Các công ty thường lập Kế hoạch kinh doanh năm và tin rằng đội ngũ của mình sẽ dựa vào đó để làm việc trong suốt một năm sau đó. Họ bỏ qua cách tổ chức họp quý, tuy nhiên các nghiên cứu đã chỉ ra rằng, cứ sau mỗi 90 ngày, đội ngũ thường sẽ bị sao nhãng bởi các công việc thường ngày và không giữ được sự tập trung vào mục tiêu kinh doanh năm.
Do đó, nếu chúng ta không thường xuyên nhìn lại và giữ sự tập trung cho đội ngũ, các kế hoạch kinh doanh vạch ra từ đầu năm sẽ rất khó được hoàn thành. Thậm chí nhiều thành viên trong ban lãnh đạo còn không nhớ rõ mục tiêu kinh doanh trong năm của công ty mình là gì.
Để giữ vững nhịp hoạt động, đảm bảo công ty luôn đi đúng hướng và hoàn thành các mục tiêu năm đã đề ra, đội ngũ ban lãnh đạo cần họp lại sau mỗi 90 ngày – Cuộc họp hằng quý Quarterly Meeting, và review công việc hàng tuần – Cuộc họp hiệu quả Level 10 Meeting.
Quy trình thực thi Tầm nhìn doanh nghiệp theo EOS
Đối với các doanh nghiệp áp dụng theo Mô hình EOS, việc luôn tổ chức họp quý, họp tuần theo một quy trình chuẩn khoa học của EOS giúp họ luôn đi đúng hướng và đạt được các mục tiêu tăng trưởng hoạch định theo bảng Tầm nhìn Doanh nghiệp V/TO.
Dưới đây là cách tổ chức họp quý hiệu quả từ EOS đã được chứng thực bởi hơn 80,000 doanh nghiệp trên thế giới.
Nội dung bài viết
Mục tiêu của họp quý:
- Đánh giá hoạt động của quý trước .
- Rà soát lại bảng V/TO đảm bảo mọi thành viên có chung một cách hiểu và thiết lập các công việc ưu tiên cho quý tiếp theo.
Nếu doanh nghiệp của bạn chưa có Bảng Tầm nhìn Doanh nghiệp V/TO hoặc chưa được trình bày một cách rõ ràng, hãy tham khảo và điền các nội dung vào Bảng V/TO theo hướng dẫn tại đây để chuẩn bị cho cuộc họp quý sắp tới.
Buổi họp kinh doanh hằng quý của EOS thường diễn ra trong vòng 8 tiếng và được tổ chức bên ngoài văn phòng.
Chương trình tổ chức họp quý:
- Câu chuyện chuyển tiếp
- Đánh giá hoạt động kinh doanh quý trước
- Rà soát bảng Tầm nhìn doanh nghiệp V/TO
- Thiết lập các công việc ưu tiên cho quý tới
- Giải quyết các vấn đề chính
- Đưa ra các bước tiếp theo
- Kết luận
I. CÂU CHUYỆN CHUYỂN TIẾP
Đây là bước chuyển từ 90 ngày hoạt động kinh doanh chăm chỉ sang các hoạt động chính của công ty.
Tại đây, mỗi thành viên trong đội ngũ ban lãnh đạo chia sẻ với nhau 3 điều:
- Hoạt động kinh doanh suất xắc nhất của công ty và của cá nhân trong 90 ngày qua.
- Những việc hiệu quả và không hiệu quả trong tổ chức.
- Các kỳ vọng trong cuộc họp quý này.
Các thành viên lần lượt chia sẻ cho nhau nghe 3 điều
Từ việc mỗi thành viên chia sẻ này, mọi người sẽ có cái nhìn tổng quát và hướng sự tập trung vào các hoạt động xuyên suốt trong 90 ngày qua, từ đó gợi mở tinh thần chủ đạo cho cuộc họp.
II. ĐÁNH GIÁ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH QUÝ TRƯỚC
Sau phần mở đầu hào hứng, cả đội ngũ cùng nhìn ngắm lại các số liệu kinh doanh trong quý vừa rồi, bao gồm doanh thu quý, lợi nhuận,….các công việc ưu tiên cấp công ty, cấp phòng ban và xác định các công việc ưu tiên nào đã hoàn thành hoặc chưa hoàn thành.
Nếu doanh nghiệp chưa hoàn thành 80% các công việc ưu tiên trong quý vừa rồi, hãy thảo luận trên các công việc chưa xong đó và tìm hiểu lý do (các lý do chủ yếu là do chúng ta đặt ra quá nhiều công việc ưu tiên, các mục tiêu quá cao hoặc có thành viên không cố hết sức để hoàn thành).
Xem xét các công việc ưu tiên (Rocks) chưa xong của quý trước
Tại đây, chúng ta sẽ có 3 hướng giải quyết, (1) là tiếp tục thực hiện cho xong, (2) nếu công việc đó đạt 95%, hãy thực hiện nốt 5% còn lại bằng một Todo hoặc (3) phân công cho một người khác thực hiện.
