Trong bài viết trước (Tại sao mỗi người cần có 1 con số), Bạn đã hiểu được tầm quan trọng của việc quản trị mỗi nhân viên với chỉ số và bước đầu được hướng dẫn thực hành. Bài viết này sẽ giới thiệu các vướng mắc thường gặp khi xây dựng Scorecard để việc triển khai Scorecard được thuận lợi và có kết quả nhanh chóng hơn.
Nội dung bài viết
Vướng mắc 1: Các chỉ số được chọn thường không phải là các chỉ số trực tiếp
Đây là một sai lầm rất hay xảy ra khi lần đầu triển khai Scorecard. Đứng trước nhiều chỉ số, Bạn chưa quen lọc ra các chỉ số trực tiếp (leading indicator) và các chỉ số gián tiếp (lagging indicator).
Hãy nhìn vào ví dụ minh họa sau để phân biệt 2 loại chỉ số này và tập trung vào chỉ số trực tiếp:
Các bước trước đó “Lên Danh sách Khách hàng tiềm năng”, “Gọi điện lần đầu”, “Chuẩn bị sales kit”, “Gặp Khách hàng” là các ứng viên cho chỉ số trực tiếp. Hãy lọc lựa các bước chính yếu nhất trong quy trình hiện tại để làm chỉ số trực tiếp.Đây là một quy trình đơn giản để có sales. Như Bạn quan sát, mục tiêu cuối cùng là có sales và đây là chỉ số đánh giá thông thường của một người làm kinh doanh. Thực chất, nó là một chỉ số gián tiếp bởi nó giúp xác nhận các nỗ lực trước đó của nhân viên. Khi đã có số liệu về nó thì đã là muộn để có thể đưa ra các giải pháp nhằm đạt được số liệu đề ra ban đầu.
Vướng mắc 2: Các chỉ số không đo theo tuần
Do đặc thù công việc, đối với phòng Triển khai Dự án và phòng Công nghệ thông tin thông thường không đo được công việc theo tuần. Cụ thể, phòng Công nghệ thông tin có xu hướng hoạt động theo phương thức Agile hoặc các startup công nghệ thường sẽ quản trị công việc theo Sprint (khoảng thời gian tiến hành tất cả các hoạt động cần thiết để sản xuất được một phần tăng trưởng có khả năng chuyển giao được). Các Sprint này thường kéo dài trong 2 tuần.
Nếu gặp phải các tình huống tương tự vậy (các chỉ số trọng yếu không quản trị được hàng tuần) thì hãy cố gắng quản trị trong 2 tuần và thống nhất cách lưu chỉ số mỗi 2 tuần trong nội bộ (có thể tuần chẵn lưu, tuần lẻ không lưu).
Vướng mắc 3: Chỉ tiêu có tính thách thức vừa đủ
Với mỗi chỉ số, Bạn cần đặt ra chỉ tiêu. Nhưng nếu chỉ tiêu không có tính thách thức, nhân viên sẽ không có động lực làm việc và thường đợi nước đến chân mới nhảy. Nếu chỉ tiêu có tính thách thức quá lớn, nhân viên sẽ cảm thấy ngộp thở và tê liệt. Do đó, hãy đặt ra chỉ tiêu có tính thách thức vừa đủ.
Từ việc triển khai thực tế, BSS Việt Nam khuyến khích Chủ doanh nghiệp hãy dựa vào dữ liệu lịch sử của Doanh nghiệp mình và dựa vào dữ liệu chung của thị trường để đặt ra chỉ tiêu cho từng chỉ số. Con số trung bình được Doanh nghiệp lựa chọn là 20% (Đặt chỉ tiêu cao hơn 20% so với thông thường).
Vướng mắc 4: Không xác định rõ ai là người chịu trách nhiệm cho việc đạt chỉ tiêu và ai là người cần điền thông tin vào Scorecard
Trong bảng Scorecard, cột đầu tiên có ghi chữ “PIC” hoặc “WHO” – ám chỉ tên người chịu trách nhiệm đạt chỉ tiêu cho chỉ số đó. Điều này không đồng nghĩa với việc người này cũng là người điền thông tin chỉ tiêu đạt được trong tuần, đặc biệt khi PIC là các cấp quản lý – Họ thường không điền mà để Thư ký của mình điền.
Ngoài ra, trong những Doanh nghiệp triển khai mô hình EOS, có những Doanh nghiệp thống nhất để Thư ký cuộc họp hằng tuần L10 chuẩn bị đủ thông tin trên Scorecard trước buổi họp. Điều quan trọng ở đây là nội bộ Doanh nghiệp cần thống nhất ai là người cần điền thông tin vào Scorecard, cách thức điền và khi nào cần điền xong trước mỗi buổi họp hằng tuần L10.
Thông qua 4 vướng mắc thường gặp ở trên, đội ngũ chuyên gia triển khai mô hình vận hành Doanh nghiệp EOS của BSS Việt Nam tin tưởng đã cung cấp một góc nhìn thực tế khi Doanh nghiệp xây dựng Scorecard.
BƯỚC TIẾP THEO
Đọc Chương 5 của quyển Siêu Tăng Trưởng để tìm hiểu thêm về cách củng cố Hợp phần Dữ liệu trong doanh nghiệp của bạn.
Download công cụ Scorecard và bắt tay vào xây dựng các chỉ số.
Xem hướng dẫn xây dựng Scorecard
Liên hệ Chuyên gia EOS tại Việt Nam để được hướng dẫn giải đáp thắc mắc trong quá trình vận hành.
BSS Việt Nam
