Một trong những chìa khóa giúp doanh nghiệp thành công hơn trong hành trình phát triển của mình chính là hoạt động với một tầm nhìn rõ ràng và được chia sẻ bởi toàn bộ đội ngũ. Trong đó việc xây dựng một môi trường cởi mở, trung thực là nền tảng cần thiết giúp đội ngũ biết cách xác định và giải quyết các vấn đề kịp thời.
Thế nhưng trong quá trình này, yếu tố nào giúp đội ngũ của bạn tập trung hướng đến mục tiêu, tiến gần hơn với tầm nhìn, tối ưu hóa quá trình giao tiếp và giải quyết các vấn đề hiệu quả?
Nội dung bài viết
Chìa khóa “tập trung thực thi” trong vòng 90 ngày từ mô hình vận hành doanh nghiệp EOS
Hầu hết các doanh nghiệp đều dành nhiều thời gian, tâm huyết trong việc lập kế hoạch kinh doanh năm, một chiến lược đầy kỳ vọng để bạn và đội ngũ theo đuổi. Thế nhưng, mọi người lại ít quan tâm đến câu chuyện thực thi phía sau đó, và một trong những lộ trình quan trọng để thực thi mục tiêu chính là “90 ngày” cũng bị bỏ qua. Thay vào đó, mọi người có xu hướng bước trực tiếp mỗi quý để chiến đấu trên mọi mặt trận, mọi khía cạnh…và kết quả là mục tiêu được xây dựng thì rất nhiều, nhưng con số được hoàn thành thì rất ít.
Các doanh nghiệp vận hành theo mô hình EOS thiết lập Rocks (mục tiêu ưu tiên quý) trong vòng 90 ngày. Mục đích của việc xây dựng mục tiêu ưu tiên quý trong 90 ngày là giúp đội ngũ có sự tập trung, dồn năng lượng cho những công việc quan trọng nhất trong quý, tạo lực đẩy không ngừng tiến gần hơn với mục tiêu của mình.
Thuật ngữ “Rock” được lấy ví dụ từ cuốn sách First Things First của Stephen Covey. Hình ảnh một lọ thủy tinh đặt trên bàn, bên cạnh là đá, sỏi, cát và một cốc nước. Hãy tưởng tượng rằng lọ thủy tinh là tất cả thời gian bạn có trong một ngày làm việc. Những viên đá đại diện cho những mục tiêu quan trọng cần ưu tiên, viên sỏi đại diện cho những công việc hàng ngày của bạn. Bên cạnh đó, cát là những công việc làm bạn gián đoạn, nước là mọi công việc nhỏ khác xảy ra trong ngày. Nếu bạn, giống như hầu hết mọi người: đổ nước vào đầu tiên, cát vào thứ hai, sỏi vào thứ ba và đá vào cuối cùng, lúc này mọi thứ sẽ trở nên không vừa vặn. Mục tiêu quan trọng của bạn cũng sẽ đứng sau, không được ưu tiên, cuối cùng chúng sẽ bị bỏ quên không được thực thi.
Chúng ta hãy dành một ít thời gian để nghĩ lại, rằng đây có phải là một ngày làm việc điển hình của mình? Ví dụ này đưa ra một lời nhắc đối với tất cả chúng ta, rằng thời gian làm việc hàng ngày của chúng ta đều có hạn. Nhưng nếu chúng ta chỉ tập trung làm các công việc nhỏ, công việc mang tính chất hàng ngày, chúng ta sẽ bỏ lỡ mục tiêu của mình và chạy nước rút vào hạn chót.
Mặt khác, nếu chúng ta làm ngược lại, tập trung thực thi những mục tiêu ưu tiên – cho đá vào đầu tiên, tiếp theo cho sỏi, sau đó là cát và cuối cùng đổ nước vào – mọi thứ đều nằm gọn trong lọ thủy tinh một cách hoàn hảo. Do đó, nếu bạn bắt đầu làm việc với những ưu tiên lớn nhất của mình vào tạo được sự chú tâm cho nó, thì bạn sẽ kiểm soát mọi thứ tốt hơn, tạo ra kết quả nhiều hơn.
Vòng tuần hoàn thực thi “90 ngày liên tục tiến về mục tiêu”
Việc xây dựng “Thế giới trong vòng 90 ngày” sẽ giúp các thành viên tập trung năng lượng và nỗ lực để thực thi mục tiêu đã thiết lập, đội ngũ liên tục tiến về phía mục tiêu, trong 90 ngày. Vì đây là khoảng thời gian tối đa mà một người có thể tập trung, sau đó họ có xu hướng bị lạc lối so với kế hoạch ban đầu. Đây là lý do vì sao mà việc tạo ra thế giới 90 trở nên quan trọng trong quá trình thực thi mục tiêu.
Vậy làm thế nào để xây dựng “Thế giới 90 ngày” trong doanh nghiệp? Các doanh nghiệp vận hành theo mô hình EOS cứ sau 90 ngày, đội ngũ ban lãnh đạo sẽ họp lại để xác định từ ba đến bảy mục tiêu quan trọng nhất mà công ty phải hoàn thành trong 90 ngày tới. Lúc này cả đội ngũ sẽ cùng nhau thảo luận và cuối cùng thống nhất những gì phải làm trong quý tiếp theo để đưa doanh nghiệp đi đúng hướng với kế hoạch hàng năm.
