“Bất cứ thứ gì có thể đo lường và theo dõi đều có thể cải thiện được”, đây là một câu châm ngôn kinh doanh rất hay và không bao giờ lỗi thời. Để tạo ra động lực cho nhân viên làm việc hiệu quả, rất nhiều doanh nghiệp đã và đang xây dựng cho mình hệ thống các chỉ số đánh giá tình hình hoạt động, tuy nhiên phần lớn vì đội ngũ lãnh đạo không hiểu một cách triệt để những chỉ số mình đang áp dụng, nên đã vô tình tạo ra những chiếc gông xiềng xích nhân viên của mình, khiến họ trở nên mệt mỏi và bất lực đối với các chỉ tiêu mà cấp trên áp xuống.
Ở Mô hình vận hành EOS, chúng ta có một công cụ rất hữu ích được gọi là Thẻ điểm (Scorecard). Công cụ này cho phép bạn có thể theo dõi sát sao và định lượng được kết quả kinh doanh của doanh nghiệp theo từng tuần. Một khi quản lí hoạt động của doanh nghiệp bằng Scorecard, bạn sẽ nhanh chóng bắt mạch được vấn đề của tổ chức và có hướng giải quyết. Điều này sẽ hiệu quả hơn rất nhiều so với việc chờ đến khi có báo cáo lãi lỗ của công ty – khi đó đã quá muộn để sửa sai.
Khái niệm quản lí hoạt động kinh doanh bằng Scorecard đã có từ lâu, và được thể hiện bằng rất nhiều cái tên như: dashboard, flash report, scoreboard metrics, KPIs, v.v… Nhưng dù sử dụng tên nào, chúng đều bao gồm tất cả những chỉ số mà khi nhìn vào bạn sẽ biết được doanh nghiệp của mình đang hoạt động như thế nào. Khi tổ chức xây dựng Scorecard cụ thể và đo lường được, chủ doanh nghiệp cũng sẽ dễ dàng đánh giá hiệu quả làm việc của tất cả các thành viên trong tổ chức.
Nội dung bài viết
I. NGUYÊN TẮC XÂY DỰNG SCORECARD
1. Các chỉ số trong Scorecard phải bám sát hoạt động của doanh nghiệp theo từng tuần
Scorecard không phải là báo cáo lãi lỗ, nhưng khi chúng ta có một bảng Scorecard cụ thể và hằng tuần đội ngũ cùng nhau đánh giá các chỉ số ấy đạt hay không đạt mục tiêu, chúng ta sẽ dự báo trước được tình hình của báo cáo lãi lỗ.
2. Cần đặt mục tiêu có tính thách thức
Mục tiêu đề ra cho mỗi chỉ số của bảng Scorecard nên có tính thách thức đối với người chịu trách nhiệm (thông thường là hơn 20%). Nếu mục tiêu quá dễ thực hiện, mọi người sẽ không làm việc hết khả năng của mình. Mục tiêu mang tính thách thức sẽ giúp mọi người tăng sự tập trung để đạt và vượt chỉ tiêu đã đề ra.
3. Mỗi người phải chịu trách nhiệm ít nhất 1 chỉ số trong Scorecard
Sức mạnh của việc trao cho mỗi người một con số, đó là:
- Tạo ra sự rõ ràng và cam kết.
- Tạo ra sự cạnh tranh.
- Tạo ra kết quả.
- Giúp bạn giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng và hiệu quả.
II. CÁCH XÂY DỰNG SCORECARD THEO 6 BƯỚC:
Đội ngũ lãnh đạo cần ngồi lại với nhau trong khoảng một giờ đồng hồ, không sử dụng các thiết bị điện tử và thực hiện từng bước:
BƯỚC 1: Liệt kê tất cả các danh mục bạn cần phải theo dõi hằng tuần để nắm được tình hình của công ty
Những danh mục này nên bao gồm các hạng mục như: doanh thu hàng tuần, tình trạng sản xuất, dòng tiền, các dự án mới,.. Nguyên tắc thành công ở bước này là chỉ nên có từ 5 đến 15 chỉ số.
Sau khi đã có tất cả các danh mục cần theo dõi trong từng tuần, hãy đưa chúng vào cột Measureables của bảng Scorecard.
BƯỚC 2: Điền tên người sẽ chịu trách nhiệm giải trình của từng chỉ số
Chúng ta sẽ điền tên của người chịu trách nhiệm vào cột Who (nằm bên trái cột Measureables).
Sau khi có được tên người chịu trách nhiệm, đó sẽ là người chịu trách nhiệm thực hiện được con số cho tổ chức.
BƯỚC 3: Điền mục tiêu của từng hạng mục
Mục tiêu cần đạt được của từng hạng mục sẽ được điền vào cột Goal (nằm bên phải cột Measureables).
Các mục tiêu này cần phải gắn liền với kế hoạch 1 năm và tầm nhìn của tổ chức.
Minh họa Bảng Scorecard đo lường theo tuần
BƯỚC 4: Xây dựng các cột ngày tháng (bên phải cột Goal)
Trong cột ngày tháng đầu tiên, đề ngày của tuần tiếp theo để chuẩn bị cập nhật số liệu trong cuộc họp tuần tới.
BƯỚC 5: Xác định người chịu trách nhiệm thu thập số liệu và cập nhật vào bảng Scorecard
Cần phải xác định một admin chịu trách nhiệm thu thập và cập nhật dữ liệu đúng hạn để ban lãnh đạo có thể xem xét và đánh giá Scorecard trong tuần vừa qua. Đồng thời, cũng cần xác định phương thức mà admin sẽ nhận số liệu từ mỗi thành viên.
BƯỚC 6: Tiến hành sử dụng Scorecard
Cứ từng tuần, dữ liệu sẽ được cập nhật lên Scorecard, đội ngũ lãnh đạo cần phải ngồi lại với nhau trong cuộc họp Level 10 để cùng đánh giá các chỉ số để đảm bảo tổ chức đang đi đúng hướng và đúng tiến độ. Đối với các chỉ số không đạt tiến độ, cần phải lưu ý và đưa vào phần IDS để thảo luận và giải quyết.
Trải nghiệm Bảng scorecard trên phần mềm Simplamo – Phần mềm số hóa tư duy quản trị EOS.
BƯỚC TIẾP THEO
Đọc Chương 5 của quyển Siêu Tăng Trưởng để tìm hiểu thêm về cách củng cố Hợp phần Dữ liệu trong doanh nghiệp của bạn.
Download công cụ Scorecard và bắt tay vào xây dựng các chỉ số.
Liên hệ Chuyên gia EOS tại Việt Nam để được hướng dẫn giải đáp thắc mắc trong quá trình vận hành.
BSS Việt Nam
