Khổng Tử có câu: “Biết được điều gì đúng mà không làm là thiếu can đảm”. Câu nói này cũng hợp lý khi chúng ta giải quyết vấn đề con người trong tổ chức. Chúng ta thất bại không phải vì người của chúng ta, mà vì thiếu can đảm để giải quyết vấn đề về con người. Khi chúng ta không giải quyết vấn đề về con người, chúng sẽ để lại hậu quả cho phòng ban và cho tổ chức.
Thấu hiểu vấn đề đó, trong bài viết này chúng tôi sẽ chia sẻ đến bạn những vấn đề về nhân sự trong tổ chức, cách chúng ta đối mặt với từng vấn đề và làm thế nào để đưa ra các quyết định lựa chọn nhân sự phù hợp.
Bố cục bài viết bao gồm 3 phần:
- Tìm hiểu bốn vấn đề nhân sự trong tổ chức
- Vận dụng Bảng phân tích con người để lựa chọn nhân sự phù hợp
- 36 giờ đau khổ quyết định nhân sự
Nội dung bài viết
I. BỐN VẤN ĐỀ NHÂN SỰ TRONG TỔ CHỨC
Trên bề mặt thì có vô số các vấn đề liên quan đến con người nhưng thực chất chỉ có 4 vấn đề cốt lõi như sau:
- Bố trí đúng người, đúng chỗ (Right people, right seat)
- Bố trí đúng người, sai chỗ (Right people, wrong seat)
- Bố trí sai người, đúng chỗ (Wrong people, right seat)
- Bố trí sai người, sai chỗ (Wrong people, wrong seat)
Điều đầu tiên, khi giải quyết các vấn đề con người, chúng ta cần nhận diện nhân viên của chúng ta thuộc nhóm nào trong 4 nhóm ở trên.
Đúng người, đúng chỗ:
Là những nhân viên phù hợp với giá trị cốt lõi của tổ chức và người này hiểu việc phải làm – muốn làm và có năng lực thực sự để đảm đương công việc.
Họ là người chăm chỉ chèo lái để bù đắp cho những người khác không chịu chèo thuyền. Họ là người nêu ra vấn đề cản trở hiệu quả làm việc của phòng ban. Họ chủ động tham gia vào công việc. Họ tiếp thêm sinh lực cho Bạn, thách thức tư duy của Bạn. Cách tuyệt vời đó là Bạn cần dành thời gian cho họ thông qua Đối thoại hàng quý.
Hãy hỏi họ rằng “Điều gì hiệu quả?”, hãy hỏi bạn có thể làm gì để khiến họ làm việc hiệu quả hơn không? Hãy hỏi họ sẽ làm gì để công ty hoặc phòng ban của mình hoạt động tốt hơn? Ví dụ như: “Nếu Bạn là người điều hành phòng ban hay công ty, Bạn sẽ làm điều gì khác đi so với hiện tại?”
Tiếp theo đó là hãy hỏi “Điều gì không hiệu quả?”, hãy hỏi họ quy trình hay thủ tục nào nên thay đổi hoặc có thể được đơn giản hóa không?
Việc đối thoại này giúp tăng cường tính kết nối với nhân sự sâu hơn. Đây cũng chính là nhóm nhân sự hiệu suất mà tổ chức bạn đang có, nên hãy dành nhiều thời gian cho họ.
Đúng người, sai chỗ:
Là những người phù hợp với văn hóa của tổ chức, là nhóm người Bạn cảm thấy dễ chịu khi làm việc với họ. Nhưng họ lại không có năng lực để đảm nhận công việc Bạn giao phó. Khi nhận ra điều này thì Bạn cần tổ chức đối thoại kịp thời.
Hãy lên khung thời gian và địa điểm cụ thể, nơi bạn không bị quấy rầy. Hãy trao đổi thẳng thắn và trao cho nhau thêm 3 lần cải thiện (hay còn gọi nguyên tắc 3 lần) kéo dài trong 90 ngày. Sau chu kỳ 30 ngày, Bạn gặp lại nhân viên để phản hồi mức độ thỏa mãn công việc giữa hai bên.
