EOS mang đến cho doanh nghiệp nhiều công cụ để giữ sự kết nối trong tổ chức: Cuộc họp hiệu quả Level 10 Meeting, Cuộc họp 1-1, Đánh giá nhân sự hàng năm và Cuộc nói chuyện hằng quý.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu Lịch trình của cuộc nói chuyện hằng quý. Khác với các quan niệm thường gặp, cuộc nói chuyện này không để đánh giá lương thưởng mà là một cơ hội riêng tư để hai bên trao đổi thân mật về việc đang hiệu quả và việc đang không hiệu quả trong công việc.
Phản ứng hay gặp của nhân viên là dè chừng khi lần đầu tham gia vào cuộc nói chuyện hằng quý. Vì vậy, Bạn cần đặt trước lịch với từng nhân viên, giải thích rõ ràng về mục đích và hẹn họ ở một nơi ngoài văn phòng (có thể là mời đi uống café hoặc ăn trưa để trao đổi).
Để chuẩn bị, Bạn hãy sử dụng công cụ Phân tích con người People AnalyzerTM của Hệ điều hành Doanh nghiệp EOS. Hãy nghĩ xem nhân viên của mình có đang thể hiện thường xuyên các Giá trị cốt lõi của Doanh nghiệp không, và họ có đang tỏa sáng trong vị trí của họ không (tức là họ có Hiểu việc – Muốn làm việc đó – Có khả năng làm việc đó)?
Sau đó, Bạn hãy gặp trực tiếp từng nhân viên của mình và trao đổi theo các nội dung sau:
Lịch trình của Cuộc nói chuyện hằng quý Quarterly Conversation:
- Điều gì đang hiệu quả trong công việc?
- Điều gì đang không hiệu quả trong công việc?
- Phản hồi về kỹ năng lãnh đạo và quản lý của cấp trên
- Các việc cần làm
Với nội dung chi tiết như sau:
- Điều gì đang hiệu quả trong công việc? Bạn hãy hỏi nhân viên của mình về những điều mà họ cảm thấy vui vẻ hoặc tự hào trong công việc.
- Điều gì đang không hiệu quả trong công việc? Đây là lúc mà Bạn cần làm rõ các vấn đề mà họ đang đối mặt: Điều gì đang khiến họ gặp khó khăn hay mắc kẹt trong quá trình làm việc? Họ có thể làm điều gì khác để thay đổi hiện trạng này? Hãy lắng nghe và khích lệ để họ tự đưa ra giải pháp, vì khi đó họ có xu hướng thực thi các giải pháp hơn là khi được dạy bảo.
- Phản hồi. Hãy lắng nghe phản hồi từ họ về cách Bạn đang lãnh đạo và quản lý. Sau đó, hãy đề nghị hỗ trợ họ khi họ cần.
- Các việc cần làm? Các việc cần làm sau cuộc nói chuyện này là gì? Họ có cần Bạn hỗ trợ trong việc theo dõi tiến độ hoàn thành các việc cần làm?
Lưu ý: Trong cuộc nói chuyện hằng quý, với tư cách là nhà lãnh đạo Bạn cần lắng nghe (80% thời gian là để nghe) nhiều hơn nói.
Ngoài ra, khi Bạn làm rõ vấn đề mà cấp dưới của mình gặp phải, Bạn sẽ đối diện với ba loại vấn đề. Hãy chắc chắn phân loại chúng vì không phải vấn đề nào cũng cần ưu tiên giải quyết và không phải vấn đề nào cũng cần Bạn giải quyết:
3 loại vấn đề trong cuộc nói chuyện hằng quý:
- Vấn đề mà cấp dưới của Bạn phải giải quyết: Đừng làm hộ nhân viên những việc mà họ phải làm theo vai trò trên Sơ đồ giải trình trách nhiệm Accountability Chart. Hãy nói chuyện cởi mở về các vấn đề này và hỏi họ về cách mà họ dự định sẽ xử lý thế nào.
- Vấn đề mà Bạn phải giải quyết: Có những vấn đề mà cấp dưới của Bạn không có thẩm quyền để xử lý. Vì vậy, nhiệm vụ của Bạn là hỗ trợ họ trong quyền hạn của mình để xử lý các vấn đề này.
- Vấn đề không thể xử lý được (theo thực tế Doanh nghiệp): Nhân viên đề xuất sử dụng một hệ thống CRM mới nhưng không có ngân sách lúc này để đầu tư ư? Với những vấn đề không thể xử lý được, Bạn cần nói rõ ràng với nhân viên để họ hiểu tiếng nói của họ đã được Bạn lắng nghe và họ cần học cách chấp nhận thực tại.
Khi tham dự cuộc nói chuyện hằng quý lần đầu, không chỉ nhân viên mà các Anh Chị Lãnh đạo cũng bối rối vì chưa quen. Qua bài viết này, đội ngũ BSS Việt Nam tin tưởng tập thể toàn Doanh nghiệp vượt qua được bối rối ban đầu và yêu thích cuộc nói chuyện hằng quý, bởi lẽ: Đây là một cuộc nói chuyện!
…………………
EOS – Mô hình vận hành doanh nghiệp toàn diện đến từ Mỹ, cung cấp khung framework chuẩn chỉnh và các công cụ vận hành bài bản giúp Doanh nghiệp đạt được Tầm nhìn – Lực đẩy và Tổ chức khỏe mạnh. EOS phù hợp với các doanh nghiệp SME từ 10 – 250 nhân sự.
Simplamo – phần mềm quản trị doanh nghiệp hiện đại, số hóa tư duy quản trị EOS. Nhanh chóng áp dụng khung đối thoại hằng quý trên phầm mềm bằng cách nhấn đăng ký sử dụng ngay tại đây.
Theo BSS Việt Nam
