Hai công nhân trong Bộ phận Giao hàng của một công ty làm việc vào một buổi tối thứ Sáu để giao các đơn hàng muộn. Một người nhìn thấy một vấn đề sắp xảy ra và nói với người kia rằng: “Chúng ta không thể gửi gói hàng này đi, đơn này không đúng”.
Người kia đáp lại là: “Nhưng chúng ta không thể tự sửa đơn hàng này, phải chờ đến thứ hai. Sếp đã giao cho chúng ta phải chuyển lô hàng này đi trong tối nay nếu không chúng ta sẽ bị sếp khiển trách. Anh không nhớ lần trước sếp đã trách móc như thế nào sao?”
Cuối cùng, đơn hàng này vẫn được giao đi. Hai ngày sau, khách hàng tức giận và yêu cầu công ty phải giải quyết. Lợi nhuận của đơn hàng đã biến mất vì công ty phải trả chi phí sửa lỗi cao gấp ba lần so với số tiền phải trả nếu được điều chỉnh ngay từ đầu.
Trong câu chuyện này, người nhân viên đã chọn phương án an toàn với bản thân họ thay vì vấn đề lợi nhuận và hình ảnh của công ty. Người sếp đã vô tình tạo ra văn hóa mà nơi đó nhân viên không được trao quyền hoặc không dám nêu lên vấn đề để cùng nhau giải quyết vì lợi ích chung của tổ chức.
Đây thật sự là câu chuyện đáng buồn, nhưng tình trạng này vẫn ngày ngày diễn ra ở rất nhiều doanh nghiệp trên thế giới. Đã đến lúc chúng ta cần để cho nhân viên của mình chủ động nêu lên danh sách các vấn đề và để chúng phát huy sức mạnh của mình.
Nội dung bài viết
TẠO RA VĂN HÓA LÀM VIỆC NƠI CÁC VẤN ĐỀ ĐƯỢC THOẢI MÁI NÊU LÊN
Các công ty khi vận hành theo Mô hình EOS đều được tìm hiểu về sức mạnh của Danh sách vấn đề. Một vấn đề có thể là một trở ngại trong công việc, một thiết bị bị hỏng, một bước thiếu trong quy trình, một lời phàn nàn từ khách hàng hoặc một lời càu nhàu của nhân viên. Nhưng không phải tất cả các vấn đề đều tiêu cực, một số chúng thể hiện những mặt tốt. Ví dụ như cơ hội cho một sản phẩm hoặc dịch vụ mới để phục vụ cho khách hàng, một ý tưởng tiết kiệm chi phí hoặc một cách ngăn ngừa lỗi cho một quy trình. Hãy để cho nhân viên được thoải mái đề xuất, vì các vấn đề được nêu ra và giải quyết đều nhằm mục đích phục vụ cho sự phát triển lâu dài của tổ chức.
Nhưng Danh sách vấn đề sẽ trở nên vô ích nếu văn hóa trong tổ chức làm cho mọi người cảm thấy không an toàn khi nêu ra bản chất của các vấn đề. Các công ty không tạo ra được một nền văn hóa mà ở đó việc xác định các vấn đề được khuyến khích thì chắc chắn sẽ hoạt động trong tình trạng “chữa cháy”. Lúc này, cả một tổ chức dành nhiều thời gian và năng lượng không cần thiết để khắc phục sự số thay vì tập trung vào việc phát triển các phương án để ngăn ngừa hỏa hoạn ngay từ đầu.
GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ VÌ LỢI ÍCH CỦA CÔNG TY
Các công ty vận hành theo Mô hình EOS cố gắng tạo ra một văn hóa cởi mở, trung thực với tư duy “vì lợi ích của công ty”, theo đó họ mạnh dạn và thường xuyên đưa ra các vấn đề trong doanh nghiệp. Điều này thường được thực hiện trong các cuộc họp L10 Meeting ở cấp lãnh đạo và cả ở cấp bộ phận. Các công ty này sẽ không phải hoạt động trong tình trạng kiểm soát thiệt hại nữa thay vào đó, họ chuyển sự tập trung của tổ chức sang việc phát triển các ý tưởng và quy trình dẫn đến sự tăng trưởng.
Bằng cách chia sẻ Tầm nhìn công ty, tạo ra một môi trường an toàn để nêu lên các vấn đề và làm việc hàng tuần để giải quyết chúng, một công ty sẽ trở nên tốt hơn từng ngày. Khách hàng hạnh phúc hơn, nhân viên ngày một gắn bó và bạn kiểm soát được chất lượng cũng như hiệu suất của tổ chức. Còn điều gì tuyệt vời hơn nữa?
BƯỚC TIẾP THEO
Đọc Chương 6 của quyển Siêu Tăng Trưởng để tìm hiểu thêm về cách củng cố Hợp phần Vấn đề trong doanh nghiệp của bạn.
Tìm hiểu công cụ IDS để giải quyết các vấn đề trong doanh nghiệp của bạn.
Liên hệ Chuyên gia EOS tại Việt Nam để được hướng dẫn giải đáp thắc mắc trong quá trình vận hành.
Theo KEN DEWITT
