Đại văn hào George Bernard Shaw có một câu danh ngôn rất nổi tiếng: “Vấn đề lớn nhất và duy nhất trong giao tiếp chính là ảo tưởng rằng nó đã diễn ra”.
Giao tiếp hiệu quả là yếu tố quan trọng đối với sự thành công của bất kỳ doanh nghiệp nào, tuy nhiên, khi bắt đầu quá trình hỗ trợ các nhà lãnh đạo điều hành doanh nghiệp hiệu quả hơn, tôi nhận thấy rằng rất nhiều vấn đề của họ liên quan đến việc giao tiếp kém.
Khi bắt đầu làm việc, tôi thường hỏi lãnh đạo của các doanh nghiệp rằng “Bạn có giao tiếp tốt với nhân viên của mình không?” Và câu trả lời tôi nhận được thường là “Dĩ nhiên… Chúng tôi tổ chức các cuộc họp đánh giá năm, đánh giá hiệu suất làm việc, chúng tôi cũng có các cuộc họp ngắn hàng ngày, gặp 1-1… Tuy nhiên, điều mà nhiều lãnh đạo thường thất vọng nhất là các thành viên trong tổ chức dường như không giao tiếp – bất cứ điều gì, và với bất kì ai.
Điều mà các doanh nghiệp này còn thiếu chính là thúc đẩy cuộc đối thoại “thực tế” hơn, cởi mở, trung thực và minh bạch hơn, nơi chúng ta có thể thực sự đi sâu vào gốc rễ của những gì đang hiệu quả hoặc không hiệu quả trong doanh nghiệp.
Những gì các doanh nghiệp đã và đang áp dụng là một quy trình truyền thống hết sức trang trọng – các lãnh đạo ngồi ở bàn làm việc, mời nhân viên đến phòng làm việc của họ, tập trung vào máy tính và đưa ra một loạt các câu hỏi cho nhân viên để hoàn thành Bảng Đánh giá Nhân viên. Ngay cả việc sử dụng ngôn ngữ “Đánh giá” cũng tạo ra cảm giác về sự trao đổi không đồng đều giữa hai bên trong buổi nói chuyện. Chắc chắn đó không phải là một buổi nói chuyện cân bằng và trung lập, và hiển nhiên, điều này thường khiến nhân viên có sự phòng vệ xuyên suốt, thậm chí là trước buổi nói chuyện.
Cảm giác đó đối với nhân viên giống như là một quá trình một chiều, họ nghi ngờ và lo sợ những điều sẽ xảy ra từ phản hồi mà họ đưa ra với quản lý trực tiếp của mình (đặc biệt là trong tình huống họ đang được mời vào buổi đối thoại để xem xét mức lương). Kết quả là, lãnh đạo đã vô tình khuyến khích nhân viên cung cấp cho họ những phản hồi được thiết kế sẵn – những phản hồi mà họ muốn nghe chứ không phải là những điều họ cần nghe để học hỏi với tư cách là những người đứng đầu doanh nghiệp. Điều này dường như không có tác dụng gì nhiều trong việc khuyến khích, thúc đẩy niềm đam mê và sự trung thực từ nhân viên mà họ đang “review”.
Hầu hết các lãnh đạo doanh nghiệp không coi quá trình đánh giá là sự đối thoại hai chiều. Họ chỉ xem nhân viên của họ đang làm việc như thế nào, phối hợp với đội nhóm ra sao, nhưng hiếm khi dành thời gian để xem xét ngược lại xem liệu nhân viên có tin rằng lãnh đạo có đang làm tốt việc dẫn dắt nhân viên của mình.
Niềm tin của chúng tôi là các cuộc trao đổi mà chúng tôi gọi là Cuộc nói chuyện hằng quý. Chúng tôi tạo ra một môi trường an toàn để có được sự trao đổi cởi mở và trung thực (ở cả 2 chiều) để tăng sự kết nối, mang lại sự cân bằng. Điều đó thực sự cho phép cấp quản lý đi sâu vào vấn đề đang tồn tại và đảm bảo đôi bên hiểu rõ cách họ và nhân viên sẽ cùng nhau tiến về phía trước để tạo ra một doanh nghiệp trường tồn.
Chúng tôi giới thiệu một cuộc họp – dịp mà các nhà lãnh đạo gặp gỡ từng nhân viên cấp dưới trực tiếp của họ, đối thoại 1-1 cứ sau 90 ngày và buổi trao đổi này thường kéo dài khoảng 45 đến 90 phút. Chỉ đơn giản là một cuộc trò chuyện thân mật, nhẹ nhàng.
Sở dĩ chúng tôi đề xuất buổi gặp hằng quý này vì sự liên kết giữa các thành viên và các phòng ban sẽ bắt đầu có xu hướng bị rời rạc và chệch hướng sau mỗi 90 ngày. Nó cũng cho phép mọi người có đủ thời gian để điều chỉnh các thay đổi cần thiết sau một cuộc đối thoại và phát triển một môi trường làm việc lí tưởng hơn sau mỗi đợt đối thoại.
