Các vấn đề là một thực tế của cuộc sống. Chúng ta cần phải đón nhận chúng để chuẩn bị cho bước phát triển tiếp theo của Doanh nghiệp.
Việc thừa nhận rằng chúng ta và doanh nghiệp của mình có “vấn đề” sẽ không khiến chúng ta trở nên yếu kém, không thể hoặc ít khả năng thành công – điều đó chỉ khiến chúng ta trở nên rất bình thường, đơn giản vì bất kì doanh nghiệp nào, dù lớn hay nhỏ, đều tồn tại rất nhiều vấn đề.
Các vấn đề phát sinh là điều không thể tránh khỏi trong quá trình Bạn hiện thức hóa tầm nhìn doanh nghiệp. Cá nhân tôi vẫn chưa gặp một doanh nghiệp “hoàn hảo”, và tôi nhận thấy rằng những doanh nghiệp nguỵ tạo, cố gắng che đậy vấn đề lại có xu hướng gặp phải những vấn đề lớn hơn những doanh nghiệp còn lại. Vì vậy, doanh nghiệp cần thừa nhận mình đang gặp nhiều vấn đề, càng sớm càng tốt.
Trong mười năm qua, tôi đã có cơ hội làm việc với trên 60 doanh nghiệp, từ công ty khởi nghiệp cho đến doanh nghiệp triệu đô. Và tôi nhận thấy họ đều lặp đi lặp lại các sai lầm giống nhau khi giải quyết các vấn đề của tổ chức.
Nội dung bài viết
HÃY GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ, ĐỪNG CHỈ BÀN LUẬN!
Hãy lấy một doanh nghiệp mà tôi đã từng làm việc như một điển hình. Tại một trong những quý gần đây, họ đã cởi mở hơn và thừa nhận rằng doanh nghiệp của mình giải quyết vấn đề không được hiệu quả (vấn đề ở đây là một vấn đề cấp bách cần giải quyết theo đúng nghĩa đen của nó).
Họ nhận ra rằng những vấn đề giống nhau cứ lặp đi lặp lại rất nhiều lần. Họ liên tục họp hành chỉ để nói về vấn đề đó mà hầu như không có gì khởi sắc. Vấn đề không biến mất, và nếu có, nó sẽ sớm xuất hiện trở lại trong doanh nghiệp. Họ thậm chí còn nói đùa rằng một trong những vấn đề này đã tồn tại quá lâu nên họ đã khá gắn bó với nó, và họ sẽ cảm thấy không quen thuộc nếu nó biến mất… Điều này có đang xảy ra trong tổ chức của Bạn?
Tôi đã đề nghị được quan sát các phòng ban, đội nhóm của doanh nghiệp tại nơi làm việc và xem liệu chúng tôi có thể giúp tìm hiểu chính xác những gì đang xảy ra khi họ đang cố gắng giải quyết các vấn đề của mình hay không.
Khi cuộc họp bắt đầu, mọi người đi thẳng vào các vấn đề, đưa ra ý kiến này đến ý kiến khác, thảo luận vấn đề này đến vấn đề khác, tuần tự xuất phát từ các thành viên bên trái, phải và đến trung tâm. Tuy nhiên, sau năm phút nói chuyện và tranh luận sôi nổi, cuộc thảo luận tuyệt nhiên không hề đi đến bất kỳ hướng giải quyết nào. Nó lặp đi lặp lại, dường như lấy cạn năng lượng, mọi người bắt đầu bàn luận những vấn đề không đúng trọng tâm. Đó là thời điểm mà một người trong nhóm đó quay sang tôi và hỏi: “Điều này có bình thường không?”. Tôi đã trả lời rằng đối với hầu hết các đội nhóm, điều này thực sự “bình thường” và nó chắc chắn không phải là bình thường đối với họ.
