Cuối năm là khoảng thời gian các công ty thường tiến hành họp AOP (Annual Operating Plan) – Buổi lập kế hoạch kinh doanh hằng năm.
Chúng ta thường nghe nhiều về Các bước lập Kế hoạch kinh doanh thành công, Các nguyên tắc lập Kế hoạch kinh doanh,… nhưng làm cách nào tổ chức một buổi họp với đội ngũ lãnh đạo để có một Kế hoạch kinh doanh hiệu quả thì ít ai nhắc đến.
Nên tổ chức ở đâu? Thứ tự tổ chức như thế nào, làm cách nào khai thác ý kiến từ đội ngũ? Làm cách nào để họ gắn kết với tổ chức và cam kết thực hiện các mục tiêu đề ra?
Theo phản hồi từ các chủ doanh nghiệp, cuộc họp Kế hoạch kinh doanh năm thường diễn ra dài lê thê, không chốt được vấn đề và không nhận được sự quan tâm thực sự từ phía đội ngũ. Chủ doanh nghiệp/CEO luôn là người đơn độc trên hành trình vạch ra Kế hoạch kinh doanh này. Theo đó, có rất nhiều mục tiêu được lập ra nhưng luôn trong tình trạng dang dở, không có được sự gắn kết, không được theo sát hoàn thành.
Nắm bắt được tầm quan trọng của việc tổ chức cuộc họp năm hiệu quả, trong bài viết này chúng tôi chia sẻ đến Bạn cách tổ chức Buổi họp năm hiệu quả (Annual Planning) từ Hệ điều hành doanh nghiệp toàn diện EOS.
Nội dung bài viết
Mục tiêu của buổi họp này:
- Tăng cường sức khoẻ và tính gắn kết của của đội ngũ.
- Tiếp tục làm rõ Bảng tầm nhìn doanh nghiệp.
- Lập kế hoạch kinh doanh năm, xác định các công việc ưu tiên quý tới.
- Tập trung nhận diện rõ các vấn đề tồn tại trong doanh nghiệp và giải quyết các vấn đề ưu tiên.
Buổi lập kế hoạch kinh doanh năm từ EOS thông thường tiến hành trong vòng 2 ngày và được tổ chức bên ngoài văn phòng.
Nội dung Annual Planning từ EOS
Chương trình hai ngày họp năm
- Câu chuyện chuyển tiếp (30’)
- Đánh giá hoạt động kinh doanh năm trước (30’)
- Tăng cường sức khoẻ đội ngũ (120’)
- Đánh giá sức khoẻ doanh nghiệp toàn diện (60’)
- SWOT/Danh sách vấn đề (60’)
- Rà soát Bảng tầm nhìn doanh nghiệp V/TO (60’)
- Bức tranh 3 năm tới (90’)
- Lập kế hoạch kinh doanh năm mới (120’)
- Thiết lập các công việc ưu tiên Quý 1 (120’)
- Giải quyết các vấn đề chính (180’)
- Kết luận (30’)
1. CÂU CHUYỆN CHUYỂN TIẾP
Sức mạnh câu chuyện chuyển tiếp nhằm tạo ra bối cảnh và chuyển đổi không gian từ hoạt động kinh doanh trong năm vừa qua đến việc lên kế hoạch cho năm tới. Đồng thời là những giây phút lắng đọng để chúng ta dừng lại nhìn nhận các thành công và tiến bộ của doanh nghiệp trong năm rồi. Để khởi đầu cho phần chia sẻ đầy thú vị này, chúng ta lần lượt mời từng thành viên trong đội ngũ lãnh đạo chia sẻ 3 ý sau đây:
- Ba thành tựu lớn nhất của tổ chức đạt được trong năm qua
- Một kết quả đạt được ngoài mong đợi
- Thành tựu cá nhân đạt được trong năm qua
2. ĐÁNH GIÁ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH NĂM TRƯỚC
Tiếp sau phần chuyển tiếp là phần đánh giá hoạt động kinh doanh năm trước và xem xét hoạt động quý 4. Đội ngũ ban lãnh đạo cùng xem xét các mục tiêu và số liệu bao gồm: doanh thu, lợi nhuận, các chỉ số đo lường trọng yếu đánh giá một năm hoạt động vừa qua. Đồng thời đánh giá các công việc ưu tiên của quý 4, trong đó mức độ hoàn thành ít nhất từ 80% trở lên. Sau đó mọi người, cùng xem xét những hoạt động nào hiệu quả/ không hiệu quả trong quý vừa rồi.
Lưu ý: để đánh giá mức độ hoàn thành mục tiêu, chúng ta cần đi theo nguyên tắc: các mục tiêu khi lập ra cần được xác định rõ ràng, không mơ hồ, cần cụ thể, ai đọc vào cũng hiểu việc đó đã hoàn thành hay chưa. Xác định chính xác việc chúng ta cần làm là gì trong Quý sẽ giúp đội ngũ nắm rõ hướng đi của toàn bộ tổ chức. Vì vậy việc xác định việc này cần phải thực tế và đội ngũ lãnh đạo cần học cách xác định mục tiêu cụ thể, đo lường, có thể đạt được.