III. RÀ SOÁT BẢNG TẦM NHÌN DOANH NGHIỆP V/TO
Mục đích của việc rà soát hằng quý này là giúp cho đội ngũ luôn nhớ về Tầm nhìn và đảm bảo mọi thành viên đều có chung cách hiểu. Từ đó làm căn cứ đề ra các công việc ưu tiên cho quý sau.
Nếu có bất cứ sự hiểu lầm nào về các nội dung trong V/TO, Bạn hãy làm rõ để đảm bảo đội ngũ của mình đồng thuận với nhau. Hãy đi đủ 8 phần trong bảng V/TO này, đặc biệt là phần Danh sách vấn đề, loại bỏ các vấn đề đã được giải quyết và bổ sung các vấn đề mới.
IV. THIẾT LẬP CÁC CÔNG VIỆC ƯU TIÊN CHO QUÝ SAU
Từ các thông tin mà chúng ta đã có từ đầu cuộc họp đến giờ (phần chia sẻ trong Câu chuyện chuyển tiếp, Kết quả thực hiện công việc ưu tiên quý trước, Bảng Tầm nhìn V/TO, Danh sách các vấn đề), Bạn hãy dựa vào đó và cùng với đội ngũ thiết lập các công việc ưu tiên cho quý sau.
Đầu tiên Bạn liệt kê tất cả các công việc cần làm. Tiếp theo, Bạn thu gọn và lựa chọn 3 – 7 công việc quan trọng nhất của công ty trong quý tới. Và cuối cùng, phân công người phụ trách cho mỗi công việc đó. (Xem bài viết hướng dẫn chi tiết).
Tiếp theo đó, hãy xác định công việc ưu tiên cho mỗi thành viên trong ban lãnh đạo.
V. GIẢI QUYẾT CÁC VẤN ĐỀ CHÍNH
Một cuộc họp thật sự hiệu quả chỉ khi chúng ta giải quyết tốt các vấn đề trong tổ chức, tổ chức họp quý cũng vậy. Một lần nữa, cùng với đội ngũ của mình nhìn ngắm lại danh sách vấn đề cho đến thời điểm hiện tại và bổ sung các vấn đề còn thiếu. Danh sách này sẽ bao gồm các vấn đề được nêu lên ở đầu cuộc họp, các vấn đề còn sót lại từ các cuộc họp trước. Sau đó, tuần tự giải quyết chúng theo nguyên tắc IDS.
Đối với những vấn đề chưa kịp giải quyết, hãy chuyển nó sang danh sách vấn đề hằng tuần hoặc danh sách vấn đề trong bảng V/TO tùy thuộc vào mức độ ưu tiên.
VI. ĐƯA RA CÁC BƯỚC TIẾP THEO
Tại đây, tất cả mọi người cùng thảo luận các hoạt động sẽ làm tiếp theo, ai sẽ làm việc gì, có cần truyền thông đến toàn tổ chức hay không.
VII. KẾT LUẬN
Như vậy, chúng ta đã đi hết các phần trong cuộc họp quý Quarterly của EOS. Ở phần kết luận này, mỗi thành viên hãy chia sẻ với nhau ba điều: (1) phản hồi về cuộc họp, (2) các kỳ vọng đã được đáp ứng hay chưa và (3) chấm điểm chất lượng cuộc họp trên thang điểm từ 1 đến 10.
Sau khi kết thúc tổ chức họp quý, hãy đảm bảo mọi nhân viên luôn theo sát các công việc ưu tiên vừa được thiết lập bằng cuộc họp hiệu quả hàng tuần Level 10 Meeting [link hướng dẫn]. Và cứ sau mỗi 90 ngày, đội ngũ ban lãnh đạo lại ngồi với nhau trong cuộc họp quý để xem chúng ta có đang hoạt động hiệu quả và tập trung hay không.
Cuối mỗi năm, hãy cùng nhìn lại thành quả mà cả đội ngũ đã nổ lực thực hiện và đặt ra các mục tiêu thách thức cho một năm mới thành công hơn nữa trong cuộc họp năm Annual Planning của EOS.
Khi kế hoạch 1 năm trở thành hiện thực, chúng ta sẽ bước gần hơn tới Tầm nhìn 3 năm và 10 năm.
BSS Việt Nam hiện đang cung cấp dịch vụ hướng dẫn tổ chức cuộc họp tuần, cách tổ chức họp quý và cách tổ chức họp năm theo chuẩn EOS.
Tìm hiểu Dịch vụ tổ chức họp quý
Tìm hiểu Dịch vụ Lập kế hoạch kinh doanh năm.
Đăng ký trial 01 month và trải nghiệm cuộc họp quý được số hóa trên phần mềm Simplamo: https://simplamo.com/ hoặc liên hệ hotline simplamo để được tư vấn: 0932 153 277
…………………
Mô hình vận hành doanh nghiệp EOS cung cấp khung framework chuẩn chỉnh và các công cụ vận hành bài bản giúp Doanh nghiệp đạt được Tầm nhìn – Lực đẩy và Tổ chức khỏe mạnh. EOS phù hợp với các doanh nghiệp SME từ 10 – 250 nhân sự.
EOS, đối tác đồng hành trọn đời cho sự phát triển của doanh nghiệp.