Nhóm này đang phải đối mặt với một vấn đề chung, đó là họ cho rằng họ đang nói về “vấn đề”. Nhưng thực sự là không. Họ tập trung vào một vấn đề ở cấp độ vĩ mô hơn là ở cấp độ vi mô.
Họ đã không hiểu rõ về vấn đề cụ thể mà nhóm cần tập trung vào. Mặc dù họ có một sự hiểu biết cơ bản về vấn đề và tất cả những thứ liên quan đến nó, nhưng vẫn chưa xác định rõ ràng vấn đề cụ thể mà họ sẽ phải giải quyết. Tôi ví nó giống như việc cả đội ném phi tiêu vào bảng từ cách xa hàng trăm mét, thay vì dành thời gian để đến gần và tập trung vào việc phóng trúng hồng tâm hơn.
TRÌNH TỰ GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ IDS™ TỪ EOS
Ở EOS, chúng tôi có công cụ giải quyết vấn đề Issues Solving Track TM trong bộ Công cụ EOS (EOS ToolboxTM) và đào sâu hơn vào ba bước cực kì cụ thể để giúp doanh nghiệp giải quyết tận gốc các vấn đề của mình tốt hơn về lâu về dài.
I. IDENTIFY: XÁC ĐỊNH GỐC RỄ CỦA VẤN ĐỀ TỪ CÁC TRIỆU CHỨNG
Có một thực trạng là ngay từ khi bắt đầu cuộc họp, họ đã không đào sâu hoặc không dành thời gian để làm rõ gốc rễ của vấn đề. Họ đã không đến gần và nhắm vào hồng tâm – họ chỉ bắt đầu hăng hái ném phi tiêu vào chiếc bàn phi tiêu đầy ẩn dụ đó. Chúng ta sẽ trải qua giai đoạn đầu tiên của Công cụ Issues Solving TrackTM, đó là xác định vấn đề. Đây là phần chúng ta đã dành thời gian để xác định rõ ràng và thống nhất về vấn đề thực sự ở đây là gì, vấn đề mà đội ngũ cần giải quyết là gì, …
Mọi người thường không dành thời gian xác định vấn đề trước và không đặt câu hỏi phù hợp để khám phá các vấn đề thực sự ẩn sâu bên dưới các triệu chứng này. Vì vậy, thay vì đưa ra các ý kiến và quan điểm để đẩy nhanh cuộc trò chuyện, chúng ta cần dành thời gian để điều chỉnh, đặt câu hỏi để khám phá ra vấn đề chính xác mà đội nhóm sẽ phải giải quyết là gì.
Sau khi nhận được sự đồng ý từ mọi người về gốc rễ của vấn đề, chúng ta cần cam kết sẽ chỉ giải quyết triệt để vấn đề đó, không bị chen ngang bởi bất kì nhân tố nào khác.
II. DISCUSS: ĐƯA MỌI THỨ LÊN BÀN THẢO LUẬN
Từ đây chúng ta chuyển sang giai đoạn thứ hai, giai đoạn thảo luận. Bây giờ, khi đã có được vấn đề thực sự cần được giải quyết, nó sẽ giúp cuộc thảo luận của các thành viên tập trung vào vấn đề cụ thể đó và giúp họ dễ dàng sắp xếp các suy nghĩ, quan điểm của bản thân về vấn đề này.
Đôi khi, đội nhóm sẽ đi chệch hướng, không còn tập trung tìm ra giải pháp giải quyết gốc rễ của vấn đề. Khi nhận ra mình đang đi quá xa khỏi vấn đề, chúng ta sẽ phải quay lại vấn đề thực sự. Và mỗi khi phát hiện ra một vấn đề mới, chúng ta cần phải biết đó là một vấn đề riêng biệt và lưu lại để đội ngũ giải quyết vào lúc khác.