3. TĂNG CƯỜNG SỨC KHỎE ĐỘI NGŨ
Phần kế tiếp đó là chúng ta cần dành thời gian để tăng cường sự gắn kết đội ngũ thông qua một bài tập “ Hãy kể một điều”. Mỗi thành viên mở lòng và chân thành với nhau hơn thông qua việc đón nhận phản hồi từ người khác về điểm mạnh nhất (hay điều ngưỡng mộ nhất) của họ và một điểm yếu (hay cản trở lớn nhất) mà họ đang tạo ra đối với sự thành công của công ty.
Bài tập này được thực hiện công khai với sự tham gia của toàn bộ đội ngũ ban lãnh đạo. Sau khi mọi người đã nhận được phản hồi từ các thành viên trong nhóm, mỗi người phải chọn một điều mà họ sẽ thực hiện khác đi trong năm tới, dựa trên những phản hồi đó. Phương pháp này ngắn gọn, đơn giản nhưng rất mạnh mẽ và hiệu quả. Nó sẽ giúp tạo ra những hiểu biết sâu sắc, nâng cao tinh thần cởi mở, chân thành và cam kết giữa các thành viên trong nhóm. Bài tập này không nên kéo dài quá 2 tiếng.
4. ĐÁNH GIÁ SỨC KHỎE DOANH NGHIỆP TOÀN DIỆN
Toàn thể ban lãnh đạo sẽ nhìn lại sự tiến bộ doanh nghiệp thông qua việc tham gia đánh giá sức khoẻ doanh nghiệp tại: https://organizationalcheckup.com (hoặc https://bssvietnam.com/danh-gia-suc-khoe-doanh-nghiep/ với bảng câu hỏi bằng Tiếng Việt). Thông qua việc trả lời 20 câu hỏi đánh giá về sự thay đổi tổ chức sau một năm hoạt động, các thành viên sẽ cùng nhìn lại và đồng thuận về các thành quả và các vấn đề cần phải khắc phục trong năm tới.
5. SWOT/ DANH SÁCH VẤN ĐỀ
Một phần quan trọng không thể thiếu cho bất cứ tổ chức nào khi tiến hành cuộc họp lập kế hoạch kinh doanh năm đó là phần phân tích SWOT. Mô hình phân tích SWOT cổ điển này sẽ giúp mọi người chia sẻ về những điều họ cho là điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và mối nguy đối với tổ chức.
Và sản phẩm đầu ra khi tiến hành đánh giá SWOT chính là Danh sách vấn đề (Issues List). Khi đã liệt kê toàn bộ ý kiến của mọi người, Bạn sẽ rút ra tất cả các vấn đề có liên quan trong năm tới và tạo lập Danh sách vấn đề cho chương trình làm việc tiếp theo của buổi họp năm.
6. RÀ SOÁT BẢNG TẦM NHÌN DOANH NGHIỆP V/TO
Đây là thời điểm các thành viên trong ban lãnh đạo cùng nhìn lại Bảng tầm nhìn doanh nghiệp. Chúng ta cần trao đổi để thông qua bảng V/TO này bằng cách xem xét kỹ 8 phần trong đó. Nếu có những điểm bất đồng, hãy thảo luận cho đến khi mọi người thống nhất quan điểm.
Tìm hiểu cách xây dựng Bảng Tầm nhìn doanh nghiệp V/TO tại đây.
Minh họa Bảng Tầm nhìn doanh nghiệp V/TO
7. BỨC TRANH 3 NĂM TỚI
Khi mọi người hoàn toàn đồng ý với nhau về Bảng V/TO, hãy cùng nhìn lại Bức tranh 3 năm, bắt đầu cập nhật và tạo dựng Bức tranh cho 3 năm tới. Chúng ta cần chắc chắn mọi thành viên có chung một Bức tranh 3 năm để hướng tới kể từ bây giờ. Khi mọi người nhìn rõ Bức tranh 3 năm tới trong doanh nghiệp, khả năng hiện thực hoá chắc chắn sẽ tăng lên.
Có hai lý do cho việc cần xây dựng Bức tranh 3 năm tới cho doanh nghiệp là: Lý do thứ 1, một năm trôi qua và có nhiều thứ đã thay đổi, do đó chúng ta cần mang kiến thức và kinh nghiệm tích hợp trong năm vừa rồi để tạo ra một tầm nhìn mới; Lý do thứ hai là sau một năm qua, đội ngũ đã có kinh nghiệm lập bảng kế hoạch kinh doanh tốt hơn và chuẩn hơn nên chúng ta cần cập nhật để tạo ra Bức tranh 3 năm sống động và thực tiễn.
