Nhiều năm về trước, trong một bữa tiệc tối cả Bill Gates và Warren Buffet đều nói rằng sự tập trung đã giúp họ đạt được những thành tựu rực rỡ. Khi các nhà lãnh đạo tập trung vào việc lãnh đạo đội ngũ và không ngừng nâng cao kĩ năng lãnh đạo của mình, chắc chắn doanh nghiệp đó sẽ có những bước phát triển vượt bậc. Nhưng để đạt được khả năng lãnh đạo tập trung, bạn cần phải trải nghiệm 3 cấp độ sau đây.
Để bắt đầu, bạn hãy tự hỏi bản thân mình xem liệu bạn đã có được ba điều dưới đây (theo thứ tự) hay không?
- Một tổ chức có cấu trúc đúng
- Đúng người – Đúng vị trí
- Đủ thời gian
Chắc chắn rằng bạn sẽ không bao giờ có đủ thời gian nếu không sở hữu những nhân sự Đúng người – Đúng vị trí. Và hiển nhiên, bạn sẽ không có đội ngũ nhân sự Đúng người – Đúng vị trí nếu không có một cấu trúc đúng cho tổ chức của mình.
CẤP ĐỘ 1: CẤU TRÚC ĐÚNG
Điều trước tiên bạn cần làm chính là xây dựng được một cấu trúc đúng cho doanh nghiệp của mình. Ở Hệ điều hành doanh nghiệp EOS, chúng tôi dùng Sơ đồ giải trình trách nhiệm (Accountability Chart) để giúp doanh nghiệp xây dựng được một cấu trúc đúng trong toàn bộ tổ chức.
Sơ đồ giải trình trách nhiệm giúp đơn giản hóa, làm rõ chức năng và vai trò trách nhiệm cho toàn bộ nhân sự trong doanh nghiệp của bạn. Nó đã loại bỏ được tầm quan trọng của chức danh và hệ thống cấp bậc, thay vào đó, Sơ đồ này tập trung vào trách nhiệm giải trình, hướng đến sự thông suốt và hiệu quả công việc.
Bạn cần làm rõ cấu trúc doanh nghiệp trước khi đặt một nhân sự vào một vị trí trong sơ đồ. Cấu trúc đi trước, con người theo sau (Structure first, People second). Điều này giúp phòng ban/đội nhóm ít phụ thuộc vào những điểm mạnh và điểm yếu hiện tại của họ.
Khi đã có được một Sơ đồ giải trình trách nhiệm với các vị trí rõ ràng và đúng với mong đợi, bạn hãy xác định ai sẽ là người chịu trách nhiệm giải trình cho những vị trí đó.
CẤP ĐỘ 2: ĐÚNG NGƯỜI – ĐÚNG VỊ TRÍ
Với một Sơ đồ giải trình trách nhiệm rõ ràng, bây giờ bạn đã sẵn sàng để đặt đúng người vào đúng vị trí. Trong EOS, một nhân sự được gọi là “Đúng người” khi người đó phù hợp với các giá trị cốt lõi của doanh nghiệp. “Đúng vị trí” có nghĩa là họ Hiểu việc mình đang làm, Muốn làm và Có năng lực để hoàn thành tốt các vai trò được liệt kê tại vị trí của mình trên Sơ đồ giải trình trách nhiệm.
Để biết bạn có đang đặt Đúng người ở Đúng vị trí hay không, EOS có một công cụ gọi là Công cụ Phân tích con người (People Analyzer).
Bạn bắt buộc phải có cả cấu trúc đúng và đội ngũ nhân sự Đúng người – Đúng chỗ để bước tiếp tục đến cấp độ cuối cùng. Nếu không, bạn sẽ không có đủ thời gian cho doanh nghiệp, và cho cả bản thân cũng như gia đình của mình.
CẤP ĐỘ 3: ĐỦ THỜI GIAN
Khi bạn chỉ có thể tập trung vào những điều quan trọng nhất và để giải phóng quỹ thời gian của mình, bạn hãy áp dụng các công cụ EOS sau đây:
Công cụ Ủy quyền và Nâng cấp
Khi bạn đã có nhân sự Đúng người – Đúng chỗ, bạn có thể giải phóng quỹ thời gian của mình bằng cách giảm tải công việc. Nếu bạn muốn tạo ra nhiều giá trị hơn nữa cho tổ chức, hãy tập trung vào vai trò trách nhiệm của mình.
Sử dụng Công cụ Ủy quyền và Nâng cấp sẽ xác định bạn cần dành thời gian và năng lượng vào những việc công việc cần thiết nào. Bạn sẽ tập trung vào những công việc bạn yêu và làm tốt cũng như những việc bạn cảm thấy thích và làm hiệu quả. Và đối với những phần việc còn lại – việc bạn không thích nhưng làm được và những việc không thích và cũng không muốn làm, hãy ủy quyền cho cấp dưới của mình.
Khi các công việc được ủy quyền một cách phù hợp, bạn sẽ có đủ thời gian để dần nâng cấp năng lực của bản thân.
Lãnh đạo, Quản lý và Duy trì trách nhiệm giải trình
Để cảm thấy thoải mái khi ủy quyền và giao phó các nhiệm vụ, bạn phải đảm bảo rằng các công việc ấy vẫn sẽ được hoàn thành một cách tốt nhất. Lãnh đạo, quản lý và duy trì trách nhiệm giải trình là vai trò đầu tiên tại vị trí của bạn trong Sơ đồ giải trình trách nhiệm nếu bạn có ít nhất 1 cấp dưới trực tiếp.
Lòng tin
Để thực sự có đủ thời gian, bạn phải học cách tin tưởng vào cấp dưới của mình. Nếu không tin tưởng họ, bạn sẽ lãng phí rất nhiều thời gian và năng lượng để quản lý cách ứng xử của nhân viên, các yếu tố gây nên sự rối loạn, mâu thuẫn và các vấn đề không mong muốn xảy đến trong đội nhóm.
Hãy xây dựng sự tin tưởng của nhân viên thông qua sự tương tác liên tục bằng các cuộc đối thoại cởi mở và trung thực. Tương tự, cấp dưới của bạn cũng sẽ tin tưởng bạn khi họ nhận được sự truyền đạt nhất quản và minh bạch từ người lãnh đạo trực tiếp.
Hãy tham khảo Khóa học Để trở thành vị sếp tuyệt vời của BSS Việt Nam – Khóa đào tạo giúp bạn nâng cao kỹ năng lãnh đạo và quản lý bằng các công cụ đã được chuẩn hóa và áp dụng thành công bởi hơn 100,000 doanh nghiệp trên khắp thế giới.