Nếu đến tháng thứ ba, mọi thứ vẫn không cải thiện, Bạn hãy mạnh dạn để nhân viên luân chuyển qua vị trí khác hoặc thông báo để họ rời khỏi tổ chức.
Nếu trong tổ chức của Bạn truyền thông rõ ràng nguyên tắc 3 lần, thì phần lớn nhân sự sẽ chủ động đề xuất chuyển việc hoặc xin nghỉ việc ở lần gặp mặt thứ ba. Khi đó việc giải quyết vấn đề về nhân sự, Bạn sẽ cảm thấy nhẹ lòng và không bị áp lực đè nặng tâm lý giữa hai bên. Đơn giản vì họ là những nhân viên không phù hợp, ngồi chưa đúng vị trí công việc chứ không phải họ là những nhân viên “tệ”.
Sai người, đúng chỗ:
Là nhóm người có năng lực để thực thi công việc. Nhưng làm việc với nhân sự này, Bạn luôn cảm thấy khó chịu. Họ không cởi mở, chân thành khi giao tiếp với đội nhóm. Họ làm được việc: ví dụ như bán hàng giỏi, triển khai dự án đúng tiến độ, hoàn thành tốt công việc… nhưng cách làm việc thì không chuẩn mực, không giao tiếp tốt với đội ngũ. Chúng ta thường hay nghe phàn nàn về họ như: Ích kỉ, không nghĩ đến mục tiêu nhóm mà chỉ tập trung cho sự chiến thắng của bản thân.
Nếu Bạn đề cao giá trị văn hóa và duy trì nền văn hóa mạnh khỏe cho tổ chức, thì Bạn hãy mạnh dạn áp dụng nguyên tắc 3 lần. Hãy giữ tổ chức thật sự khỏe mạnh với các giá trị cốt lõi của tổ chức.
Sai người, sai chỗ:
Là nhóm người, bạn sẵn sàng để họ rời khỏi tổ chức càng sớm càng tốt. Họ là nguyên nhân kéo hiệu suất cả tổ chức đi xuống. Khi nhận biết được điều này, Bạn cần mạnh dạn sa thải họ. Bạn đích thân giải quyết vấn đề này mà không nên chuyển trách nhiệm này cho phòng nhân sự. Hãy chịu trách nhiệm cao nhất với vai trò là cấp trên của nhân viên.
II. VẬN DỤNG BẢNG PHÂN TÍCH CON NGƯỜI ĐỂ LỰA CHỌN NHÂN SỰ PHÙ HỢP
Chúng ta thường giải quyết vấn đề con người khá cảm tính và chủ quan. Nên khi đối mặt vấn đề con người trong tổ chức, chúng ta thường hay trì hoãn và những quyết định về nhân sự thường mất nhiều thời gian. Điều này không những ảnh hưởng đến phòng ban đó mà còn ảnh hưởng nguyên cả tổ chức. Hệ lụy là tạo ra những lời đồn thổi sai sự thật, những cái hiểu rất lệch lạc về tổ chức.
Để giải quyết vấn đề này, chúng tôi giới thiệu cho Bạn công cụ Bảng phân tích con người. Công cụ này được thiết kế để giúp Bạn xác định liệu nhân viên của Bạn có phải là người phù hợp với doanh nghiệp của mình hay không?
Dựa trên giá trị cốt lõi của tổ chức, Bạn đánh giá nhân sự của mình tính phù hợp với giá trị cốt lõi như thế nào?
- “+” = Nhân viên thể hiện giá trị cốt lõi này trong phần lớn thời gian.
- “+/-” = Có lúc nhân viên thể hiện giá trị cốt lõi này, có lúc không
- “-” = Nhân viên không thể hiện giá trị cốt lõi này trong phần lớn thời gian
Tiêu chuẩn để giữ họ lại đó là: 3 dấu (+) và 2 dấu (+/-). Ý muốn thể hiện rằng: Những hành động, hành xử của nhân viên trong công việc phần lớn phải thể hiện giá trị cốt lõi trong tổ chức.
