Kỹ năng lãnh đạo: Cách quản lý thời gian hiệu quả

Khi trao đổi với các nhà Lãnh đạo Doanh nghiệp, chắc chắn chúng ta sẽ không bao giờ nhận được câu nói: “Năng lực đặc biệt của tôi là khả năng quản lý lịch làm việc và email”.

Tuy nhiên, các Lãnh đạo Doanh nghiệp lại hay bị mắc kẹt vào các việc như xếp lịch hay xử lý email. Mỗi phút làm những việc này trôi qua, Doanh nghiệp gần như không nhận được giá trị gì từ các Lãnh đạo. Đây là một hiện trạng ở mọi Doanh nghiệp trên thế giới, và nó có thể dễ dàng được xử lý nếu các Lãnh đạo sẵn lòng ủy quyền các việc dạng thư ký này.

HÃY ỦY QUYỀN VIỆC XỬ LÝ EMAIL CÔNG VIỆC VÀ XẾP LỊCH CỦA ANH CHỊ CHO THƯ KÝ

Mặc dù các công việc có thể được ủy quyền tùy thuộc vào năng lực của các nhà Lãnh đạo, nhưng tựu chung, bạn đều được lợi ích ít nhiều từ việc chuyển email công việc và lịch làm việc cho một người thư ký đáng tin cậy xử lý.

Thông thường, chỉ bằng việc ủy quyền như vậy, bạn có thể có thêm 5 đến 10 tiếng mỗi tuần cho việc khác. Giả sử, bạn đang trả lương cho nhân viên 30 đô-la một giờ, còn bản thân có thể làm những việc đáng giá 300 đô-la một giờ. Vậy với 10 tiếng có thêm, bạn có thể tạo doanh thu hơn 2700 đô-la mỗi tuần cho Doanh nghiệp. Đó là một sự thay đổi rất lớn.

Khi tôi trở thành một Chuyên gia triển khai Hệ điều hành Doanh nghiệp EOS, tôi đã thuê một thư ký và đó là một quyết định đúng đắn. Tôi nhanh chóng nhận ra rằng: Việc quản lý email và lịch làm việc là một cực hình với tôi. Nó khiến tôi không tập trung được vào những công việc thật sự cần làm và rút cạn sinh khí của tôi.

Hãy cân nhắc tầm ảnh hưởng mà bạn có thể tạo ra nếu bạn chuyển dịch được thời gian và năng lượng để làm các công việc thư ký sang các việc tạo ra lợi ích nhiều hơn – Cho bản thân mình, cho Khách hàng và cho Doanh nghiệp.

HÃY TÌM KIẾM THƯ KÝ PHÙ HỢP

Để có thể tìm kiếm thư ký phù hợp, bạn hãy sử dụng công cụ Ủy quyền và Nâng cấp đã được giới thiệu trong một bài viết trước đây của BSS Việt Nam [Link bài viết]. Với công cụ này bạn xác định rõ ràng những việc cần được ủy quyền. Sau đó, hãy tìm kiếm người phù hợp với Giá trị cốt lõi của Doanh nghiệp và sinh ra để làm những việc đó (có khả năng trời phú cho những việc đó).

Nhưng trước hết, bạn cần hiểu bản thân mình trước khi thuê thư ký. Hãy tìm hiểu điểm mạnh, điểm cần khắc phục, phong cách làm việc của bản thân, sau đó hãy tìm người bổ sung cho điểm mạnh và phù hợp với phong cách làm việc của mình. Làm việc với một thư ký yêu cầu bạn khả năng buông bỏ và thấu hiểu nhu cầu của thư ký để người đó hoàn thành tốt công việc được giao. Đây là mối quan hệ hai chiều và có chiều sâu.

Có một gợi ý để bạn có trải nghiệm làm việc tốt với thư ký của mình: Hãy gặp họ thường xuyên và nhanh gọn. Bạn nên gặp họ hằng ngày trong 10-15 phút để trao đổi các việc mà họ cần làm và những điều mà họ cần ý kiến chỉ đạo của bạn. Việc trao đổi trực tiếp sẽ giúp hai bên nhanh chóng hiểu ý nhau, hạn chế hiểu nhầm, hạn chế các trao đổi thư từ chậm chạp và nhanh chóng phát hiện vấn đề để xử lý.

Chúc các nhà Lãnh đạo Doanh nghiệp có trải nhiệm như ý khi làm việc với thư ký của mình để có nhiều thời gian cho những việc quan trọng.

Lược dịch và chỉnh lý theo bài viết: https://www.eosworldwide.com/blog/unshackle-your-leadership-talents