8. LẬP KẾ HOẠCH KINH DOANH NĂM MỚI
Sau khi có Bức tranh rõ ràng về 3 năm tới, hãy lập kế hoạch cho năm tiếp theo. Đề ra mục tiêu doanh thu, lợi nhuận và các chỉ số đo lường năm mới. Việc lập kế hoạch một năm hiếm khi mất hơn hai giờ làm việc. Đừng suy nghĩ quá nhiều. Khi tầm nhìn rõ rằng, các con số và mục tiêu sẽ hiện ra ngay trước mắt chúng ta. Việc cần làm là cần thảo luận và phải viết ra trên giấy trắng khổ lớn; thống nhất với đội ngũ về những con số này. Ngoài ra, hãy đảm bảo có bảng ngân sách hỗ trợ cho kế hoạch này và mọi người đều hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của họ trong năm tới.
9. THIẾT LẬP CÁC CÔNG VIỆC ƯU TIÊN QUÝ 1
Sau đó hãy đặt ra 3 tới 7 mục tiêu quan trọng nhất cho Quý 1. Đừng quá tham lam cho việc đặt ra quá nhiều mục tiêu. Vì khi đó mức độ tập trung để đạt được mục tiêu sẽ không quá 50%. Đây là lời khuyên chúng tôi thật sự khuyên bạn. Hãy ghi nhớ “Ít hơn luôn tốt hơn”.
Kế tiếp hãy chỉ định ai là người chịu trách nhiệm thực thi mục tiêu này ở cấp độ công ty một cách rõ ràng trong toàn thể đội ngũ ban lãnh đạo. Sau đó, từng thành viên ban lãnh đạo cùng xác định các mục tiêu cá nhân cần thêm vào để giúp công ty đạt được mục tiêu ưu tiên Quý 1.
Biểu mẫu xây dựng mục tiêu hằng Quý
10. GIẢI QUYẾT CÁC VẤN ĐỀ
Trái tim của buổi họp năm là giải quyết các vấn đề chính. Vấn đề được tạo ra khi chúng ta phân tích SWOT ở phần trên. Đồng thời bổ sung các vấn đề trong tổ chức đang đối mặt để đội ngũ lãnh đạo thảo luận và xử lý trong cuộc họp năm theo nguyên tắc IDS. Công cụ IDS chi tiết tham khảo tại đây.
Cuộc họp năm cần diễn ra một cách đầy đam mê, mãnh liệt, nó có thể khiến chúng ta cảm thấy mệt một chút nhưng không bao giờ cảm thấy nhàm chán. Để tổ chức buổi lập kế hoạch năm thành công, dưới đây là một vài bí quyết chia sẻ cùng Bạn:
- Phần lập kế hoạch một năm trong Bảng V/TO nên chuyển sang ngày thứ hai, hãy để nó diễn ra như theo lịch trình. Chúng ta không nên vội đẩy nhanh tiến độ. Chúng ta vẫn còn ngày thứ hai để hoàn thành chương trình làm việc nếu cần.
- Việc gắn kết & tăng cường sức khoẻ đội ngũ rất quan trọng để xây dựng một đội ngũ thực thi, nên chúng ta cần hiểu rõ các thành viên trong ngày họp đầu tiên và nên ăn tối cùng nhau ở ngày đầu tiên. Hãy tận dụng cơ hội xả hơi sau một ngày tập trung suy nghĩ cao độ, đồng thời tăng cường gắn kết – thấu hiểu nhau hơn.
- Đến một nơi xa để lập kế hoạch hàng năm. Nhưng không cần thiết phải di chuyển quá xa, khoảng 1 giờ đồng hồ đến nơi đó là phù hợp. Khi đi ra khỏi văn phòng, chúng ta sẽ ngắt kết nối với thế giới thực để tĩnh tâm – tập trung đưa tổ chức đi xa hơn.
- Để thực thi các kế hoạch trong năm, chúng ta cần duy trì Cuộc hàng quý nghiêm túc để tạo ra thế giới 90 ngày và luôn luôn tiến hành cuộc họp review hàng tuần (hay còn gọi là cuộc họp Level 10 Meeting) để gắn kết toàn bộ mục tiêu năm chặt chẽ.
Trên đây là cách tổ chức Buổi họp năm hiệu quả (Annual Planning) từ Hệ điều hành doanh nghiệp toàn diện EOS. Hy vọng Bạn nhận được nhiều giá trị từ bài chia sẻ này!
BSS Việt Nam hiện đang triển khai dịch vụ Hướng dẫn Tổ chức Buổi họp năm hiệu quả với đội ngũ Ban lãnh đạo công ty trong 2 ngày. Nhấn vào đây để xem chi tiết dịch vụ.
- Xem video hướng dẫn tổ chức cuộc họp hiệu quả tại đây.
- Download bộ công cụ vận hành Doanh nghiệp EOS và bắt đầu trải nghiệm ngay từ hôm nay!
Chia sẻ của khách hàng về Annual Planning:
Theo BSS Việt Nam
