Doanh nghiệp hay ngồi không đúng vị trí rất hay né tránh việc này. Họ không muốn bị soi xét và không muốn bị đem ra so sánh.
Lợi thế 4: Giúp nhân viên hiểu rõ thành quả của họ
Tại Nordstrom (tên của trung tâm thương mại nổi tiếng tại Mỹ chuyên bán các mặt hàng thời trang cao cấp), các nhân viên sales được gắn với mục tiêu số đơn hàng có được trong hàng giờ. Các số liệu được cập nhật liên tục trong tài khoản của họ và niềm vui của họ cũng gắn liền với sự tăng lên của các con số.
Lợi thế 5: Tạo sự cạnh tranh cần thiết cho sự phát triển của Doanh nghiệp
Trong cuốn Đắc Nhân Tâm, Dale Carnegie có viết một ví dụ về Bethlehem Steel Company (công ty sản xuất thép và đóng tàu hàng đầu thế giới vào thế kỉ 20) do Charles Schwab điều hành. Cụ thể, vào đầu thế kỉ 20, có lần ông ấy có một vị quản đốc không sản xuất đủ số thép cần thiết. Vị quản đốc này thừa nhận là đã áp dụng mọi cách có thể nghĩ ra nhưng vẫn không thay đổi được. Nghe vậy, khi đến thăm xưởng chế tạo, Charles đã lấy một viên phấn, hỏi nhân công gần nhất và viết số “6” lên sàn nhà – Đây là số thanh thép được tạo ra bởi tất cả mọi người trong ca làm việc của nhân công đó.
Đến ca làm việc tiếp theo, sau khi biết ý nghĩa của số “6” mà vị quản lý cấp cao của họ đã viết, các nhân công đã phấn đấu tăng sản lượng và đã viết một con số “7” thay thế. Đến ca làm việc tiếp theo, con số đã được thay đổi thành “10”.
Lợi thế 6: Tạo kết quả
Tiếp nối ví dụ trên, nhờ có số liệu đánh giá số thanh thép được tạo ra trong một ca làm việc mà khiến sản lượng tăng vọt và vượt qua các xưởng chế tạo khác trong Bethlehem Steel Company.
Lợi thế 7: Kích thích tinh thần làm việc nhóm
Khi được đo lường bởi số liệu, mọi người trong một nhóm sẽ nhóm họp với nhau để nghĩ ra cách đạt được số liệu đó. Họ sẽ tự tạo áp lực phát triển lên nhau và tương trợ nhau khi có vấn đề phát sinh xảy ra.
Lợi thế 8: Xử lý các vấn đề nhanh hơn
Với các hoạt động được quản trị bởi số liệu, chủ Doanh nghiệp sớm phát hiện vấn đề và có thể xử lý triệt để mà không bị ảnh hưởng bởi cảm tính hay sự thân thiết với nhân viên.
Trên đây, bài viết đã điểm qua 8 lợi thế cho chủ Doanh nghiệp khi áp dụng số liệu vào quản trị mỗi nhân viên của mình. Bạn hãy thử áp dụng và nếu gặp khó khăn trong việc xây dựng các chỉ số, hãy thử tận dụng các vai trò được nêu ra trong Sơ đồ giải trình trách nhiệm của Doanh nghiệp mình. Ví dụ, để đo lường hiệu suất của một nhân viên Quản lý dự án, hãy xem các vai trò đã được đề ra của họ:
- Hoàn thiện dự án đúng thời gian
- Đạt được sự tín nhiệm của khách hàng
- Báo cáo hằng tuần đúng hạn
- Đạt chất lượng đề ra cho dự án
Trong đó, Bạn có thể đo lường việc “đúng hạn”, “sự tín nhiệm của khách hàng” và “chất lượng dự án”.
BƯỚC TIẾP THEO
Đọc Chương 5 của quyển Siêu Tăng Trưởng để tìm hiểu thêm về cách củng cố Hợp phần Dữ liệu trong doanh nghiệp của bạn.
Download công cụ Scorecard và bắt tay vào xây dựng các chỉ số.
Xem hướng dẫn xây dựng Scorecard
Liên hệ Chuyên gia EOS tại Việt Nam để được hướng dẫn giải đáp thắc mắc trong quá trình vận hành.
BSS Việt Nam