Sự rõ ràng trong giai đoạn Xác định vấn đề giúp chúng ta có được sự trao đổi sâu hơn, cởi mở hơn về vấn đề cần giải quyết. Tất nhiên, nó vẫn sẽ tạo ra một số xung đột, nhưng chúng ở mức độ tích cực và lành mạnh. Điều quan trọng cần lưu ý ở đây là chúng ta không tìm kiếm sự đồng ý của tất cả mọi người về quan điểm của nhau; chúng ta chỉ đơn giản chỉ cần họ lắng nghe quan điểm của người khác, hiểu và đưa ra tất cả các khía cạnh của vấn đề. Đôi khi, các giải pháp tốt nhất đến từ việc dù đội ngũ đang bất đồng quan điểm gay gắt nhưng vẫn hướng đến việc tìm ra giải pháp để hoàn thành công việc với hiệu quả cao nhất.
III. SOLVE: ĐƯA RA QUYẾT ĐỊNH
Kết quả chúng ta muốn nhận được từ Công cụ Issues Solving Track đó là sự rõ ràng. Sự rõ ràng ở đây là về gốc rễ của vấn đề, cần thực hiện những hành động gì để giải quyết vấn đề và có được người chịu trách nhiệm cho các hành động đó.
Bởi vì đội ngũ đã cùng nhau dành thời gian trong giai đoạn đầu để hiểu rõ vấn đề thực sự họ cần giải quyết và sau đó từng người đưa ra ý kiến về các việc cần làm, nên việc chốt lại giải pháp phù hợp nhất để có thể giải quyết các vấn đề trở nên khá dễ dàng. Rất nhanh chóng, sau khi chốt được giải pháp phù hợp, sẽ có một số công việc cần làm được giao cho một hoặc một số thành viên với hạn hoàn thành cụ thể. Sau đó, chúng ta sẽ rà soát vào cuộc họp tuần sau để đảm bảo rằng họ đã hoàn thành các công việc được giao.
Bằng việc giải quyết vấn đề theo phương pháp mới, các đội nhóm và phòng ban đã trở nên hào hứng hơn khi tham gia vào các cuộc họp. Và cứ theo trình tự IDSTM từ vấn đề này đến vấn đề khác theo mức độ ưu tiên của chúng, doanh nghiệp sẽ giải quyết được nhiều vấn đề hơn so với cách thảo luận truyền thống.
Theo Dean Breyley – Chuyên gia EOS Worldwide, Hoa Kỳ.
- Giải quyết vấn đề theo trình tự IDSTM được sử dụng trong các cuộc họp hàng tuần Level 10 Meeting. Tại đây, mỗi phòng ban sẽ họp lại với nhau hàng tuần, các thành viên đưa ra các vấn đề họ gặp phải trong tuần làm việc trước đó để cùng nhau thảo luận và giải quyết bằng các việc cần làm (Todo) trong tuần tiếp theo. Như vậy, việc hoàn thành các mục tiêu của họ sẽ không bị các vấn đề gây trở ngại, mọi thứ luôn sáng tỏ và đội nhóm cởi mở hơn trong công việc.
- Tham khảo lịch trình tổ chức cuộc họp tuần Level 10 Meeting theo format EOS tại đây.
Trải nghiệm khung cuộc họp Level 10 Meeting và trình tự giải quyết vấn đề IDS một cách sinh động và trực quan tại Simplamo.com – Phần mềm số hóa công cụ vận hành EOS.
Nếu doanh nghiệp của Bạn đang đối mặt với quá nhiều vấn đề, nó khiến Bạn cảm thấy mắc kẹt và không tìm thấy lối ra. Hãy bắt đầu bằng việc Đánh giá sức khỏe doanh nghiệp, dành chút thời gian xem xét lại bộ máy đang mạnh chỗ nào, yếu chỗ nào. Chỉ một khi thoát ra khỏi tổ chức và nhìn từ trên cao xuống Bạn mới biết vấn đề đang nằm ở đâu.
Hoặc đặt một cuộc hẹn với chuyên gia EOS tại đây, chuyên gia sẽ giúp Bạn đưa ra hướng giải quyết!
BSS Việt Nam
