Công cụ IDS là một công cụ đơn giản trong mô hình vận hành Doanh nghiệp EOS [Hướng dẫn sử dụng công cụ IDS]. Tuy nhiên, thực tế áp dụng ở các Doanh nghiệp Việt Nam cho thấy, nhân viên áp dụng chưa được nhuần nhuyễn bởi còn bị ảnh hưởng bởi cách giải quyết vấn đề cũ mà Doanh nghiệp của họ đã áp dụng trước đó. Trong bài viết này, chúng ta cùng tìm hiểu các cạm bẫy thường gặp trong quá trình áp dụng công cụ IDS.
Nội dung bài viết
Cạm bẫy 1: Danh sách các vấn đề không được cập nhật.
Đây là vấn đề rất phổ biến, nhất là khi Doanh nghiệp của bạn còn nhỏ và chỉ sử dụng Word hay Excel.Trước buổi họp tuần, thư ký cuộc họp cần có sẵn file Danh sách các vấn đề từ cuộc họp tuần trước và sẵn sàng ghi chú trong quá trình họp. Đối với buổi họp quý và năm, thư ký cuộc họp cần có sẵn file Danh sách các vấn đề từ cuộc họp quý trước (được trích từ Bảng Xây dựng Tầm nhìn Doanh nghiệp V/TO) và cần bổ sung kịp thời khi các lãnh đạo họp.
Cạm bẫy 2: Chưa tối giản hóa Danh sách các vấn đề.
Trong Danh sách các vấn đề mà bạn có được, sẽ có những nội dung thực sự là vấn đề, hoặc chỉ là các thông tin cần truyền thông tới nhân viên hay là các cơ hội kinh doanh mà cần sự đóng góp ý kiến của tất cả mọi người. Do đó, hãy tỉnh táo để lọc ra những vấn đề thực sự qua cách làm KKC (Keep-Kill-Combine). Cụ thể, với những nội dung mà bạn thấy ngay được là vấn đề thực sự thì bạn giữ lại (Keep), với những nội dung không phải là vấn đề thì bạn gạch bỏ đi (Kill), và với những nội dung có thể gộp chung thì bạn tổng hợp lại (Combine).
Cạm bẫy 3: Chưa sắp xếp thứ tự ưu tiên các vấn đề.
Không phải vấn đề nào cũng cần sự chú ý của bạn và đội ngũ ngay lúc này. Hãy đề xuất 3 vấn đề quan trọng nhất cần xử lý trong cuộc họp (với thứ tự quan trọng giảm dần từ 1 tới 3) và xử lý từng vấn đề một. Nếu hết thời gian mà còn vấn đề thì các vấn đề còn lại sẽ được chuyển sang buổi họp tới, nếu còn thời gian mà đã hết 3 vấn đề ban đầu này thì tiếp tục sắp xếp thứ tự ưu tiên 3 vấn đề kế tiếp và tuần tự xử lý.
Cạm bẫy 4: Sa đà vào việc thảo luận mà không xác định rõ vấn đề.
Đây là vấn đề cố hữu trong việc áp dụng công cụ IDS và lần đầu tiên áp dụng công cụ này, chắc chắn bạn và đội ngũ sẽ phạm phải. Nhu cầu được nói chuyện, giãi bày suy nghĩ là nhu cầu cơ bản của con người bởi nó giúp bạn có cảm giác bạn thuộc về nhóm đội ngũ của bạn cũng như Doanh nghiệp của bạn. Tuy nhiên, bạn cần tỉnh táo, chống lại nhu cầu này để tập trung vào lợi ích của Doanh nghiệp.
Cạm bẫy 5: Mỗi người nói nhiều hơn một lần và không có sự thống nhất trong cách giải quyết vấn đề.
Khi thảo luận tìm ra giải pháp, mỗi người thường nói nhiều hơn một lần. Điều này làm cho cuộc họp bị rối và không còn tập trung vào việc đưa ra giải pháp. Khi việc này xảy ra, người có quyền quyết định cuối cùng là người tích hợp (Integrator) nếu là cuộc họp cấp ban Lãnh đạo và là trưởng phòng nếu là cuộc họp cấp phòng ban.
Cạm bẫy 6: Tạo ra quá nhiều công việc cần làm trong tuần (ToDo List).
Less is More (Càng ít càng tốt) là phương châm hàng đầu trong việc tạo ra ToDo List. Khi đưa ra quá nhiều ToDo List, nhân viên sẽ thấy quá tải và chệch choạc trong việc thực thi. Bộ não của con người dễ nhớ những điều chỉ có 3 nội dung. Bạn hãy thử đưa ra tối đa 3 việc cần làm trong tuần tới khi xử lý vấn đề và đánh giá kết quả nhé.
Như bạn đã thấy, có rất nhiều cạm bẫy trong việc áp dụng công cụ IDS của mô hình vận hành Doanh nghiệp EOS. Đây là những cạm bẫy thường gặp mà nếu bạn vượt qua được chúng, chắc chắn các buổi họp của bạn sẽ hiệu quả và tình hình hoạt động của Doanh nghiệp sẽ có tăng trưởng vượt bậc.
Để hiểu rõ hơn công cụ giải quyết vấn đề IDS được áp dụng thế nào trong buổi họp hằng tuần theo chuẩn L10 Meeting của mô hình vận hành Doanh nghiệp EOS, bạn hãy tham khảo bài viết tại đây.
Liên hệ Chuyên gia EOS tại Việt Nam để được hướng dẫn giải đáp thắc mắc trong quá trình vận hành.
BSS Việt Nam