Các doanh nghiệp khi còn đang phát triển, nguồn lực & thời gian hạn chế, lúc này sự chú ý vào những mục tiêu quan trọng là cần thiết hơn bao giờ hết. Thay vì cả đội ngũ bị choáng ngợp bởi nhiệm vụ to lớn là hoàn thành tầm nhìn. Quá trình chia nhỏ tầm nhìn bằng việc tạo ra “thế giới 90 ngày” sẽ tạo một vòng tuần hoàn thực thi liên tục: hàng quý, hàng quý, hàng quý, hàng quý… giúp đội ngũ biết được mục tiêu cụ thể tại mỗi thời điểm, có được sự chú tâm cho công việc và giữ cho mọi người đi đúng hướng.
Lý do để giới hạn mục tiêu ưu tiên quý – Rocks từ ba đến bảy (tốt nhất là gần ba), điều này sẽ giúp bạn phá vỡ thói quen “cố gắng tập trung vào mọi thứ cùng một lúc”. Và sự thật là chúng ta không thể thực hiện được mọi thứ cùng một lúc. Bằng cách “giới hạn” các ưu tiên từ 3-7, bạn có thể dành năng lượng vào những gì quan trọng nhất, cường độ tập trung cho số lượng mục tiêu cũng sẽ được tăng lên, nghĩa là chúng ta làm ít hơn, nhưng hoàn thành được nhiều việc hơn.
Chìa khóa để viết mục tiêu – Rocks tuyệt vời là làm cho chúng Smart, đó là từ viết tắt của:
- Specific: cụ thể
- Measurable: có thể đo lường được
- Attainable: có thể đạt được
- Realistic: thực tế
- Time bound: Thời gian cụ thể
Nếu bạn viết một mục tiêu mà bỏ sót dù chỉ một trong những thuộc tính quan trọng này, thì bạn sẽ gặp rủi ro lớn vì mục tiêu sẽ không đạt được.
Mẹo xây dựng cho mục tiêu của bạn thông minh hơn
Sau đây là một ví dụ về xây dựng mục tiêu: “Sửa đổi và cải thiện Quy trình triển khai sử dụng phần mềm đã được thử nghiệm, nhận được sự đồng ý của nhóm và ban hành quy trình mới.”
- Cụ thể
Như Steven Covey nói. “Hãy bắt đầu với mục tiêu cuối cùng trong tâm trí.” Và chúng ta bắt đầu bằng cách: gọi tên mục tiêu bởi một kết quả cụ thể mà bạn muốn hoàn thành vào cuối quý.
Điều tiên quyết để xây dựng mục tiêu là nó phải đảm bảo yếu tố cụ thể vì vậy bạn hãy đơn giản hóa nó hết sức. Chúng ta có thể cô đọng mục tiêu ở trên thành: “Sửa đổi và triển khai Quy trình đã được thử nghiệm mới.”
- Đo lường được
Nhìn chung, một mục tiêu được đo lường được nếu bạn có thể dễ dàng gọi nó là “hoàn thành” hoặc “không hoàn thành” vào cuối quý. Lúc này, đội ngũ của chúng ta có trách nhiệm giải trình rõ ràng về mục tiêu của mình trong quá trình thực thi. Ở ví dụ trên, nếu mục tiêu được tạo ra là hoàn thành một tài liệu mới, nhưng không đảm bảo 2 yếu tố cần đo lường chính là: truyền đạt tài liệu đến những thành viên trong nhóm và không nhận được sự đồng ý mọi người, thì mục tiêu sẽ không hoàn chỉnh.
- Mục tiêu có thể đạt được
Một mục tiêu được xây dựng phải là thứ mà bạn thực sự có khả năng đạt được. Ví dụ: nếu bạn muốn tăng doanh số bán hàng của mình lên 25%, nhưng bạn không có đủ nhân viên bán hàng để làm điều đó, thì bạn không nên viết một mục tiêu xoay quanh việc tăng doanh số bán hàng lên một mức không thể đạt được. Thay vào đó, bạn nên đặt một mục tiêu là thuê những nhân sự mới mà bạn cần để đạt được các mục tiêu bán hàng mà bạn muốn.
- Thực tế
Đây là nơi nhiều người trong chúng ta gặp rắc rối! Đó có thể là do chúng ta đánh quá cao khả năng của mình và đánh giá thấp thời gian cần để thực thi một mục tiêu. Nhiều chuyên gia thiết lập mục tiêu sẽ nói rằng bạn phải đặt mục tiêu vượt ra ngoài vùng an toàn của mình để đạt được những điều tuyệt vời. Nhưng khi thiết lập Rocks, bạn cũng phải thực tế và không cố gắng làm nhiều hơn khả năng thực sự.
- Thời gian cụ thể
Timely – là yếu tố cuối cùng giúp sếp xây dựng một mục tiêu hoàn chỉnh, nhưng nó thực sự là yếu tố đầu tiên bạn cần chú trọng để xây dựng mục tiêu của mình. Một mục tiêu không thể “Smart” nếu nó không có thời hạn.
Hãy nhớ rằng Rocks là mục tiêu ưu tiên hàng đầu trong 90 ngày tới. Nếu có điều gì đó bạn muốn làm nhưng chưa phải lúc để thực hiện, hãy đưa nó vào Danh sách các vấn đề dài hạn của bạn và xem xét nó trong quý tới.
- Nguyên nhân khiến một mục tiêu thất bại
Khi một mục tiêu thất bại, 99% là do nó không thực sự Smart. Nếu bạn không đạt được Rocks, chỉ cần phân tích những thuộc tính nào mà mục tiêu của bạn không có, sau đó điều chỉnh các mục tiêu của bạn trong tương lai. Chỉ với một chút luyện tập, bạn có thể viết mục tiêu tuyệt vời mỗi quý.
Chúc bạn thành công!