“Bạn không thể nào nhìn nhận tổ chức một cách thấu đáo khi mà bạn vẫn đặt mình ở trong đó.” – Kurt Gödel.
Vì vậy, ở EOS, chúng tôi thiết lập các cuộc nói chuyện hằng quý với một môi trường trung lập, và cũng đảm bảo rằng giữa hai bên có được trạng thái cân bằng trong cuộc trò chuyện. Trong bối cảnh không Covid, các buổi đối thoại thường được diễn ra ở quán cà phê, đi dạo cùng nhau, hoặc là các bữa ăn sáng, ăn trưa. Tuy nhiên, trạng thái lý tưởng nhất đó là hãy tạm rời công việc thường nhật, tạm quên đi hệ thống để có một cuộc trò chuyện cởi mở, trung thực và hiệu quả.
Trong lúc cuộc đối thoại được diễn ra một cách tự nhiên, chúng tôi đảm bảo ba khía cạnh quan trọng nhất tạo ra sự tuân thủ và kết nối được chia sẻ thẳng thắn:
1. Vai trò của họ trong công ty
- Liệu rằng nhân viên có cảm thấy họ vẫn hiểu vai trò của mình? Họ có hiểu tất cả những yếu tố đem lại sự thành công cho vị trí của mình?
- Họ có còn muốn thực hiện các vai trò của mình không? Và họ có hài lòng với nó không?
- Họ có năng lực để thực hiện tốt công việc đó không? Có đủ thời gian để hoàn thành nhiệm vụ của mình không? Các nhiệm vụ được giao như vậy đã đủ với họ chưa? Có những điểm gì họ cần phải cải thiện?
2. Liệu họ có cảm thấy mình đang thể hiện rõ ràng các giá trị cốt lõi mà doanh nghiệp đang theo đuổi
- Họ có còn chia sẻ các giá trị cốt lõi này không?
3. Liệu họ có đang đặt ra và đạt được các công việc ưu tiên hàng quý một cách đúng đắn và hiệu quả nhất hay không (ở EOS, chúng tôi gọi đó là Rocks)
Xem lịch trình cuộc nói chuyện hằng quý tại đây.
Chúng tôi đang tìm cách để hiểu rõ điều gì đang hiệu quả (tôn vinh tất cả những điều tốt đẹp) và điều gì không hiệu quả (tìm cách khắc phục, cải thiện và và khiến nó trở nên tốt hơn). Điều này không những tạo cho lãnh đạo cơ hội để xem các vấn đề phát sinh mà họ có thể không nhận thức được, mà còn cho nhân viên một không gian an toàn để tham gia vào cuộc đối thoại trung thực và cởi mở khi nhu cầu của họ không được đáp ứng. Đôi khi, nhân viên chỉ cần được lắng nghe, có tiếng nói và cảm thấy ý kiến của họ quan trọng và được tôn trọng sẽ tạo ra sự khác biệt lớn đối với tinh thần làm việc của người đó.
Tất nhiên cuộc đối thoại đầu tiên có thể không diễn ra như bạn mong đợi. Hãy cứ tiếp tục! Có thể sẽ mất một ít thời gian để có được sự tin tưởng của nhân viên. Ban đầu có thể họ sẽ dè dặt, không chia sẻ, nhưng một khi nhân viên nhận thấy được lợi ích của việc đối thoại định kì, họ sẽ tin tưởng và cởi mở, và lợi ích bạn nhận được từ sự chấp nhận này có lẽ là vô giá. Một cách để đẩy nhanh quá trình tạo ra sự tin tưởng đó là các nhà lãnh đạo có động thái đối với các phản hồi nhận được từ nhân viên sau mỗi lần đối thoại.
Đối với các doanh nghiệp mà chúng tôi đã hợp tác, lợi thế lớn nhất của việc tổ chức Cuộc nói chuyện hằng quý là giúp cho các mối quan hệ giữa cấp trên và cấp dưới tốt hơn, giao tiếp sâu sắc hơn, từ đó cho phép doanh nghiệp ngày càng cải thiện và phát triển.
Nếu bạn cảm thấy thất vọng về vấn đề giao tiếp trong tổ chức của mình, còn chần chờ gì nữa? Hãy bắt đầu áp dụng Cuộc nói chuyện hằng quý ngay trong quý này!
Theo Dean Breyley – Chuyên gia EOS Worldwide, Hoa Kỳ.
…………………
EOS – Mô hình vận hành doanh nghiệp toàn diện đến từ Mỹ, cung cấp khung framework chuẩn chỉnh và các công cụ vận hành bài bản giúp Doanh nghiệp đạt được Tầm nhìn – Lực đẩy và Tổ chức khỏe mạnh. EOS phù hợp với các doanh nghiệp SME từ 10 – 250 nhân sự.
Simplamo – phần mềm quản trị doanh nghiệp hiện đại, số hóa tư duy quản trị EOS. Nhanh chóng áp dụng khung đối thoại quý 1:1 trên phầm mềm bằng cách nhấn đăng ký sử dụng ngay tại đây.
Theo BSS Việt Nam