Nhân viên Nguyễn Đức Hiếu phù hợp với các giá trị cốt lõi của tổ chức
Kế tiếp đó là đánh giá năng lực đảm đương công việc hiện tại của nhân viên dựa trên 3 yếu tố:
- Get: Nhân viên có “hiểu” việc đó được tiến hành như thế nào không? Có (Yes) hay Không (No)
- Want: Nhân viên có “mong muốn, khát khao” làm việc đó không? Có (Yes) hay Không (No)
- Capacity: Nhân viên “có đủ năng lực” để làm việc đó không? Có (Yes) hay Không (No)
Nếu nhân viên đáp ứng ba điểm “Có – Yes” có nghĩa là đây là nhân viên mà Bạn cần giữ họ lại trong tổ chức.
Bạn có thể gửi Bảng phân tích con người cho nhân sự đồng cấp mỗi khi cần giải quyết vấn đề con người để đảm bảo mọi người có chung một cách đánh giá nhân sự khách quan và không dựa trên cảm tính của một ai .
III. 36 GIỜ ĐAU KHỔ QUYẾT ĐỊNH NHÂN SỰ
Nếu Bảng phân tích con người cho thấy một ai đó không phù hợp với tổ chức của Bạn, hãy đưa ra quyết định. Đúng là sẽ có tình trạng hai bên cảm thấy khó chịu, đôi khi là đau khổ nhưng chỉ nên kéo dài trong khoảng 36 giờ. Hãy luôn nhớ hai điều quan trọng mỗi khi quyết định về vấn đề con người. Nó sẽ giúp Bạn mạnh dạn và tự tin cho quyết định đó của Bạn.
- Hãy thận trọng những điều bạn mong muốn. Nếu muốn tăng trưởng, bạn phải hiểu rằng không phải tất cả mọi nhân viên đều có thể giữ mãi phong độ và ngồi mãi ở một vị trí.
- Việc cố giữ nhân sự ở lại vì bạn quý mến họ là điều không nên làm. Mọi người cần phải tạo ra giá trị thật sự cho tổ chức, họ phải ngồi đúng vị trí, đúng chỗ trong tổ chức. Khi đó cả hai bên đều cảm thấy hạnh phúc và vui vẻ.
Hy vọng bài viết trên sẽ giúp Bạn tự tin hơn khi giải quyết các vấn đề nhân sự trong tổ chức.
———
Đối với người làm quản lý-lãnh đạo, quản lý và giải quyết các vấn đề nhân sự chính là một trong những thử thách khó khăn nhất ở vị trí này. Và đặc biệt khi bạn xuất thân từ chuyên môn được đề bạt lên vai trò quản lý. Không phải công ty nào cũng có một khóa đào tạo cho những quản lý tiềm năng, khi nhận được quyết định thăng chức, bạn phải bắt đầu hành trình mới này trên chính đôi chân của mình. Những rắc rối về nhân sự sau đó có thể làm lu mờ khả năng chuyên môn và vị thế của bạn đã gây dựng trước đó.
Nếu đây thực sự là vấn đề bạn đang lo lắng, hãy tham gia khóa học làm Sếp của BSS Việt Nam. “Để trở thành vị sếp tuyệt vời” cung cấp cho bạn những kỹ năng và năng lực cần có của một người lãnh đạo-quản lý và bộ các công cụ vận hành mà bạn có thể áp dụng cho đội ngũ của mình. Bảng phân tích con người và GWC ở trên nằm trong bộ các công cụ sẽ được hướng dẫn chi tiết trong khóa học.
Tìm hiểu khóa học tại đây.
EOS – Hệ điều hành doanh nghiệp toàn diện, cung cấp khung framework chuẩn chỉnh và các công cụ vận hành bài bản giúp Doanh nghiệp đạt được Tầm nhìn – Lực đẩy và Tổ chức khỏe mạnh. EOS phù hợp với các doanh nghiệp SME từ 10 – 250 nhân sự.
EOS, đối tác đồng hành trọn đời cho sự phát triển của doanh nghiệp.
Tìm hiểu các công cụ vận hành doanh nghiệp EOS.
Theo BSS Việt Nam
